Das Bewerbermanagement bildet im Grunde den gesamten Recruiting-Prozess aus Ihrer eigenen Sicht ab. Dementsprechend gibt es eine Vielzahl an Handlungsfeldern, die Sie als Recruiter·in hier abbilden müssen.
In diesem Glossar-Eintrag finden Sie die einzelnen Schritte des Bewerbermanagement-Prozesses, hilfreiche Tipps zur Optimierung und Vorteile, die mit einem starken Bewerbermanagement-Prozess einhergehen.
Inhalt
- Einzelne Schritte im Bewerbermanagement-Prozess
- 7 Tipps zur Optimierung der einzelnen Prozesse
- Grafik zum Bewerbermanagement-Prozess
- Vorteile des Bewerbermanagement-Prozesses
Einzelne Schritte im Bewerbermanagement-Prozess
Der Bewerbermanagement-Prozess umfasst in der Praxis eine Vielzahl an Phasen. In der Regel fallen folgende Tätigkeiten im HR darunter.
Pro Tipp
Hilfreiche Informationen zur Disziplin des Bewerbermanagements, deren Ziele und Herausforderungen, finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Bewerbermanagement.
Erstellen einer Stellenanzeige
Zunächst sollten Sie im Bewerbermanagement-Prozess, bestenfalls in Ihrem Bewerbermanagementsystem, eine Stellenanzeige erstellen, um Ihre Vakanz reichweitenstark ausspielen zu können. Nicht immer müssen Sie dafür aber Budget in die Hand nehmen. So kann es auch ausreichen, die Stelle auf Ihrer Karriereseite und Ihren eigenen Social-Media-Kanälen zu veröffentlichen.
Beim Erstellen Ihrer Stellenanzeige sollten Sie darauf achten, dass Sie wesentliche Gestaltungsprinzipien beachten und die Anzeige für diverse Suchmaschinen optimieren. Alles, was Sie zum Verfassen von Stellenanzeigen wissen müssen, finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zu Stellenanzeigen schreiben.
Maßnahmen-Planung
In der nächsten Phase des Bewerbermanagement-Prozesses geht es darum, die Maßnahmen zu planen, die Sie für die Suche nach geeigneten Talenten verwenden möchten. Hier steht etwa die Auswahl der richtigen Kanäle für die Ausspielung Ihrer Stellenanzeigen im Zentrum. Oder aber über Active Sourcing und Social-Media-Recruiting nachzudenken.
Reaktion auf Bewerbungen
Haben Sie eine gute Stellenanzeige erstellt und diese auf den richtigen Kanälen ausgespielt, dann lassen die ersten Bewerbungen in der Regel nicht lange auf sich warten. Wichtig ist es hier, dass Sie möglichst rasch auf eingehende Bewerbungen reagieren und eine kontinuierliche Kommunikation sicherstellen.
Ein guter Anfang ist hier etwa, ein Bewerbermanagementsystem dafür zu nutzen, eine automatische Eingangsbestätigung an Talente zu senden, nachdem diese Ihre Bewerbung abgeschickt haben.
Analyse der Bewerbungen
Nun gilt es, die eingegangen Bewerbungen zu sichten und die passenden Kandidaten für Ihre Vakanz auszuwählen. Nach einem kurzen Erstcheck durch Sie selbst sollten Sie hier auch die entsprechenden Fachkolleg·innen miteinbeziehen.
Organisation der Bewerbungsgespräche
Mit geeigneten Bewerbenden wollen Sie natürlich ins Gespräch kommen. In dieser Phase gilt es dementsprechend, einen geeigneten Termin für ein Bewerbungsgespräch mit Ihnen als Recruiter·in, dem Hiring Manager und dem Bewerbenden zu organisieren.
Führen von Interviews
Haben Sie einen (möglichst zeitnahen) Termin für ein Bewerbungsgespräch gefunden, so nehmen Sie im Recruiting natürlich auch an den Interviews teil. Wichtig ist hierbei, dass Sie herausfinden, ob die Kandidaten auch wirklich ins Unternehmen passen. Stichwort: Cultural Fit.
Interne Bewertung
Nach dem Interview ist vor der Bewertung. Sprechen Sie mit den teilnehmenden Fachkolleg·innen und evaluieren Sie, was Sie von den Bewerbenden halten. Schließlich möchten Sie am Ende das Talent einstellen, das für alle Beteiligten auch wirklich passt.
In diesem Schritt ist die Bewerberauswahl bzw. Personalauswahl angesiedelt, im Zuge derer Sie sich für das passendste Talent für die offene Stelle entscheiden.
Zu- oder Absage
Fast geschafft! Der letzte Schritt im Bewerbermanagement ist die Zu- oder Absage für Kandidat·innen. Auf Basis der internen Evaluierung entscheiden Sie, wem Sie ein Job-Angebot unterbreiten und wem Sie leider absagen müssen.
Grundsätzlich gilt: Geben Sie auf jeden Fall eine wertschätzende Absage bekannt. Dies ist der erste Schritt, um möglicherweise für eine zukünftige Vakanz ins Gespräch zu kommen.
7 Tipps zur Optimierung der einzelnen Prozesse
Entlang dieser Phasen im Bewerbermanagement-Prozess ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zur Optimierung. Hier finden Sie sieben Tipps, um Ihr Bewerbermanagement effizienter zu gestalten.
1. Nutzen Sie digitalisiertes Bewerbermanagement
Ohne die Unterstützung digitaler Software-Lösungen arbeiten Sie im Bewerbermanagement nicht effizient. Punkt. Bewerbermanagementsysteme wie der onlyfy one Bewerbungsmanager unterstützen Sie in der datenschutzkonformen Verwaltung Ihrer Bewerbenden und helfen Ihnen dank smarter Automatisierungen, Ihr Bewerbermanagement effizient zu gestalten.
2. Etablieren Sie klare Prozesse
Im Bewerbermanagement haben Sie zahlreiche Schnittstellen nach innen und nach außen. Hierbei ist es wesentlich, dass Sie klare und schlanke Prozesse etablieren, die sowohl für Sie intern als auch Ihre Kandidat·innen als positiv wahrgenommen werden.
3. Binden Sie Ihre Kolleg·innen effizient ein
Allein die Koordination mit Ihren internen Fachkolleg·innen kann schnell zum Zeitfresser werden. Dieser Termin ist noch zu bestätigen, jener Lebenslauf zu sichten. Und die Evaluierung des spannendsten Talents? Die fehlt noch!
Auch hier sollten Sie die Unterstützung durch ein Bewerbermanagementsystem in Betracht ziehen. Alle Informationen zu den Kandidat·innen sind hier gesammelt für alle am Prozess beteiligten Personen zugänglich, Aufgaben können auf Knopfdruck verteilt werden, Erinnerungen erfolgen automatisiert.
4. Nutzen Sie Vorlagen
Eine Eingangsbestätigung für eine Bewerbung folgt immer demselben Schema. Dementsprechend ist es auch nicht effizient, wenn Sie diese jedes Mal aufs Neue selbst verfassen. Nutzen Sie interne Vorlagen, die nur noch an wenigen Stellen anzupassen sind, um in der Kommunikation mit Ihren Bewerbenden wertvolle Zeit zu sparen.
5. Fachkolleg·innen sollten Ihren Kalender blocken
Die Time-to-Hire spielt im Bewerbermanagement zweifelsfrei eine entscheidende Rolle. Ein wesentlicher Zeitfresser ist dabei oftmals die Zeit, die es braucht, bis das erste Interview mit dem Talent stattfinden kann. Und das nicht zuletzt aufgrund der zugepflasterten Terminkalender Ihrer Hiring Manager.
Modernes Bewerbermanagement bedeutet auch, dass der Bewerbungsprozess auch für die Fachkolleg·innen Priorität hat. Das bedeutet etwa, dass fixe Zeit-Slots in den Kalendern der Hiring Manager geblockt sind, die dann für Interviews und Evaluierungsrunden zur Verfügung stehen.
6. Decken Sie datenbasiert Optimierungspotenziale auf
Über all die genannten Phasen hinweg haben Sie die Möglichkeit, jede Menge Daten zu sammeln. Insbesondere, was die zeitliche Dimension betrifft.
Messen Sie, wie lange Ihre einzelnen Bewerbermanagement-Phasen dauern und sehen Sie so auf einen Blick, wo Sie schon gut unterwegs sind – und wo eben noch Optimierungsbedarf besteht.
7. Nutzen Sie eine zentrale Datenbank für Ihre Bewerberdaten
Im Bewerbermanagement werden Sie schnell eine ganze Menge an Daten und Fakten zu verwalten haben. Lebenslauf, Anschreiben und weitere persönliche Informationen: Wer hier keine zentrale Datenbank hat, verliert schnell den Überblick.
Bewerbermanagementsysteme ermöglichen Ihnen die zentrale Sicherung und Verwaltung von Bewerberinformationen in einer zentralisierten Software-Lösung. So behalten Sie im Recruiting stets den Überblick und können auf Datenschutzansprüche koordiniert reagieren.
Darüber hinaus haben Sie mit effizientem, Software-gestützten Bewerbermanagement das Rüstzeug, um einen starken Bewerberpool aufzubauen. Der Aufbau eines Talent-Pools wiederum kann im Recruiting zu einer Kostenersparnis führen.
Grafik zum Bewerbermanagement-Prozess
Der Bewerbermanagement-Prozess umfasst also einige Schritte, die sich gut in vier Phasen gliedern lassen. Hier finden Sie eine übersichtliche Bewerbermanagement-Prozess-Grafik, wie ein solcher Prozess im Optimalfall aussehen könnte:
Vorteile des Bewerbermanagement-Prozesses
Etablieren Sie einen positiven Bewerbermangement-Prozess, so ergeben sich daraus einige Vorteile. Im Folgenden haben wir einige für Sie aufgelistet:
- Verbesserung Ihrer internen Prozesse: Wenn Sie einen klaren, schlanken Bewerbermanagement-Prozess etablieren, reduzieren Sie Fehler und Unklarheiten bei allen am Prozess Beteiligten. Damit sparen Sie Zeit und letztendlich auch Kosten, da Sie effizienter arbeiten.
- Verbesserung der Candidate Experience: Für Sie bedeutet ein starker Prozess ein effizienteres Handeln, für Ihre Kandidat·innen hingegen verbessert sich damit die Candidate Experience. Damit wiederum steigt die Wahrscheinlichkeit, dass diese den Bewerbungsprozess auch positiv abschließen.
- Beschleunigung Ihrer Time-to-Hire: Durch den klaren Prozess arbeiten Sie weitaus schneller. Damit können Sie Ihre Time-to-Hire reduzieren und interessante Talente schneller in Ihrem Unternehmen willkommen heißen.
- Stärkung Ihrer Arbeitgebermarke: Sollten Sie im Bewerbermanagement einen guten Job machen, so hat dies Auswirkungen auf die Außenwahrnehmung vonseiten der Bewerber·innen. Diese positive Erfahrung wiederum wirkt sich gut auf Ihre Arbeitgebermarke und Ihr Arbeitgeberimage aus.
