Headhunter: Was ist das? Definition, Aufgaben und Kosten  

Headhunter sind für Unternehmen insbesondere in Zeiten eines gravierenden Fachkräftemangels ein wichtiger Schlüssel, um zentrale Positionen im Unternehmen besetzen zu können. Die Suche nach geeigneten Mitarbeitenden wird dabei an diese externen Personalvermittler·innen übergeben.  

In diesem Glossar-Eintrag erfahren Sie, was unter Headhuntern zu verstehen ist, welche Tätigkeiten von diesen grundsätzlich erfüllt werden und mit welchen Kosten Sie bei der Zusammenarbeit mit Headhuntern rechnen müssen.  

Inhalt

• Definition: Was ist ein Headhunter?  
• Welche Vorteile hat der Einsatz von Headhuntern?  
• Welche Aufgaben hat ein Headhunter?  
• Wie hoch sind die Kosten für einen Headhunter?  
• Wie läuft die Zusammenarbeit mit Headhuntern ab?  
• Fazit  

Definition: Was ist ein Headhunter?  

Headhunter (engl. Kopfjäger) meint eine bestimmte Form von Personalvermittler·innen, die sich auf die gezielte Suche und Ansprache von spezifischen Fachkräften spezialisiert haben. Hierbei handelt es sich häufig um kritische Fach- und Führungspositionen im Unternehmen.  

Ein Headhunter wird dementsprechend von Unternehmen beauftragt, um gewisse Positionen zu besetzen, welche vonseiten des Arbeitgebers über die klassischen Recruiting-Kanäle nicht besetzt werden konnten. Hierbei setzen Headhunter zumeist auf die direkte Ansprache von Kandidat·innen, die nicht selten von ihrem aktuellen Job abgeworben werden.  

Headhunter sind demnach spezialisiert darauf, Personen mit spezifischen Anforderungen für Unternehmen zu finden. Da die Entlohnung zumeist auf Basis des Honorars der gesuchten Person erfolgt, agieren Headhunter vor allem in Zusammenhang mit Spitzenpositionen in Unternehmen.  

Welche Vorteile hat der Einsatz von Headhuntern?  

Für viele Unternehmen geht es beim Einsatz von Headhuntern weniger um die Vorteile, sie haben schlichtweg keine andere Wahl, als Talente von externen Vermittler·innen suchen und finden zu lassen. Immer mehr Positionen lassen sich aufgrund des Fachkräftemangels zusehends schwer besetzen.  

Daneben gibt es aber noch einige weitere Aspekte, die für den kostspieligen Einsatz von Headhuntern sprechen:  

• Zielgerichtete Form der Stellenbesetzung: Headhunter sind darauf spezialisiert, exakt die Menschen zu finden, die perfekt auf das Anforderungsprofil eines Unternehmens passen. Für Sie wird es deshalb möglich, wichtige Positionen in Ihrem Unternehmen möglichst zielgerichtet zu besetzen. 
• Schneller offene Stellen besetzen: Durch das oftmals zähe Warten auf geeignete Bewerbungen über die passive Suche nach Kandidat·innen kann es sehr lange dauern, bis Sie eine offene Stelle adäquat besetzen konnten. Das gilt besonders für Stellen, die ohnehin schwer zu besetzen sind. Hier kann die Arbeit mit einem Headhunter die Time-to-Hire massiv reduzieren.  
• Senken von Vakanzkosten: Jede unbesetzte Position kostet Ihrem Unternehmen bares Geld. Besonders gravierend sind die Auswirkungen unbesetzter Stellen auf Schlüsselpositionen wie etwa hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte, wo oftmals Headhunter zum Einsatz kommen. Durch die Zusammenarbeit mit dieser Form der Personalvermittlung können Sie Ihre Vakanzkosten reduzieren.  

• Ein geschulter Blick von außen: Wenn es um unternehmenskritische Positionen geht, lohnt sich die Zusammenarbeit mit externen Partner·innen zumeist allein deshalb, weil Sie damit einen objektiven Blick von außen im Personalauswahlverfahren sicherstellen.  

Natürlich gibt es auch Nachteile in der Zusammenarbeit mit Headhuntern, die vor allem auf die hohen Kosten dieser Art der Personalvermittlung zurückzuführen sind. Deshalb rüsten immer mehr Unternehmen Ihre eigenen Teams im Active Sourcing auf und setzen auf spezialisierte Lösungen wie den onlyfy TalentManager, um selbst aktiv nach passenden Profilen zu suchen.  

Welche Aufgaben hat ein Headhunter?  

Headhunter sind also mit der Suche, Ansprache und oftmals auch Auswahl von geeigneten Kandidat·innen für eine spezielle Position betraut. Doch welche konkreten Aufgaben gehen damit einher? Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Tätigkeiten, die für einen Headhunter anfallen.  

Erstellung des Anforderungs- bzw. Kandidat·innen-Profils  

Nicht selten unterstützen Headhunter bereits mit Ihrer Expertise, wenn das Anforderungsprofil für die offene Position finalisiert werden soll. Hierbei geht es etwa um Beratungen im Zuge der Konkretisierungen der zentralen Anforderungen, die in Verbindung mit einer offenen Position stehen.  

Oftmals bringen Headhunter umfassendes Know-how in gewissen Branchen mit und können demnach gut abschätzen, welche Kompetenzen erfahrungsgemäß in welchen Positionen wichtig sind.  

In diesem Schritt findet eine sehr enge Abstimmung mit dem Arbeitgeber statt.  

Aktive Suche nach passenden Kandidat·innen  

Dies ist zweifelsohne die Aufgabe, die am häufigsten mit der Tätigkeit eines Headhunters in Verbindung gebracht wird: die aktive Suche nach Kandidat·innen über Active Sourcing.  

Auf Basis eines klaren Anforderungsprofils suchen Headhunter dementsprechend in (hauseigenen) Datenbanken, auf Netzwerken wie XING sowie in Registern nach passenden Kandidat·innen für die zu besetzende Vakanz.  

Dabei bringen Headhunter oftmals ein großes Netzwerk sowie umfassende Erfahrung im Umgang mit Active-Sourcing-Tools mit, um gezielt nach gewissen Profilen zu suchen.  

Direktansprache potenzieller Kandidat·innen  

Sind die richtigen Kandidat·innen gefunden, so übernehmen Headhunter die Ansprache dieser. Hier wird den Personen die Position vorgestellt und aufgezeigt, welche Möglichkeiten das Unternehmen bietet.  

Zumeist findet nach einer (häufig digitalen) Kontaktaufnahme ein längeres Telefongespräch statt, um die Wechselmotivation der Person auszuloten und um weiterführende Unterlagen zu bitten. Diese werden in weiterer Folge für das auftraggebende Unternehmen aufbereitet.  

Überprüfung und Aufbereitung der Bewerbenden-Unterlagen 

Im nächsten Schritt werden zumeist die Daten vonseiten der Kandidat·innen gesammelt, überprüft und für den Auftraggeber vorbereitet. Hier sind kurze Zusammenfassungen mit den wichtigsten Eckpunkten der verschiedenen Profile in Form einer Shortlist sehr verbreitet.  

Wichtige Informationen hierfür sind etwa die Vorerfahrung, Qualifikation, aber auch die Gehaltsvorstellungen. Zudem werden in diesem Schritt die Daten auf deren Richtigkeit überprüft, allfällige Lücken aufgezeigt und ein Abgleich mit dem Anforderungsprofil durchgeführt.  

Unterstützung beim Personalauswahlverfahren  

Häufig sind Headhunter auch in das weitere Personalauswahlverfahren involviert und unterstützen etwa bei der Entwicklung geeigneter Instrumente zur Beurteilung der Eignung verschiedener Personen. 

Hier bringen Headhunter oftmals verschiedene Beratungsleistungen ein und helfen Unternehmen dabei, eine objektive und möglichst treffsichere Auswahl zu treffen.  

Headhunter Kosten: Was kostet die Zusammenarbeit mit Headhuntern? 

Die Kosten, die in der Zusammenarbeit mit einem Headhunter für Sie als Unternehmen entstehen, hängen von vielfältigen Faktoren ab. Am häufigsten verrechnen Headhunter ein Honorar auf Basis des Brutto-Jahresgehalts der eingestellten Person.  

Hierbei sind Kosten für Headhunter im Bereich zwischen 20 und 35 Prozent des Brutto-Jahresgehalts verbreitet. Laut einer Studie verwenden 59 % der Headhunter ein derartiges Verrechnungsmodell, wobei das Honorar im Durchschnitt bei 25,6 Prozent des Jahreszielgehalts lag.¹ 

In der Regel wird ein Teil des Honorars dabei bei Auftragserteilung, etwa die Hälfte, ausbezahlt, der übrige Teil bei erfolgreicher Besetzung.  

Darüber hinaus gibt es noch Verrechnungsmodelle, die auf einen Pauschalpreis für sämtliche Beratungsleistungen zurückgreifen. Das ist für Unternehmen deshalb besonders gut geeignet, weil eine höhere Planungssicherheit hinsichtlich der Budgetierung besteht.  

Der onlyfy TalentService ist kein Headhunting-Service im klassischen Sinne. Die Recruiting-Expert·innen unterstützen Sie hier zum Festpreis bei der stellenbezogenen Suche nach passenden Talenten aus über 21 Mio. Mitgliedern auf XING.  

Was ist in der Zusammenarbeit mit Headhuntern wichtig?  

Nicht selten erzeugt die Beauftragung von Headhuntern innerhalb der bestehenden HR-Abteilung Konkurrenzdenken – insbesondere dann, wenn die Kosten aus dem Budget der Abteilung bezahlt werden, wodurch dieses für den eigenen Einsatz von Stellenanzeigen & Co fehlen könnte.  

Dementsprechend ist es empfehlenswert, das Honorar für den Headhunter durch jenen Unternehmensbereich zu bezahlen, für den die entsprechende Position gesucht wird. So entstehen keine Zielkonflikte mit der internen Personalarbeit.  

Der Erfolg der Zusammenarbeit mit Headhuntern steht und fällt mit der Qualität des Briefings, das Sie der beauftragten Agentur übergeben. Hierbei ist es wichtig, ein präzises Anforderungsprofil zu entwickeln – oftmals geschieht dies ohnehin bereits in enger Abstimmung mit den Headhuntern.  

Zudem sollten Sie regelmäßige Feedback-Schleifen zwischen Ihren externen Partner·innen und den Hiring Manager·innen gewährleisten – zwar durchaus von Ihnen in HR koordiniert, aber dennoch schnell flexibel und auch kurzfristig. Wichtig ist, dass Sie eine schnelle und effiziente Kommunikation übernehmen.  

Wichtig ist auch das Verständnis, dass Headhunter oftmals allein deshalb zum Einsatz kommen müssen, weil eine gewisse Stellenbesetzung Diskretion im Recruiting erfordert – insbesondere, wenn es um das Abwerben von Mitarbeitenden aus anderen Unternehmen geht.  

Headhunter – Fazit  

Headhunter sind angesichts der angespannten Lage am Arbeitsmarkt also vor allem in komplexen Recruiting-Prozessen kaum wegzudenken. Insbesondere unternehmenskritische Positionen können durch die Zusammenarbeit mit Personalvermittler·innen schnell und zielgerichtet besetzt werden.  

Demgegenüber stehen die hohen Kosten, die mit der Beauftragung von Headhuntern einhergehen. Häufig sind diese aber unerlässlich, da über die konventionelle Personalsuche schlichtweg keine geeigneten Kandidat·innen für die konkrete Position gefunden werden können.  

Immer mehr Unternehmen begegnen dieser Problematik deshalb mit dem Aufbau eigener Active-Sourcing-Teams, um die aktive Talent-Suche intern abwickeln zu können.  

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¹ BDU, Personalberatung in Deutschland 2016/2017, 2016.