Unternehmen investieren in der Regel viel Zeit und Geld in ihre Recruiting-Aktivitäten. Schließlich möchte sich jeder als Top-Arbeitgeber präsentieren und so die richtigen Talente für sich gewinnen. Um sicherstellen, dass die getätigten Investitionen auch den gewünschten Erfolg bringen, würden viele Arbeitgeber gerne auf sogenannte Key-Performance-Indicators (kurz KPIs) setzen.
Denn mithilfe dieser Leistungskennzahlen kann nicht nur die Effektivität der gesetzten Maßnahmen gemessen werden. Auch die Erreichung von vorab definierten Zielen kann evaluiert werden. Bei der tatsächlichen Umsetzung von KPIs im Recruiting stoßen viele Unternehmen jedoch auf eine Reihe von Hürden und entscheiden sich letztendlich doch gegen die Implementierung eines Reportings.
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Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir Ihnen daher, wie Sie KPIs erfolgreich in Ihrem Recruiting umsetzen und wie Sie es dadurch nicht nur datenbasierter, sondern auch effizienter gestalten können.
Die größten Hürden bei der Umsetzung von KPIs im Recruiting
Als Hauptgründe, warum viele Unternehmen von der Umsetzung von KPIs im Recruiting absehen, werden eine fehlende Software-Lösung, ein Mangel an zeitlichen Ressourcen und unzureichende statistische Kompetenzen genannt.1
Neben jenen Hürden, die bereits vor der Implementierung auftreten, gibt es jedoch noch eine Reihe weiterer Herausforderungen, die oftmals erst zutage treten, sobald mit dem Reporting begonnen wurde. Dazu zählen beispielsweise ein Über-Reporting, schwammige Zielsetzungen und unpräzise Kennzahlen.
Keine passende Softwäre-Lösung
Nur 29 % der Unternehmen nutzen zusätzlich zu Excel und Co ein eigenes HR-Analyse-Tool.2 Auf den ersten Blick mag Excel zwar eine schnelle und vor allem kostengünstige Alternative zu oftmals teureren Systemen, die speziell für den HR-Bereich konzipiert wurden, sein. Mit zunehmender Datenmenge entwickelt sich die händische Datenverwaltung und -analyse jedoch zum regelrechten Zeitfresser und wird oftmals auch unübersichtlich.
Überlegen Sie daher, ob es nicht von Anfang an sinnvoller wäre, auf ein eigenes Analyse-Tool zu setzen. Viele HR-Systeme haben mittlerweile eigene Reporting-Funktionen, mithilfe derer Sie Recruiting-KPIs erheben können. Entscheiden Sie sich für eine derartige Software, schlagen Sie damit bereits zwei Fliegen mit einer Klappe – Sie verbessern Ihr Bewerber·innen- und Ihr Daten-Management!
Fehlende Zeit
Die Daten-Bearbeitung und das Daten-Management werden in Umfragen als die größten Zeitfresser im Recruiting genannt.3 Daher verwundert es nicht, dass sich Recruiter·innen nicht auch noch mit zusätzlichen Daten herumschlagen möchten. Umso wichtiger ist es, möglichst viele Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.
Wie im vorherigen Punkt bereits angesprochen, ist es daher sinnvoll, auf eine passende Software-Lösung zu setzen. Diese übernimmt wichtige administrative Aufgaben, sodass Sie mehr Zeit für die Auswertung und Interpretation Ihrer Daten haben – und damit Ihren Wunsch-Bewerber·innen einen Schritt näher kommen.
Unzureichende statistische Kompetenzen
Der richtige Umgang mit Kennzahlen erfordert ein gewisses Know-how. Denn nur auf diese Weise können Sie gewährleisten, dass Sie KPIs im Recruiting sauber und akkurat messen. Viele Recruiter·innen schätzen ihre Kompetenzen in diesem Bereich als unzureichend ein und entscheiden sich daher gegen ein Reporting. Was viele nicht wissen – dank der Digitalisierung gibt es bereits zahlreiche Systeme, die die Erhebung, statistische Analyse und Auswertung der Daten vollkommen selbstständig durchführen.
Über-Reporting
In Unternehmen fallen in der Regel eher zu viele als zu wenig Daten an. Eine Entscheidung zu treffen, welche dieser Daten sinnvollerweise auch zu analysieren sind, ist daher gar nicht so einfach. Wer sich im Vorhinein jedoch keine Gedanken über diese Frage macht, läuft schnell Gefahr, Über-Reporting zu betreiben.
Diverse Kennzahlen werden dann willkürlich und ohne Ziel vor Augen erhoben und ausgewertet. Das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern führt auch schnell zu einer Unmenge an Daten, die nicht mehr ausgewertet werden kann. Beschränken Sie sich daher vor allem am Anfang Ihres Reportings auf ausgewählte Kennzahlen, die Ihnen bei der Erreichung Ihrer wichtigsten Zielsetzungen helfen. Im Laufe der Zeit können Sie diese je nach Anforderung beliebig erweitern und ausbauen.
Schwammige Zielsetzungen
Die Erhebung von KPIs im Recruiting sollte kein Selbstzweck sein, sondern maßgeblich dazu beitragen, Prozesse zu optimieren und vorab definierte Ziele zu erreichen. Viele Unternehmen starten mit dem Ziel, das eigene Recruiting zu verbessern und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Doch was genau versteht man unter einem „verbesserten“ Recruiting? Und wie kann ich überhaupt messen, ob mein Recruiting „verbessert“ ist oder nicht?
Da es auf diese Frage keine konkrete Antwort gibt, handelt es sich hierbei wahrscheinlich/offensichtlich um eine zu abstrakte und schwammige Zielsetzung, die schwer zu messen ist. Ein gezielter Einsatz von KPIs im Recruiting ist daher nur schwer möglich. Vor allem, wenn es um die Erhebung Ihrer Kennzahlen geht, sollten sich Ihre Ziele daher grundsätzlich an dem sogenannten SMART-Prinzip orientieren. Dieses Prinzip hilft Ihnen dabei, KPIs zu definieren, anhand derer Sie die Erreichung Ihrer Ziele wirklich messen können. Auch die Auswahl konkreter Maßnahmen zur Optimierung des Recruiting-Prozesses wird dadurch einfacher.
SMARTe Zielsetzungen
S Ist die Zielvorgabe spezifisch?
M Sind Fortschritt und Ziel messbar?
A Ist das Ziel angemessen und von allen Beteiligten akzeptiert?
R Ist es realistisch und machbar?
T Ist es terminiert bzw. werden Zwischenziele/Deadlines gesetzt?
Unpräzise KPIs
Die einzelnen KPIs im Recruiting mögen auf den ersten Blick zwar klar voneinander abgegrenzt sein. Bei genauerer Betrachtung sind sie es jedoch oftmals nicht. Befragt man verschiedene Unternehmen beispielsweise, wann für sie die Time-to-Hire beginnt, bekommt man unterschiedlichste Antworten. Diese reichen von der Stellengenehmigung und Budgetfreigabe bis hin zum Beginn des eigentlichen Recruiting-Prozesses.
Diese Einschätzung macht das Dilemma unpräziser KPIs im Recruiting deutlich. Denn, wenn Ihre Time-to-Hire ab der Stellengenehmigung 50 Tage dauert, ist das grundsätzlich kein Problem. Anders verhält es sich jedoch, wenn Sie für den Recruiting-Prozess bereits 50 Tage brauchen. Um auf Basis Ihrer Daten wirklich zu validen Entscheidungen zu kommen, ist es daher unabdinglich, klar zu definieren, wie Sie einzelne Kennzahlen messen möchten und was Sie darunter verstehen. Nach welcher Definition Sie sich beispielsweise bei der Time-to-Hire orientieren, ist dabei ganz Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass Sie Ihre Entscheidung transparent machen und gut begründen.
Fazit
KPIs helfen Ihnen nicht nur dabei, den Erfolg Ihrer Recruiting-Aktivitäten zu messen. Sie bilden auch die Basis für weitere Planungen und die Definition neuer Zielsetzungen. Wichtig in diesem Kontext ist jedoch, dass Sie Ihre Erhebung systematisch angehen und möglichen Hürden bereits proaktiv entgegenwirken. Wir hoffen, unsere Tipps können Sie bei der Optimierung Ihres Reportings unterstützen und wünschen Ihnen ein Happy Tracking!
1 2 3 HR Studie 2020: So steht es um die Digitalisierung der Personalarbeit, Lehrstuhl Personalwirtschaft und Business Governance der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, 2020
