Bewerbungsgespräch führen: Tipps, Vorbereitung, Fragen und 5 Phasen im Gespräch

Das Bewerbungsgespräch ist ein zentraler Bestandteil des Recruiting-Prozesses und ermöglicht es Ihnen, Ihre Kandidat·innen besser kennenzulernen. Ein wichtiger Schritt, den Sie entsprechend vorbereiten sollten. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie beachten sollten, wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen. Zudem erhalten Sie Einblick in die 5 typischen Phasen eines Vorstellungsgesprächs.

Bewerbungsgespräch führen: Was Sie beachten sollten!

Viele Bewerbende haben Angst oder sind vor einem Bewerbungsgespräch sehr nervös. Dies ist bis zu einem gewissen Grad normal. Negative Erfahrungen in Bezug auf das Verhalten zukünftiger Arbeitgeber tragen jedoch häufig dazu bei. Viele Unternehmen und HR-Abteilungen vergessen, dass es sich beim Bewerbungsgespräch um einen Dialog handelt. Beide Parteien profitieren am meisten davon, wenn eine offene Kommunikation zustande kommt.

Ein Interview sollte immer in einer entspannten Atmosphäre stattfinden. Nur so kommt es auch zum geplanten Informationsaustausch, den vor allem Sie als Recruiter·in in weiterer Folge für Ihr Auswahlverfahren dringend benötigen. Achtsamkeit und eine gute Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch sind vor allem deshalb so wichtig, weil sich hochqualifizierte Arbeitskräfte oftmals ihren zukünftigen Arbeitsplatz aussuchen können. Ein nicht ganz so angenehm verlaufendes Bewerbungsgespräch kann schnell auf Sie zurückfallen und zu einer Absage führen.

Übrig bleiben dann tendenziell die Bewerbenden, die sich nicht in der komfortablen Situation befinden, sich Ihren zukünftigen Arbeitnehmer aussuchen zu können. Keine Ausgangssituation, die man sich als Unternehmen bei der Personalsuche wünscht. Folglich bewirbt sich das Unternehmen im Bewerbungsgespräch in gewisser Weise auch bei den jeweilig Job-Suchenden. Bei einem erfolgreichen Bewerbungsgespräch hinterlassen Sie beim Gegenüber einen professionellen Eindruck – überlassen Sie Ihre Bewerbungsgespräche also nicht dem Zufall.

Bewerbungsgespräch führen: Die Vorbereitung macht den Unterschied

Ob Sie es glauben oder nicht: Talente merken sehr schnell, ob Sie sich deren Unterlagen vor dem Gespräch nochmal angesehen haben oder nicht. Meistens sind 3 bis 5 Minuten völlig ausreichend, um sich die wichtigsten Eckdaten einzuprägen. Viele Recruiter·innen haben dafür eine kleine Checkliste. Diese könnte zum Beispiel so aussehen:

1. Name?
2. Letzte Arbeitsstelle?
3. Dauer der letzten Anstellung?
4. Ggf. weiterführende Unterlagen?
5. Hobbys und Interessen?

Auch, wenn diese Fragen nicht alle Informationen über Bewerbende beinhalten, so bieten Sie gute Anknüpfungspunkte für den weiteren Gesprächsverlauf. Vermitteln Sie tatsächliches Interesse an der Person. Eine unterschwellige Anspielung auf die angegebenen Freizeit-Aktivitäten können beim Smalltalk wahre Wunder bewirken und tragen effektiv zum Employer Branding bei. Vielleicht haben Sie ein gemeinsames Hobby – das wird ganz sicher das Eis brechen und der Person die Anspannung und Nervosität nehmen. Je offener Ihr Gegenüber spricht, desto besser klappt das Kennenlernen.

Ein weiteres nützliches Hilfsmittel, das zu einem reibungslosen und flüssigen Ablauf beiträgt, ist ein Gesprächsleitfaden. Teilen Sie den Ablauf des Gespräches zeitlich und inhaltlich grob auf:

1. Eintreffen und Kennenlernen (ca. 5 Min.)
2. Präsentation der ausgeschriebenen Stelle & des Unternehmens (ca. 10 Min.)
3. Fragen an Bewerber·in (ca. 15 Min.)
4. Offene Fragen und Dialog (ca. 10 Min.)
5. Abschluss (ca. 5 Min.)

Ablauf: 5 Phasen eines Bewerbungsgesprächs

Im Grunde lässt sich ein Bewerbungsgespräch in fünf Phasen aufteilen. Im Folgenden finden Sie eine übersichtliche Darstellung eines typischen Ablaufs und Tipps für die praktische Umsetzung.

1. Eintreffen und Kennenlernen

Sind die Bewerbenden bei Ihnen im Büro angelangt, wird es ernst – der erste Eindruck muss sitzen. Halten Sie Augenkontakt und werden Sie Ihrer Rolle als Gastgeber·in gerecht. Eine Tasse Kaffee, Wasser oder Ähnliches anzubieten, gehört einfach zum guten Ton und verbessert gleich die Stimmung. Das Ziel dieser Gesprächsphase ist es, das Eis zu brechen und eine gute Atmosphäre für den inhaltlich anspruchsvollen Teil zu schaffen.

2. Fragen an Bewerbende

Jetzt gilt es, mit den richtigen Fragen im Vorstellungsgespräch möglichst viel über das Gegenüber selbst und dessen Absichten zu erfahren. Einleitende Fragen sind zum Beispiel:

• Warum haben Sie sich von Ihrem letzten Arbeitgeber getrennt?
• Warum möchten Sie gerade bei uns arbeiten und nicht bei einem unserer Konkurrenten?
• Geben Sie mir drei Gründe, warum wir Sie nicht einstellen sollten.

Auch wenn die letzte Frage in der HR-Szene umstritten ist: Kaum eine andere Frage lässt so tief in die Persönlichkeit eines Menschen blicken wie diese. Man merkt sofort, ob die Antwort einstudiert ist, ob nicht wirklich negative Eigenschaften, wie zum Beispiel eine „perfektionistische Veranlagung“, vorgeschoben werden oder ob Job-Suchende einfach offen und ehrlich über deren Schwächen sprechen. Beachten Sie dabei allerdings stets Ihre eigene Haltung sowie Ihre Art und Weise, Fragen zu stellen.

Wirken Sie herzlich und einladend – Überheblichkeit wirkt einschüchternd und verschlechtert das Bild, das Ihr Gegenüber von Ihnen hat. Vergessen Sie nicht: Sie sind die erste Person, die Bewerbende in Ihrem Unternehmen kennenlernen. Ihr Auftreten wird also auf das gesamte Unternehmen projiziert. Achten Sie deshalb auch speziell auf Ihre Körpersprache, während Sie ein Bewerbungsgespräch führen.

3. Präsentation der ausgeschriebenen Stelle & des Unternehmens

Bei diesem Punkt zahlt sich gute Vorbereitung besonders aus: Eine Stellenausschreibung enthält schon eine ganze Menge relevanter Informationen, die Talenten eine gute Vorstellung von der offenen Position und Ihrem Unternehmen vermitteln. Nun ist es Ihre Aufgabe, die gesamten Informationen für den Bewerber in einen Kontext zu setzen und zusammenzufassen. Denken Sie daran, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Wer ist die·der direkte Vorgesetzte? (Diese·r sollte ohnehin am Bewerbungsgespräch teilnehmen…)
• Besteht die Möglichkeit zum Home-Office? Gibt es Kernarbeitszeiten? etc.
• Fassen Sie das Tätigkeitsfeld und die damit verbundenen Aufgaben zusammen.

4. Offene Fragen und Dialog

Sie haben sich im vorigen Abschnitt Mühe gegeben, so viele potentielle Fragen wie möglich bereits vorab zu klären. Dennoch wird es oft vorkommen, dass Bewerbende noch weitere Fragen haben. Diese zeigen auch deren Interesse an Ihrem Unternehmen und der Position. Geben Sie diesen die dafür nötige Zeit.
Schließlich soll das Gefühl bleiben, dass alle Fragen auf beiden Seiten geklärt wurden. Bewerbende können sich so auf den Gedanken, für Ihr Unternehmen zu arbeiten, einlassen.

5. Abschluss

Sind alle Fragen geklärt, ist die Zeit der Verabschiedung gekommen. Doch auch diese kann gut und schlecht verlaufen. Vermeiden Sie zum Beispiel, dass bereits die nächsten Job-Suchenden im Vorraum sitzen und auf ihren Interviewtermin warten. Planen Sie, wenn möglich, einen ausreichend großen Zeitpuffer ein oder lassen Sie die nachfolgenden Personen in einem Zimmer Platz nehmen, wo sich die Jobsuchenden nicht über den Weg laufen.

Wahrnehmungsfehler und Vorurteile im Bewerbungsgespräche

Auch, wenn durch den standardisierten Aufbau eines Vorstellungsgesprächs versucht wird, die Beurteilungsfehler in diesen zu minimieren, so unterlaufen Recruiter·innen wie auch Hiring Managern in diesen immer wieder Beurteilungsfehler. Folgende Vorteile und Wahrnehmungsfehler spielen im Bewerbungsgespräch eine Rolle:

• Das letzte und erste Gespräch bleiben in der Regel besser in Erinnerung
• Der Halo-Effekt, bei dem einzelne positive Eigenschaften alles überstrahlen
• Der Similarity-Effekt, bei dem Ähnlichkeit zwischen Recruiter·in und Bewerbenden einen Beurteilungsfehler auslöst
• Self-fulfilling prophecies, bei dem das Bild, das beim Lesen des Lebenslaufs entstanden ist, unterbewusst durch die Interview-Führung verfestigt wird

In unserem Blog-Beitrag zu Vorurteilen im Vorstellungsgespräch haben wir Ihnen sechs spannende Beurteilungsfehler zusammengetragen.

Modelle für Fragen im Bewerbungsgespräch

Im Zentrum eines Bewerbungsgesprächs stehen zweifelsohne die Fragen, die Sie an Bewerbende richten, um deren Eignung für die offene Stelle zu überprüfen. Hierbei gibt es vielfältige Fragebögen, auf die Sie zurückgreifen können. Zudem lohnt es sich oftmals, mit gewissen Modellen zu arbeiten.

Das STAR-Modell

Das STAR-Modell ist eine verhaltensbasierte Interviewtechnik, die dazu dient, mit Fragen Vorhersagen über das zukünftige Verhalten von Bewerbenden zu treffen. Hierbei werden häufig Situationen aus der bisherigen Berufslaufbahn herangezogen, um aus diesem Verhalten auf künftiges Verhalten zu schließen. STAR ist ein Akronym, das für folgende Aspekte in der Frageformulierung steht:

• Stiuation
• Task (Aufgabe)
• Action (Aktion, Handlung)
• Results (Ergebnisse)

Zunächst wird dabei unter Situation nach einer konkreten Situation aus dem bisherigen Berufsleben der Bewerbenden gefragt. Hierbei gilt es, nach Erfahrungswerten zu fragen, die für die Position von Relevanz sind.

Eine Beispielfrage hierfür wäre: Waren Sie schon einmal in einer Situation, in der Sie unter Zeitdruck sehr viele Aufgaben zu erledigen hatten? Erzählen Sie davon.

Abgeleitet davon wird nun über Nachfragen auf die Aufgaben übergeleitet. Hierüber wird die Situation konkretisiert, um tiefergehende Einblicke in die Person zu erhalten.

Eine Beispielfrage hierfür wäre: Was war Ihre Aufgabe in dieser Situation?

In weitere Folge wird nun darauf eingegangen, welche Handlungen das Gegenüber in dieser Situation und in Anbetracht der Aufgabe getätigt hat.

Eine Beispielfrage hierfür wäre: Wie genau sind Sie vorgegangen? Gehen wir gemeinsam durch die verschiedenen Schritte.

Der letzte Schritt zielt nun darauf ab, die Ergebnisse bzw. Resultate des Handelns der Person zu ergründen. Auch hierfür könnten gezielte Nachfragen sinnvoll sein.

Eine Beispielfrage hierfür wäre: Wie ist es ausgegangen? Welches Feedback haben Sie für Ihr Handeln bekommen?

Nicht immer ist es notwendig, für jede dieser Bereiche eine Frage zu stellen, da auch Bewerbende häufig bereits in ihrer initialen Antwort mehrere Aspekte abdecken. Grundsätzlich gilt gleichzeitig, dass Recruiter·innen so lange nachfragen, bis die vier Bereiche abgedeckt sind.

Skalenfragen zur Selbsteinschätzung von Bewerbenden

Skalen eignen sich nicht nur in Fragebögen wunderbar, um Einschätzungen von Talenten zu erhalten. Auch in der Gesprächsführung ist die Verwendung von Skalen in der Fragestellung häufig sinnvoll, um eine realistische Einschätzung von Bewerbenden zu erreichen.

Ein Beispiel hierfür: Auf einer Skala von 1 – 10, wie gut würden Sie Ihre Präsentationsfähigkeiten beschreiben?

Diese einfache Einschätzung erlaubt Ihnen in weiterer Folge einige Anschlussfragen, um tiefergehende Einblicke zu erhalten. Ein Beispiel hierfür wäre etwa, nach der Verbesserung zu fragen: „Was würde es benötigen, damit Sie von einer 6 auf eine 8 oder 9 gelangen?“ Oder aber Sie fragen nach den Gründen für die konkrete Einschätzung: „Was haben Sie in der Vergangenheit sehr gut gemacht, weil Sie Ihre Fähigkeiten selbst auf einer 8 einordnen? Wo orten Sie dennoch noch Verbesserungspotenzial?“

Bewerbungsgespräch führen – Fazit

Bewerbungsgespräch führen ist eine zentrale Aufgabe im Recruiting. Hierbei ist es von essenzieller Bedeutung, einerseits einen professionellen Rahmen für das Gespräch zu schaffen und andererseits die richtigen Fragen zu stellen. In diesem Beitrag haben Sie tiefergehende Informationen zum typischen Ablauf eines Bewerbungsgesprächs und einige Beispiele für Fragen und Interviewtechniken erhalten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Ausprobieren!