Kommunikation im Unternehmen: Ziele, Instrumente, Umsetzung & Verbesserung

Kommunikation ist in unserer Gesellschaft allgegenwärtig. Wir kommunizieren beinahe ständig und geben dadurch Informationen an unsere Umwelt weiter. Der Kommunikationsforscher Paul Watzlawick vertrat sogar die Ansicht, dass es nicht möglich ist, nicht zu kommunizieren. Doch wie sieht Kommunikation im Unternehmen aus? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Kommunikation im Unternehmen gestaltet werden kann, welche Ziele verfolgt werden und welche Instrumente dabei zum Einsatz kommen.

Kommunikation im Unternehmen

Die Unternehmenskommunikation teilt sich dabei prinzipiell in die zwei Bereiche interne und externe Kommunikation:

• Intern: Zwischen Mitarbeitenden, Manager·innen und Eigentümer·innen des Unternehmens.
• Extern: Zwischen dem Unternehmen und dessen Kundschaft, Lieferfirmen, dem Staat, Kreditgebenden, etc.

Im Folgenden liegt der Fokus auf der internen Unternehmenskommunikation. Diese dient vor allem der Information der Mitarbeitenden und der Regelung organisatorischer Abläufe. Ausgangspunkt der Kommunikation im Unternehmen ist dabei die Unternehmensleitung. Damit eine dialog-orientierte Kommunikation etabliert werden kann, muss somit der Nutzen einer guten internen Kommunikation fest im Denken des Führungspersonals verankert sein. Die genauen Instrumente und Ziele der Kommunikation im Unternehmen werden im Folgenden erläutert.

Ziele der Kommunikation im Unternehmen

Eine gut funktionierende Kommunikation im Unternehmen ist wichtig für einen nachhaltigen Erfolg und wirkt sich folglich auf zahlreiche Bereiche aus. Generelle Ziele sind die Information der Mitarbeitenden, aber auch Schaffung von Orientierung, Motivation und Feedback. Man sollte darauf achten, dass es nicht nur um die reine Informationsvermittlung geht, sondern man den Mitarbeitern auch Wertschätzung, Verständnis, etc. entgegenbringt. Konkrete Ziele einer solchen zweiseitigen Kommunikation im Unternehmen sind zum Beispiel:

• Ein reibungsloser betrieblicher Ablauf.
• Eine schnelle Entscheidungs-Findung, an der möglichst viele Personen beteiligt sind.
• Die Information der Mitarbeitenden über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen.
• Das Aufbauen einer Vertrauens-Basis und die Schaffung eines „Wir-Gefühls“.
• Ein gutes Arbeitsklima.
• Die Stärkung des Zusammenhalts und der Teamarbeit.
• Die Steigerung der Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
• Eine präzise Aufgaben-Verteilung und somit klare Zuständigkeiten.
• Die Förderung der Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen.
• Das Erlangen einer positiven Reputation nach außen.
• Die Reduktion von Ängsten beziehungsweise Unsicherheiten unter Mitarbeitenden in kritischen Phasen.
• Loyalität der Mitarbeitenden.
• Die Schaffung einer guten Unternehmenskultur.
• Die Vernetzung einzelner Bereiche des Unternehmens.
• Eine effektive Bindung von Mitarbeitenden .
• Die Entkräftung beziehungsweise Vermeidung von Gerüchten.

Systematisierung der Instrumente

Die Instrumente der Kommunikation im Unternehmen lassen sich nach verschiedenen Kriterien kategorisieren. Beispiele dafür sind:

Richtung des Informationsflusses

• von Führungsperson zu Mitarbeitenden (top-down)
• von Mitarbeitenden zu Manager·innen (bottom-up)
• zwischen Personen gleicher „Ranghöhe“ (horizontal)

Formalität

• Informell: Sämtliche „private“ Gespräche zwischen Mitarbeitenden.
• Formell: Strukturierte, durchgeplante Gespräche zwischen Mitarbeitenden, Manager·innen und Eigentümer·innen, die meist von einer Person aus geführt werden.

Art des Mediums bzw. Weg der Kommunikation

• mündlich
• schriftlich
• digital

Des Weiteren können die Instrumente der Kommunikation im Unternehmen etwa nach Zielgruppen-Größe, Häufigkeit, Inhalt systematisiert werden.

Instrumente für die Kommunikation im Unternehmen – Beispiele

Es gibt eine Vielzahl an Instrumenten, die Sie in der Kommunikation im Unternehmen einsetzen können. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Instrumente, um effizient zu kommunizieren:

• Meetings von Führungskräften (und Mitarbeitenden), wie etwa Team-Meetings, Produktionsbesprechungen, Abteilungsbesprechungen
• Schichtübergaben
• Mitarbeitergespräch
• Betriebsversammlungen
• Dokumente, wie Liefer-, Urlaubs- oder Materialscheine
• Protokolle, Handouts und Mitschriften von Meetings
• Mitarbeiterzeitung
• Aushänge am schwarzen Brett
• Stellenausschreibungen
• E-Mails
• Video-Konferenzen und Telefon-Konferenzen
• Intranet bzw. Social Intranet
• Interne Infoscreens
• Firmeninterner Newsletter an ausgewählte oder alle Mitarbeitenden
• Informelle Gespräche zwischen Mitarbeitenden, z.B. in der Kaffeeküche

Konkrete Umsetzung und Verbesserung der Kommunikation im Unternehmen

In der Umsetzung der Kommunikation im Unternehmen können fünf Phasen unterschieden werden. Diese gliedern sich wie folgt:

1. Analyse der Ausgangslage
2. Aufteilen der Belegschaft in verschiedene Zielgruppen (Informationen, Botschaften und Kanäle müssen später an diese Zielgruppen angepasst werden)
3. Zieldefinition
4. Auswahl passender Kanäle und Maßnahmen für die Kommunikation im Unternehmen
5. Evaluierung und Erfolgskontrolle

Praxis-Tipps für eine gute Kommunikation im Unternehmen

Neben dem strukturierten Vorgehen anhand der hier vorgestellten fünf Phasen gibt es einige Tipps zu beachten, welche die Qualität Ihrer Kommunikation im Unternehmen erhöhen können.

• Wichtig ist eine möglichst direkte und schnelle Kommunikation: Mitarbeitende sollten beispielsweise von aktuellen Entwicklungen im Unternehmen nicht erst aus der Presse erfahren
• Schriftliche Kanäle sollten bevorzugt werden, da der Kommunikationsverlauf so im Nachhinein nachvollzogen werden kann
• Die Möglichkeit für eventuelle Rückfragen sollte stets gegeben sein (Etablieren Sie dementsprechend Kanäle, die eine zweiseitige Kommunikation ermöglichen)
• Bei mehreren Empfänger·innen sollte man alle möglichst gleichzeitig informieren
• Es sollte zudem auf einen offenen und ehrlichen Dialog Wert gelegt werden

Fazit – Kommunikation im Unternehmen

Eine gelungene Kommunikation ist in Unternehmen entscheidend für die Motivation der Belegschaft und die langfristige Mitarbeiterbindung. Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Angestellten stets ausreichend informiert fühlen. Hierfür gibt es verschiedenste Instrumente und Maßnahmen, die je nach Bedarf flexibel eingesetzt und miteinander kombiniert werden können. Essenziell ist hier, dass Sie mit Ihren Mitarbeitenden auf Augenhöhe kommunizieren.