Bewerbermanagementsystem: Definition, Vorteile und Funktionen

Bewerbermanagementsysteme sind aus nahezu sämtlichen Recruiting-Abteilungen nicht mehr wegzudenken. Aus gutem Grund: Denn diese Software-Lösungen machen die tägliche Arbeit schneller, effizienter und ressourcenschonender. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Bewerbermanagementsystem ist, welche Vorteile die Verwendung sowohl Ihnen als auch Ihren Kandidat·innen bietet und welche Funktionen ein Bewerbermanagementsystem bzw. eine Bewerbermanagement-Software erfüllen sollte.

Definition: Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem ist eine Software, die Ihren gesamten Recruiting-Prozess vereinfacht. Es hilft Ihnen, die Einstellung neuer Mitarbeiter·innen zu beschleunigen und Ihre Recruiting-Kennzahlen erheblich zu verbessern.

Ein Bewerbermanagementsystem unterstützt Sie dabei, die gesamten Daten von Bewerbenden zentral in einer Lösung zu verwalten. Zudem können Sie den gesamten Bewerbungsprozess zusammen mit allen Beteiligten zentralisiert abwickeln. 

Neben dem Begriff Bewerbermanagementsystem sind im deutschsprachigen Raum auch Bewerbermanagement-Software bzw. der englische Begriff Applicant Tracking System (ATS) durchaus verbreitet.

Warum benötigt man ein Bewerbermanagementsystem?

Die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems bietet also Vorteile sowohl für Sie im Recruiting (Stichwort: Effizienzsteigerung) als auch für Ihre Bewerbenden, die eine bessere Candidate Experience genießen.

Im Recruiting-Prozess zählt zunehmend die Geschwindigkeit: Ohne die Unterstützung einer smarten Software-Lösung können Sie hier den gestiegenen Anforderungen vonseiten der Kandidat·innen kaum gerecht werden.

Zudem spielt die Bewerbungserfahrung der Talente zu Zeiten eines grassierenden Fachkräftemangels zunehmend eine zentrale Rolle. Wer hier einen schlechten Eindruck macht, hat bereits verloren. Das zeigt auch der Blick auf den Markt:  

• 38% aller Bewerber·innen brechen die Bewerbung ab, weil der gesamte Prozess zu lange dauert.^¹
• 80% aller Bewerber·innen bewerben sich künftig nicht mehr bei einem Arbeitgeber, der einmal keine Rückmeldung gegeben hat.^²
• 63% aller Recruiter·innen sehen die Optimierung der Candidate Experience als wichtigstes Recruiting-Thema in den nächsten 3-5 Jahren.³

Die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems ermöglicht es Ihnen zudem, effizienter und ressourcenschonend zu arbeiten. Durch Automatisierungen und Best-Practice-Vorlagen sparen Sie Zeit und reduzieren Ihren administrativen Aufwand signifikant.

Welche Vorteile bietet ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem bietet vielfältige Vorteile für Ihr Recruiting und vereinfacht dies in einigen Dimensionen. Folgende Vorteile sollten Sie kennen:

• Active Sourcing: Holen Sie Ihre Bewerber·innen dort ab, wo sie sind. Die aktive Suche nach passenden Kandidat·innen löst das veraltete „Post and Pray“-Prinzip ab.
• Multiposting: Ihre Stellenausschreibungen werden gleichzeitig auf mehreren Jobbörsen veröffentlicht.
• Bewerber·innen-Verwaltung: Alle Informationen zu den Bewerbenden sind an einem Ort zentral einsehbar und gesammelt.
• Job-Inserate designen: Ihre Job-Ausschreibungen werden an Ihre Designansprüche angepasst. Mittels Design-Vorlagen lässt sich Zeit einsparen.
• Automatisierte Kommunikation: Durch automatisierte Nachrichten vergessen Sie nie wieder auf eine Antwort und informieren Ihre Kandidat·innen umgehend über den Status ihrer Bewerbungen.
• Datenschutz: Das System unterstützt Sie bei der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Grundsätzen wie etwa Löschfristen, Datenminimierung und Aktualität der personenbezogenen Daten.
• Zeitersparnis im Recruiting: Dank Automatisierung von repetitiven und zeitintensiven Aufgaben erhöhen Sie aktiv die Effizienz im Recruiting.

Darüber hinaus ergeben sich außerdem konkrete Benefits, die sich aus interner und externer Perspektive auf Ihren Bewerbungsprozess beziehen. Folgende stellen dabei die wichtigsten dar:

Beschleunigung und Kostenminimierung im Recruiting-Prozess

Bewerbermanagementsysteme ermöglichen es Ihnen, repetitive und zeitaufwändige Aufgaben mit nur wenigen Klicks zu automatisieren. So sparen Sie sich im Recruiting wertvolle Zeit und können Ihre internen Prozesse entsprechend beschleunigen.

Geringerer administrativer Aufwand im Bewerbungsprozess

Die zentralisierte Kommunikation mit Ihren Fachkolleg·innen und Bewerbenden sowie die Verwaltung sämtlicher Bewerbenden-Daten in einer Lösung reduzieren den administrativen Aufwand im Bewerbungsprozess und ermöglicht es Ihnen so, wertvolle Zeit einzusparen. Stichwort: Time-to-Hire.

Besseres Bewerbungserlebnis

Durch die sichergestellte zeitnahe Kommunikation mit Ihren Bewerbenden verbessern Sie Ihre Bewerbungsprozesse auch für Ihre Kandidat·innen. So ermöglichen Sie einen durchgängigen und replizierbaren Bewerbungsprozess sowie eine gleichbleibend hohe Qualität.

Zudem profitieren auch Ihre Bewerbenden von der zentralisierten Kommunikation und haben durch Funktionen wie das Kandidat·innen-Center Zugriff auf Ihre Informationen.

Bewerbermanagementsysteme ermöglichen es Ihnen außerdem, ein schlankes Bewerbungsformular anzubieten. Der onlyfy one Bewerbungsmanager unterstützt Sie zudem mit einer einfachen Integration einer WhatsApp-Bewerbung auf dem Weg zu einem wirklich modernen und attraktiven Bewerbungsprozess.

Wann lohnt sich ein Bewerbermanagementsystem?

Im Wesentlichen gibt es drei Gründe, warum sich eine Bewerbermanagement-Software lohnen kann. Einerseits ist der Einsatz einer solchen Software-Lösung dann sinnvoll, wenn Sie eine Vielzahl an Bewerbungen erhalten und hier den Überblick behalten sowie effizient in der Verwaltung agieren wollen.

Andererseits lohnen sich Bewerbermanagementsysteme für kleine Recruiting-Teams, die ihre zeitlichen Ressourcen bestmöglich einsetzen möchten. Hier unterstützt eine Bewerbermanagement-Software etwa mit Automatisierungen repetitiver Aufgaben und schlankerer Prozessgestaltung.

Drittens verbessert die Verwendung von Bewerbermanagementsystemen in der Regel auch die Candidate Experience. Das wiederum zahlt positiv auf Ihre Arbeitgebermarke ein und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Talente im Bewerbungsprozess abspringen.

Überhaupt ist ein Bewerbermanagementsystem für all jene Unternehmen sinnvoll, die ein professionelles und effizientes Recruiting etablieren möchten. Software-Lösungen wie diese erleichtern den Arbeitsalltag der Recruiter·innen und ermöglichen es Ihnen, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu fokussieren: nämlich den Kontakt mit den Kandidat·innen.

Was muss ein Bewerbermanagementsystem können?

Ein Bewerbermanagementsystem ist also eine Software, die Sie in Ihren Recruiting- und Bewerbermanagement-Prozessen unterstützt. Sie sollten sich also zunächst einen Überblick verschaffen, welche Funktionen und Anforderungen für diese Lösungen wesentlich sind.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Anforderungen und Funktionen von Bewerbermanagementsystemen bzw. Bewerbermanagement-Softwares:

Anforderungen an Bewerbermanagementsysteme

Es gibt eine Vielzahl an Anbietern von Bewerbermanagementsystemen. Dementsprechend sollten Sie sich einige Anforderungen an Ihr Bewerbermanagementsystem zurechtlegen, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden.

Im Folgenden finden Sie einige Anforderungen an Bewerbermanagementsysteme, die diese jedenfalls erfüllen sollten:

1) Bedienung

Ein Bewerbermanagementsystem soll für Sie in Ihrer täglichen Praxis eine Erleichterung darstellen. Umso wichtiger ist es, dass Ihre Bewerbermanagement-Lösung einfach und intuitiv zu bedienen ist.

Bewerbermanagementsysteme wie der onlyfy one Bewerbungsmanager setzen auf eine moderne und frische Benutzeroberfläche, die Ihnen im Recruiting das Leben tagtäglich einfacher macht.

Es sollte Ihnen mit nur wenigen Klicks möglich sein, automatisierte Prozesse aufzusetzen und wichtige Tasks, wie die Veröffentlichung einer Stelle, durchzuführen.

2) Datenschutz und Datensicherheit

In Bezug auf Datenschutz kann keine Excel-Tabelle mit einer Bewerbermanagement Software mithalten. Durch die DSGVO wurden gerade im Recruiting eine Vielzahl an Änderungen notwendig. Folgende Funktionen von Bewerbermanagementsystemen sollten Sie hinsichtlich Ihrer DSGVO-Konformität unterstützen:

• Automatische Löschung sensibler Daten
• Datensicherheit
• diskriminierungsfreie Gestaltung Ihrer Stellenanzeigen
• Anonymisierung von Bewerbungen

3) Service und Support

Sie sollen sich sicher fühlen, wenn Sie mit dem System arbeiten. Die Einführung ins Unternehmen ist auch mit Implementierungsaufwand verbunden. In Ihrem Haus werden mehrere Kolleg·innen mit dem System beschäftigt sein.

Stellen Sie daher sicher, dass der Anbieter…

• …Sie durch Ihren Implementierungsprozess führt.
• …eine Einschulung für alle Anwender·innen anbietet.
• …zuverlässig auf Ihre Anfragen reagiert.
• …über eine aktuelle Wissensdatenbank verfügt, auf die Sie jederzeit zugreifen können.

4) Rollen- und Rechteverteilung für Mitarbeitende

Jedes Unternehmen ist anders strukturiert. Je nachdem, wie Ihr Recruiting-Team, Abteilungsleiter·in oder Führungsebene aufgebaut ist, ist es notwendig, Prozesse abbilden zu können, mehrere Benutzer·innen anzulegen und klare Rollen und Rechte zu definieren.

• Erstellung unterschiedlicher Nutzer·innen(gruppen)
• Individuelle Zuweisung von Berechtigungen

Welche Funktionen bieten Bewerbermanagementsysteme?

Bewerbermanagementsysteme bieten ein äußerst umfangreiches Set an Funktionen, die Sie im Recruiting unterstützen. Folgende Funktionen sollten Sie bei der Auswahl eines Bewerbermanagementsystems berücksichtigen:

Individuelle Prozessgestaltung

Ein Bewerbermanagementsystem sollte es Ihnen ermöglichen, Prozesse an Ihre Erfordernisse anzupassen. Ziel ist es schließlich, das Recruiting zu vereinfachen.

Folgende Funktionen vereinfachen Ihre Prozesse:

• Definition des Bewerbungsprozesses
• Erstellung eines Job-Teams
• Individuelle Gestaltung Ihrer Bewerbungsformulare
• Flexible Gestaltung Ihres Recruiting-Prozesses
• anpassbares/flexibles/intuitives/etc. Rollen- und Berechtigungssystem
• Mobile Bewerbung

Maximale Anpassbarkeit und eine intuitive Benutzeroberfläche sind unbedingt notwendig für ein reibungsloses Bewerbermanagement. Beim System sollten Sie darauf achten, ob die Bewerbungsformulare individuell gestaltbar sind – schließlich benötigt es für verschiedene Stellen unterschiedliche Fragen an die Bewerbenden.

Achten Sie auch auf die flexible Gestaltung von Recruiting-Prozessen, so können Sie beispielsweise anpassen, für welche Positionen Sie welche Bewerbungsschritte benötigen.

Stellenausschreibungen

Einer der ersten Berührungspunkte der Kandidat·innen mit Ihrem Unternehmen ist Ihre Stellenausschreibung.

Folgende Features erleichtern Ihnen die Schaltung Ihrer Stellenanzeigen:

• Individuelle Gestaltung Ihrer Anzeigen
• Mobile Optimierung der Stellenanzeigen
• Google-for-Jobs-optimierte Stellenanzeigen
• Multiposting
• Schaltung Ihrer Stellenangebote auf Ihrer eigenen Seite
• (Automatisierte) Veröffentlichung auf den beliebtesten Jobbörsen bzw. Nischenplattformen
• Veröffentlichung auf Social-Media-Kanälen
• Erstellen eines Job-Links direkt aus dem System

Sie sollten diese sowohl auf den beliebtesten Jobbörsen als auch auf spezifischen Nischenplattformen einfach und mit wenigen Klicks veröffentlichen können. Eine Multiposting-Schnittstelle erspart Ihnen Zeit und im Idealfall auch Geld, denn manche Bewerbermanagementsysteme bieten zudem kostenlose Kanäle, auf denen Sie Ihre Stellenanzeigen schalten können.

Auch das Veröffentlichen auf sozialen Netzwerken oder das Erstellen eines Job-Links, um Ausschreibungen unternehmensintern weiterzuleiten, sollte direkt aus dem System heraus möglich sein.

Karriereseite und Employer Branding

Qualifizierte Mitarbeiter·innen zu finden und sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen, kann schwierig sein. Es ist daher unerlässlich, Ihre Arbeitgebermarke zu pflegen und sich damit von anderen Unternehmen abzuheben.

Diese beiden Funktionen eines Bewerbermanagementsystems sind hierbei hilfreich:

• Individuell anpassbare und mobil optimierte Karriereseite
• Feedback-Integration wie etwa über kununu

Durch eine Karriereseite setzen Sie einen wichtigen Schritt im Employer Branding. Eine Recruiting-Software sollte daher auch eine individuell an Ihr Unternehmen anpassbare und mobil optimierte Karriereseite anbieten.

Wenn Ihre Arbeitgebermarke anderen Unternehmen einen Schritt voraus sein soll, ist eine Feedback-Integration eine sehr nützliche Funktionalität, beispielsweise in Form einer Schnittstelle zu kununu. So können Sie anhand des Feedbacks Ihrer Kandidat·innen den Bewerbungsprozess optimieren und die Bewerbenden nehmen positiv wahr, dass ihre Meinung geschätzt wird.

Active Sourcing

Manche Stellen lassen sich einfacher besetzen als andere. Anstatt darauf zu warten, dass sich für diese schwer besetzbaren Stellen jemand meldet, können Sie sich über ein Bewerbermanagementsystem einfach selbst auf die Suche machen.

• Talent-Pool
• Automatische Kandidat·innen-Empfehlungen inklusive Möglichkeit zur Direktansprache
• Schnittstellen zu Karrierenetzwerke (z.B.: onlyfy TalentManager)
• Internes Recruiting
• Mitarbeiter·innen-Empfehlungen

Bewerber·innen-Verwaltung

Ein zentraler Bestandteil eines Bewerbermanagementsystems ist die Verwaltung der Bewerbungen. Zu den Funktionen der Bewerber·innen-Verwaltung gehören beispielsweise:

• Filter- und Suchfunktion
• Vorsortierte Kandidat·innen-Listen
• CV-Parsing
• Export-Funktion
• CV-Download
• Terminversand an Kandidat·innen und Kolleg·innen
• Bewerber·innen-Historie und Dokumentation
• Tagging, Talent-Pool

Eine ausgereifte Filter- oder Suchfunktion kann bei der Verwaltung von Bewerber·innen sehr hilfreich sein. Das Verleihen von Tags und die Erstellung von Talent Pools sind weitere essenzielle Funktionen. So können Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf qualifizierte Kandidat·innen zugreifen, sollten diese für eine andere Stelle besser geeignet sein.

Bewerber·innnen-Kommunikation

Kommunikation im Team und mit den Kandidat·innen spielt eine wichtige Rolle für erfolgreiches Recruiting. Zu den wichtigsten Kommunikations-Funktionen zählen vor allem:

• Nachrichtenvorlagen
• Firmensignatur im Unternehmensdesign
• die Möglichkeit, sich mit Kolleg·innen innerhalb des Systems auszutauschen
• der Versand von (automatisierten) E-Mails an Bewerber·innen
• Individuelle Berichte und Reporting

Langfristige Optimierungen Ihres Recruitings und somit Einsparungen von Geld und Zeit sind das Ziel einer qualitativ hochwertigen Software.

• Individuelle Berichte
• Reports in Form von Dashboards
• Excel- bzw. PDF-Export

Eine Reporting-Funktion erleichtert Ihnen beispielsweise die Analyse der besten Kanäle. So können Sie datengestützt entscheiden, in welche Stellenportale Sie zukünftig mehr oder weniger investieren möchten. Mit individuellen Reports können Sie das Berichtswesen an die Anforderungen Ihres Unternehmens flexibel anpassen.

Automatisierung

Ein Bewerbermanagementsystem muss manuell aufwändige Prozesse vereinfachen können. Das geschieht durch automatisierte Prozesse oder Automated Workflows.

Dazu zählen:

• der automatische Versand von Eingangsbestätigungen,
• der terminierte Versand individueller oder Massen-Mails und
• die automatische Statusänderung bei Bewerber·innen-Aktionen.

Automatisierung von Wenn-Dann-Workflows sollten ebenfalls möglich sein. Diese erlaubt es Ihnen, einen Auslöser, eine Bedingung und eine auszuführende Aktion festzulegen. So können Sie Abschied nehmen von repetitiven Handgriffen, die nicht nur Zeit kosten, sondern auch häufig Fehlerquellen darstellen.

Erinnerungen und Aufgaben

Damit Sie nicht den Überblick verlieren, zeigen Ihnen Bewerbermanagementsysteme Ihre noch offenen To-Dos und Erinnerungen an. Übersehen Sie keine neue Bewerbung und anstehenden Termine.

• Integration des Teamkalenders
• Benachrichtigungen
• Aufgabenlisten

Binden Sie Ihren Unternehmenskalender in das System ein und sehen Sie die Verfügbarkeiten von involvierten Kolleg·innen direkt im Tool. Mit automatischen Benachrichtigungen und Aufgabenlisten behalten Sie stets einen Überblick Ihrer To-Dos.

Video-Recruiting

Mitarbeiter·innen haben sich spätestens durch COVID-19 an die Arbeit von zu Hause aus gewöhnt, genauso wie Kandidat·innen sich daran gewöhnen, sich von zu Hause aus zu bewerben.

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Video-Bewerbungen: Kandidat·innen können sich direkt per Video bei Ihnen bewerben.
• Video-Nachrichten: Machen Sie sich ein besseres Bild von Ihren Kandidat·innen mit Videoantworten. Diese können sowohl in das Bewerbungsformular als auch in einen Fragebogen integriert werden.
• Live-Interviews: Videogespräche können direkt im Bewerbermanagementsystem geplant und durchgeführt werden.
• Zeitversetzte Interviews: Bewerber·innen können direkt mit der Kamera ihres Laptops oder Smartphones auf Ihre Fragen antworten.

Weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Sie wissen nun, welche Funktionen ein Bewerbermanagementsystem Ihnen bieten sollte. Es gibt jedoch weitere, durchaus entscheidende Anforderungen, auf die wir noch kurz eingehen möchten.

Preismodelle

Wie hoch ist eigentlich Ihr Budget? Was bekommen Sie für Ihr Geld?

Stellen Sie die von Ihnen benötigten Funktionen mit den damit verbundenen Kosten gegenüber. Seien Sie sich bewusst, dass eine Vielzahl an unterschiedlichen Preismodellen auf Sie zukommen wird. Diese sind:

• Preis pro Benutzer·in
• Staffelpreise für Benutzer·innen
• Funktionsbasierte Preisgestaltung
• Anpassbare Preispakete
• Freemium
• Flat Rate

Implementierungsaufwand

Die Implementierung eines Bewerbermanagementsystems kann sich schnell zu einem Vollzeitprojekt entwickeln. Fragen Sie die Anbieter, wie viel Zeit die Implementierung in Anspruch nimmt.

Falls in Ihrem Unternehmen jemand für die technische Implementierung externer Systeme verantwortlich ist, holen Sie diese Person an Bord. Eine zusätzliche Meinung eines·einer Expert·in hat noch niemandem geschadet.

Wie funktioniert der onlyfy one Bewerbungsmanager?

Der onlyfy one Bewerbungsmanager vereint den gesamten Recruiting-Prozess in einer Lösung: vom Suchen bis zum Gewinnen neuer Mitarbeiter·innen. Dabei profitieren Sie von sämtlichen Funktionen eines modernen Bewerbermanagementsystems, ergänzt um eine smarte Active-Sourcing-Integration sowie maximale Reichweite im Passive Sourcing.

Überzeugen Sie mit dem onlyfy one Bewerbungsmanager Ihre Kandidat·innen mit einer positiven Candidate Experience und verbessern Sie Ihre internen Prozesse mit intuitiven Workflows. Aktive Kandidat·innen-Vorschläge erleichtern Ihnen die Talentansprache und aussagekräftige Daten machen Ihr Recruiting zukunftsfähig.

Entdecken Sie hier die Highlight-Funktionen des onlyfy one Bewerbungsmanagers.

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² https://www.handelsblatt.com/unternehmen/beruf-und-buero/the_shift/jobsuche-wie-bewerber-die-robo-recruiter-ueberlisten-koennen/22991974.html
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