Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Definition, 4 Phasen und Einarbeitungsplan

Passende Mitarbeitende zu finden und einzustellen, ist erst die halbe Miete: Um eine wirklich erfolgreiche Arbeitsbeziehung zu beginnen, benötigt es eine zielgerichtete Einarbeitung neuer Mitarbeiter. So stellen Sie sicher, dass sich Neuzugänge sofort Willkommen fühlen und Ihre künftige Rolle bestmöglich erfüllen können. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie beachten müssen, welche Phasen in der Regel durchlaufen werden und wie ein Einarbeitungsplan aussehen könnte.

Definition: Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Einarbeitung meint die Eingliederung neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen – und zwar sowohl in fachlicher als auch sozialer Hinsicht. Damit beschreibt die Einarbeitung die Zeitdauer vom ersten Arbeitstag bis zur vollständigen Integration des Neuzugangs. In der Praxis wird sie häufig auch als Onboarding bezeichnet – bei beiden Begriffen geht es um dasselbe: Neue Mitarbeitende sollen auf ihre Aufgaben in der neuen Rolle bestmöglich vorbereitet werden und auch sozial in das Unternehmen eingegliedert werden. Dabei werden neuen Mitarbeitenden verschiedene Aspekte nähergebracht: die künftigen Aufgabenbereiche, die Schnittstellen und das Team sowie das Unternehmen, dessen Ziele und Kultur.

Warum eine gute Einarbeitung wichtig ist

Immer mehr Unternehmen setzen auf ein minutiös geplantes Onboarding und umfassende Einarbeitungspläne. Aus gutem Grund, schließlich ergeben sich daraus vielfältige Vorteile – sowohl für Unternehmen als auch neue Mitarbeitende. Einerseits fühlen sich neue Mitarbeitende gut abgeholt, werden an die Aufgabe herangeführt und erhalten alle Informationen, die Sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Unternehmen profitieren von Neuzugängen, die schneller produktiv arbeiten können, motiviert sind und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit aufweisen. Folgende Aspekte machen eine gute Einweisung neuer Mitarbeiter unerlässlich:

• Reduktion des Risikos der Frühfluktuation: Holen Sie neue Mitarbeitende so an Bord, dass sich diese in den ersten Wochen völlig alleingelassen und orientierungslos fühlen, so ist die Wahrscheinlichkeit einigermaßen hoch, dass diese früh die Reißleine ziehen – womit wir beim Thema Frühfluktuation wären, die für Unternehmen einen massiven Kostenfaktor darstellt.
• Schneller höhere Produktivität: Mitarbeitende, die sich von Beginn an gut informiert fühlen, die wichtigen Informationen gut aufbereitet serviert bekommen und eine feste Ansprechperson haben, können deutlich schneller selbstständig und produktiv arbeiten. So reduziert sich die Zeit, in der die Kosten für neue Mitarbeitende deren Nutzen übersteigen, signifikant. Sie als Unternehmen profitieren.
• Fehler reduzieren: Unternehmen, die keine Einarbeitung neuer Mitarbeiter anbieten, sehen sich oftmals mit der Gefahr konfrontiert, dass diesen Beschäftigten zunächst viele Fehler unterlaufen, die vermeidbar gewesen wären. Zudem reduzieren Sie auch die Zeiten, in denen neue Mitarbeitende nach den richtigen Ansprechpersonen suchen, um wichtige Informationen für Ihre Tätigkeit zu erhalten.
• Bessere soziale Integration in das Unternehmen: Nicht nur fachliche Informationen, auch die Unternehmenskultur lässt sich mit einer gelungenen Einweisung zielgerichtet an neue Mitarbeitende kommunizieren. Durch die entsprechenden Maßnahmen fühlen sich Neuzugänge auch sozial in den Betrieb integriert – dies wiederum stärkt die Mitarbeiterbindung, Motivation und Freude an der Arbeit.

Die 4 Phasen der Einarbeitung

Um in der Einarbeitung möglichst strukturiert vorzugehen, lohnt es sich für Unternehmen, den Prozess in einem anschaulichen Modell zu visualisieren – so stellen Sie sicher, dass Sie in jeder Phase die richtigen Maßnahmen setzen. Zu den verschiedenen Phasen gibt es verschiedene Zugänge, aus Perspektive des Onboardings etwa kann zwischen diesen Phasen unterschieden werden:

• Vorbereitungsphase (vor dem Start)
• Orientierungsphase (an den ersten Tagen)
• Integrationsphase (nach den ersten Tagen)

Das 4-Phasen-Modell der Einarbeitung orientiert sich dabei stark an diesen drei Phasen im Onboarding-Prozess. In diesem Beitrag werden diese um eine vierte Phase ergänzt:

1. Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag
2. Start ins Unternehmen (erste Arbeitstage)
3. Integration ins Unternehmen in den ersten Wochen
4. Langfristige Bindung nach der Probezeit

1) Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag

In dieser ersten Phase legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Integration. Es gilt, dafür zu sorgen, dass alles für einen erfolgreichen Start des Neuzugangs vorbereitet ist. Hierfür müssen etwa sämtliche Vertragsdetails final geklärt sein. Zudem müssen Sie Schlüssel, Dienstkleidung, Zugänge und Arbeitsmittel bestellen und bereitstellen, damit neue Mitarbeitende am ersten Tag alles zur Verfügung haben. Intern müssen die wichtigsten Schnittstellen informiert werden.

Zudem gilt es innerhalb der Abteilung, die Zuständigkeiten für die Einarbeitung zu klären. Hierbei lohnt es sich etwa, gewisse Personen zu nominieren, die für gewisse fachliche Aufgaben verantwortlich sind. So hat Ihr Neuzugang für sämtliche Fragen eine konkrete Ansprechperson.

2) Start ins Unternehmen

In der Regel hat es sich etabliert, dass Unternehmen den ersten Arbeitstag eines Neuzugangs klar durchstrukturieren, um die wichtigsten Informationen geballt zu übermitteln – kurze Vorträge mit wichtigen Informationen, Firmenrundgänge und gemeinsame Mittagessen sind hier typisch.

Hinsichtlich der sozialen Eingliederung neuer Mitarbeitender ins Unternehmen kann es sich hier lohnen, durch einen gemeinsamen Kaffee am Nachmittag oder ein Lunch mit dem Team das persönliche Kennenlernen voranzutreiben. In dieser Phase gilt es auch, den Ablauf für die kommenden Tage und Wochen vorzustellen, sodass Ihr Neuzugang einen klaren Eindruck darüber bekommt, was diesen in Zukunft erwartet.

3) Integration ins Unternehmen in den ersten Wochen und Monaten

In dieser Phase reift Ihr Neuzugang langsam zu einem perfekt integrierten Bestandteil Ihres Teams. Hier geht es darum, dass Sie sämtliche Informationen, die für die Aufgaben wichtig sind, zur Verfügung stellen, Ansprechpersonen definieren und regelmäßig in den Austausch gehen. Geben Sie Ihren neuen Mitarbeitenden regelmäßig Feedback und bitten Sie diesen um solches, um aufzudecken, sollten Sie noch Optimierungspotenzial haben. So stellen Sie sicher, dass sich neue Mitarbeitende wohl und gut informiert fühlen.

In dieser Phase finden häufig Kennenlerngespräche zwischen Ihrem Neuzugang und den verschiedenen Schnittstellen im Unternehmen statt – informieren Sie demnach sämtliche Mitarbeitende aus anderen Bereichen, dass ein solches Gespräch auf sie zu kommt und geben Sie somit Ihrem Neuzugang eine gute Möglichkeit, verschiedenste Ansprechpersonen Ihres Unternehmens kennenzulernen.

4) Langfristige Bindung nach der Probezeit

Tatsächlich ist diese Phase nur noch entfernt der Einarbeitung zuzuordnen: Vielmehr geht es hier darum, bereits integrierte Mitarbeitende langfristig ans Unternehmen zu binden. Planen Sie hierzu etwa regelmäßige Mitarbeitergespräche, um immer wieder Updates zu erhalten, ob sich Ihre Neueinsteiger·innen wohlfühlen.

Neben persönlichen Gesprächen – die zumeist durch die·den Vorgesetzte·n stattfinden – sind Mitarbeiterbefragungen, die zumeist durch das Human Resource Management abgewickelt werden, ein wichtiges Mittel in dieser Phase. Hier sollten Sie aber keine Unterscheidung zwischen Neueinsteiger·innen und bereits etablierten Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen machen. Für beide Gruppen gilt nämlich: Hören Sie zu, geben Sie Feedback und schaffen Sie ein positives Arbeitsumfeld. Nur so werden Sie Top-Mitarbeitende langfristig an Ihr Unternehmen binden.

Einarbeitungsplan erstellen

Um entlang dieses Prozesses keine Aufgaben zu übersehen, hat sich die Erstellung eines Einarbeitungsplans und/oder die Verwendung einer Onboarding-Checkliste etabliert. Diese hilft Ihnen dabei, Mitarbeitende zielgerichtet in Ihr Unternehmen zu integrieren. Ein entsprechender Plan ist dabei stark auf die entsprechende Position zugeschnitten, während eine Onboarding-Checkliste viele wiederkehrende Aufgaben inkludiert. Entsprechend aufwändiger ist es aber auch, einen Plan zu erstellen.

Der Plan enthält in der Regel einerseits einen Zeitplan, der in etwa den Ablauf der Einarbeitung skizziert, andererseits werden Informationen zu wichtigen Tätigkeiten des Neuzugangs aufgelistet. So haben Sie einen klaren Überblick über die Tätigkeiten und können festhalten, welche Informationen und Hilfestellungen notwendig sind, damit Ihr·e Neueinsteiger·in diese bestmöglich erledigen kann.

Es handelt sich somit um ein Dokument, das individuell für gewisse Positionen in Ihrem Unternehmen erstellt werden sollte – hierfür lohnt es sich, ausreichend Zeit zu investieren, da dieses Dokument einen guten Überblick die gesamte Einarbeitungsphase über ermöglicht. Um die wichtigsten allgemeinen Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Einarbeitung zu schaffen, empfiehlt sich die Verwendung einer Onboarding-Checkliste. Da die Erstellung eines umfassenden Plans oftmals ziemlich zeitaufwändig sein kann, müssen Sie für sich bzw. den konkreten Fall entscheiden, ob sich dieser Aufwand tatsächlich lohnt. Haben Sie sich dafür entschieden, so sollte der Plan etwa folgende Elemente enthalten:

• Einarbeitungsmaßnahmen: Inkludieren Sie, welche Maßnahmen im Team beziehungsweise von der HR-Abteilung eingeplant werden müssen, um eine erfolgreiche Einarbeitung zu gewährleisten. Hierbei können Trainings, Schulungen, aber auch Termine mit Kolleg·innen anfallen. Halten Sie grob fest, welche Maßnahmen gesetzt werden müssen, wer dafür zuständig ist und wie viel Zeit diese in Anspruch nehmen.
• Aufbau notwendiger Kompetenzen: Falls die Person, für die Sie sich entschieden haben, noch gewisse Kompetenzen aufbauen muss, um diese Stelle bestmöglich zu erledigen, könnten Sie in den Plan integrieren, welche Fähigkeiten und Kenntnisse noch erlangt werden müssen. Dies macht vor allem in Kombination mit den Einarbeitungsmaßnahmen Sinn, da diese genau dem Aufbau dieser Kompetenzen dienen.
• Erste Aufgaben und Zielsetzungen: Halten Sie im Plan zudem fest, welche Aufgaben vonseiten des·der Neueinsteiger·in erledigt werden müssen. Zudem könnte es ratsam sein, erste Ziele zu inkludieren, die für eine erfolgreiche Einarbeitung erreicht werden sollten. So können Sie im Nachgang prüfen, ob Ihr·e neue·r Mitarbeiter·in die Stelle gut erfüllen kann – was eine Bestätigung für die Qualität Ihrer Einarbeitung wäre.

Fazit

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verweist auf die fachliche und soziale Eingliederung neuer Mitarbeitender in Ihr Unternehmen. Insofern ist darunter derselbe Prozess zu verstehen, der häufig auch als Onboarding bezeichnet wird. Wichtig ist hier, dass Sie Mitarbeitenden die notwendigen Informationen und Unterstützung zur Verfügung stellen, damit diese gut in Ihre neue Rolle finden. Hierfür lohnt es sich, auf Onboarding-Checklisten und/oder einen Einarbeitungsplan zu setzen. Die Vorteile einer guten Einarbeitung liegen auf der Hand: Mitarbeitende sind schneller produktiv, fühlen sich dem Unternehmen zugehöriger und bauen eine stärkere Bindung auf. Davon profitieren auch Sie als Unternehmen.