FTE berechnen: Definition & Bedeutung des Vollzeitäquivalents

FTE, diese Abkürzung kommt in kaum einer Diskussion um eine Aufstockung oder einen Abbau von Mitarbeitenden nicht mindestens einmal zur Sprache. Aus gutem Grund, schließlich ist das Full-Time-Equivalent (FTE) eine hervorragende Methode, um einet tatsächlich treffsichere Einschätzung des aktuellen Personalbestands abzugeben.

Das FTE, zu Deutsch auch Vollzeitäquivalent genannt, ist eine Berechnung, die nicht die Mitarbeitenden-Zahl als entscheidende Größe verwendet, sondern vielmehr deren Arbeitszeit ins Zentrum rückt. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich das Vollzeitäquivalent berechnen lässt.

Inhalt

FTE Definition: Was bedeutet Vollzeitäquivalent?

FTE (englisch: Full-time-Ecquivalent | Deutsch: Vollzeitäquivalent) steht für eine rechnerische Größe, um die Gesamtarbeitszeit im Unternehmen, die vonseiten aller Beschäftigten unabhängig vom Arbeitszeitmodell geleistet wird, zu erfassen.

Die Idee dahinter ist denkbar einfach: Teilzeit-Stellen werden in Bruchteile von Vollzeitstellen umgerechnet, um so schlussendlich einen Wert zu erhalten, der die fiktiven gesamten Vollzeitstellen des Unternehmens widerspiegelt.

Die Berechnung dieses Werts liegt aktuell hoch im Kurs. Grund dafür ist die steigende Beliebtheit von Teilzeit, laut Statista waren in Deutschland etwa rund 28 % aller Erwerbstätigen in Teilzeit beschäftigt. Bei Frauen ist der Anteil mit knapp 50 % sogar noch deutlich höher.¹

Warum die Berechnung des FTE wichtig ist

Ein Mitgrund für die Notwendigkeit, den FTE statt den reinen Headcount im Unternehmen zu berechnen, ist also die steigende Beliebtheit von Teilzeit unter den Arbeitnehmer·innen. Wenn es immer mehr Teilzeit-Beschäftigte gibt, ist es schlichtweg nicht mehr sinnvoll, die reine Beschäftigungsanzahl zu nennen.

Im Grunde ist es dann nämlich so, dass Sie Äpfel mit Birnen vergleichen. Ein konkretes Beispiel: Abteilung A beschäftigt 10 Personen und Abteilung B 17. Bei der Entscheidung nach Personalaufstockungen hätte Abteilung A hier also die Nase wohl vorne. Mit Blick auf die Teilzeit-Quote (Abteilung A: 10 %, Abteilung B: 30 %) zeigt sich jedoch, dass die Situation eigentlich ganz anders aussieht. Mehr dazu im nächsten Unterkapitel.

Um Verzerrungsfehler wie diese zu vermeiden, sollten Sie Ihre Belegschaft bei Fragen etwa die Personalplanung betreffend stets in FTE angeben, um zuverlässige Ergebnisse zu erzielen. Nur so können Sie fundierte Entscheidungen treffen und eine gezielte Planung des Personalbedarfs bzw. -bestands vornehmen.

FTE berechnen: So ermitteln Sie Ihr Vollzeitäquivalent

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie sich vor Augen führen, dass das FTE auf verschiedene Arten berechnet werden kann. Grundlegend ist eine Berechnung als Vollzeitäquivalent pro Monat, pro Jahr und pro Tag zu unterscheiden. Vor allem erstere beiden kommen häufig zum Einsatz.

Muster-Beispiel: FTE pro Monat berechnen

Beginnen wir bei der etwas einfacheren Berechnungsform, das Vollzeitäquivalent pro Monat. Hier gilt es, folgende Schritte zu befolgen:

Berechnen Sie die Vollzeit-Arbeitszeit im Monat: Pro Tag sind 8 Stunden Arbeit zu leisten, pro Woche demnach 40. Im Beispiel-Monat gibt es 22 Arbeitstage, die Gesamtarbeitszeit einer·eines Vollzeitmitarbeitenden liegt in dem betrachteten Monat demnach bei 176 Stunden
Ermitteln Sie die geleistete Arbeitszeit aller Mitarbeitender in der zu betrachtenden Abteilung: Sie beschäftigen 3 Mitarbeitende in Teilzeit mit 20 Wochenstunden (4 Stunden pro Tag), 2 Mitarbeitende mit 10 Wochenstunden (2 Stunden pro Tag) und 6 Vollzeitbeschäftigte (8 Stunden pro Tag). Die Gesamtarbeitszeit liegt demnach bei 22 x 4 x 3 + 22 x 2 x 2 + 22 x 8 x 6 = 1.408 Gesamtarbeitszeit im Beispielmonat
Dividieren Sie die Gesamtarbeitszeit durch die Gesamtarbeitszeit einer·eines Vollzeitmitarbeitenden: 1.408 / 176 = 8 FTE.

In diesem Monat kommen die 11 Mitarbeitende in Ihrer Abteilung auf ein Vollzeitäquivalent von 8.

Muster-Beispiel: FTE pro Jahr berechnen

Etwas komplexer wird es, wenn Sie sich das Vollzeitäquivalent für ein ganzes Jahr ansehen möchten. Hierfür werden wir einige vereinfachte Annahmen zugrunde legen, um keine überbordend komplexe Berechnung zu erhalten.

Auch hier ist die Idee dieselbe: Sie sehen sich die gesamt geleisteten Stunden Ihrer Vollzeit- und Teilzeit-Mitarbeitenden an, addieren diese Werte und dividieren das Ergebnis durch die Stundenanzahl, die ein·e Vollzeit-Mitarbeiter·in in einem ganzen Jahr geleistet hat.

Hinzu kommt hier, dass Sie sich außerdem ansehen sollten, wie viele Tage die verschiedenen Personen tatsächlich im Betrieb waren – also sowohl Ein- als auch Austritte in Ihre Berechnungen miteinzubeziehen.

Um die Rechnung zu vereinfachen, wird folgende Einschränkung durchgeführt: Da auch Vollzeit-Mitarbeitende Anspruch auf Urlaub und die entsprechenden Feiertage haben, werden diese in der Errechnung der geleisteten Stundenanzahl nicht berücksichtigt.

Daraus ergeben sich für die folgende Beispiel-Rechnung folgende Rahmenbedingungen:

Die Vollzeit-Arbeitszeit pro Jahr liegt bei 52 x 40 = 2.080 Stunden pro Mitarbeiter·in
Insgesamt waren 10 Vollzeit-Mitarbeitende das ganze Jahr über beschäftigt
Zudem haben 20 Teilzeit-Mitarbeitende das ganze Jahr über für 30 Stunden/Woche gearbeitet
Daneben waren 3 Vollzeit-Mitarbeitende für sechs Monate (= 26 Wochen) im Unternehmen
Und 6 Teilzeit-Mitarbeitende im Ausmaß von 20 Stunden/Woche waren für 3 Monate (= 13 Wochen) im Unternehmen

Folgende Rechnung kann also für die Bestimmung des FTE für dieses Beispiel-Unternehmen herangezogen werden:

(10 x 40 x 52 + 20 x 30 x 52 + 3 x 40 x 26 + 6 x 20 x 13) / 2.080 = 56.680 / 2.080 = 27,25 FTE

In diesem Jahr liegt das Vollzeitäquivalent in der Abteilung mit 39 Mitarbeiter·innen bei 27,25.

Abgrenzung FTE und Headcount

Eine weitere verbreitete Form der Berechnung der Arbeitskraft ist die Ermittlung des Headcounts in Unternehmen oder Abteilungen. Im Vorangegangenen wurde bereits erklärt, warum diese Berechnung in der Praxis eher nicht verwendet werden sollte.

Unterstrichen wird dies durch die Abgrenzung von Headcount und FTE. Bleiben wir beim Beispiel oben, bei dem das Vollzeitäquivalent für ein Monat ermittelt wurde. Durch die verschiedenen Arbeitszeitmodelle kommt die Abteilung A mit einem Headcount von 11 in diesem Monat auf ein tatsächliches FTE von 8.

Der Headcount beschreibt also die tatsächliche Anzahl an Köpfen bzw. Menschen, die in der Abteilung beschäftigt sind. Hier findet keine Unterscheidung nach Stundenausmaß statt.
Das FTE hingegen beschreibt die umgerechnete Arbeitszeitleistung aller Mitarbeitender in der Abteilung auf die einer·eines Vollzeit-Mitarbeitenden.

Für das konkrete Beispiel könnte zum besseren Verständnis also gesagt werden: 8 Vollzeit-Mitarbeitende könnten dieselbe Arbeitszeitleistung bringen wie die aktuell 11 beschäftigten Mitarbeitenden in Abteilung A.

Vorteile der FTE-Berechnung

Insbesondere, wenn Sie ein sehr großes Unternehmen aus Perspektive der Personalwirtschaft betrachten, kann die Berechnung des FTE oftmals schnell ziemlich komplex werden. Wieso sollten Sie diesen Aufwand also auf sich nehmen? Dafür gibt es verschiedene Gründe:

Präzise Personalplanung wird möglich: Der Headcount an sich bildet keine starke Grundlage für eine wirklich fundierte Personalplanung. Das FTE zeigt Ihnen, wie viel Arbeitsleistung Ihnen tatsächlich zur Verfügung steht. Wie stark Vollzeitäquivalent und Headcount abweichen können, haben die vorherigen Beispiele gezeigt.
Allokation (Verteilung) von Mitarbeitenden auf unterschiedliche Bereiche fundierter möglich: Durch die Verwendung des Vollzeitäquivalents können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, welche von mehreren Abteilungen Budget für mehr Mitarbeitende (oder, besser: mehr FTE) bekommt. Sie entscheiden nicht nach der Anzahl an Personen, die in den Abteilungen beschäftigt sind, sondern auf Basis der Arbeitszeitleistung, die zur Verfügung steht.
Bessere Einschätzung des Arbeitsaufwands gewisser Arbeitspakete: In Ihrem Unternehmen gibt es definitiv einige Aufgaben, die sehr viel Arbeitskraft und -zeit in Anspruch nehmen. Auch hier sollten Sie nicht darlegen, wie viele Mitarbeitende es für diese Aufgabe benötigt, sondern wie viel FTE.

Fazit

Die FTE-Berechnung ist ein enorm starkes Modell, um Ihre Belegschaft besser quantitativ einschätzen zu können. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht die vielzitierten Äpfel mit Birnen vergleichen, sondern gewichten unterschiedliche Arbeitszeitmodelle richtig.

In diesem Beitrag haben Sie zwei Varianten der FTE-Berechnung anhand praktischer Beispiele kennengelernt. Die zugrundeliegenden Formeln können für jedes Unternehmen gleichermaßen angewandt werden.

Durch die Arbeit mit Vollzeitäquivalent statt Headcounts können Sie in der Personalplanung und -Allokation weitaus fundiertere Entscheidungen treffen und Fehleinschätzungen vermeiden. So heben Sie Ihre gesamte Personalarbeit auf ein neues Level.

¹ Haustec.de: Wie Teilzeit-Modelle funktionieren, 2022.