Das Mitarbeitergespräch ist eines der verbreitetsten Instrumente in der Personalführung bzw. dem Human-Resources-Management. In der Praxis gibt es verschiedene Typen von Gesprächen mit Mitarbeitern, die andere Anforderungen und Ziele aufweisen. In diesem Beitrag finden Sie alles Wissenswerte zum Thema Mitarbeitergespräche, die verschiedenen Arten und finden einen Leitfaden, der Ihnen die Umsetzung erleichtert.
Inhalt
Die Relevanz von Mitarbeitergesprächen
Bei einem Mitarbeitergespräch kommt es zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften zu einem Austausch über arbeitsrelevante Themen. Im Human-Resources-Bereich ist das Gespräch mit Mitarbeitern ein wichtiger Grundstein für die Maßnahmen der Personalentwicklung. Grundsätzlich trägt der Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden zur Steigerung des Vertrauens, der Kommunikation und einer positiven Zusammenarbeit bei.
Ein ehrliches Gespräch bedarf jedoch eines beiderseitigen Vertrauensvorschusses. Ist dieser gegeben, profitieren sowohl das Arbeitsklima, das Leistungsbewusstsein, die Bindung der Mitarbeitenden wie auch die professionelle Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Führungskraft. Zudem ermöglicht das Gespräch, Konflikte aus dem Weg zu räumen und etwaige Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeitende im Unternehmen aufzudecken. Das Gespräch findet zumeist unter vier Augen statt und die besprochenen Punkte müssen absolut vertraulich behandelt werden.
Arten und Gründe für ein Mitarbeitergespräch
Bei Mitarbeitergesprächen kann zwischen anlassbezogenen und institutionalisierten unterschieden werden.
Anlassbezogenes Mitarbeitergespräch
Wie der Name bereits verrät, kommt diese Art des Austauschs nur bei einem konkreten Anlass zur Anwendung. Nicht immer muss die Führungskraft ein solches Gespräch veranlassen. Es kann auch auf ausdrücklichen Wunsch von Mitarbeitenden erfolgen. Häufige Gründe für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen sind auf beiden Seiten beispielsweise:
- Änderung von Arbeitsabläufen oder -grundlagen
- Verhalten von Angestellten oder Führungskraft
- Zielvereinbarung und Leistungskontrolle
- Unfälle, Krankheit, Abwesenheiten
Konkret kann es sich bei einem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch um ein Konflikt-, Kritik-, Informations-, Abmahnungs- oder Anerkennungsgespräch handeln.
Institutionalisiertes Mitarbeitergespräch
Hierbei handelt es sich, um in regelmäßigen Abständen durchgeführte Gespräche, die meist einen bestimmten Zeitraum (beispielsweise das letzte Arbeitsjahr) als Gesprächs Mittelpunkt haben. Generell werden Führungskräfte hier stark belastet, da sie mit mehreren Angestellten in den aktiven Austausch gehen. Damit keine relevanten Punkte vergessen werden, empfiehlt es sich, eine Checkliste oder einen Gesprächsleitfaden zu erstellen, welche den Rahmen bei jedem institutionalisierten Mitarbeitergespräch bilden. Der zentrale Grund für ein solches Gespräch ist es, sicherzustellen, dass Führungskräfte und Angestellte an einem Strang ziehen. Es können auch folgenden Punkte Gesprächsinhalt sein:
- Zielvereinbarung und -kontrolle
- Planung und Kontrolle von Personalentwicklungsmaßnahmen
- Karriereplanung
- Leistungs- und Verhaltensbeurteilung
- Ideenmonitoring
- Feedback
Leitfaden Mitarbeitergespräch – Tipps zur richtigen Vorgehensweise
Für beide Typen sollten Vorbereitungsmaßnahmen getroffen werden. Auch wenn die anlassbezogenen Gespräche meist kurzfristig durchgeführt werden, kann bereits im Vorhinein ein Mitarbeitergespräch-Leitfaden dafür erstellt werden. In der Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs sollten sich Führungskräfte mit folgenden Fragen auseinandersetzen:
- Was wurde beim letzten gemeinsamen Gespräch vereinbart bzw. festgestellt? (alte Protokolle und Notizen lesen und aufbewahren)
- Wurden die letzten Ziele erreicht?
- Was hat sich verbessert/verschlechtert? (Leistung, Arbeitsklima, etc.)
- Inwieweit ist Lob bzw. konstruktive Kritik angebracht?
Meist hat das institutionalisierte Mitarbeitergespräch einen festen Rhythmus im Unternehmen. Die Termine sollten den Mitarbeitenden im Voraus bekannt sein, damit sie sich vorbereiten können. Häufig besteht ein Teil des Mitarbeitergesprächs aus einer Gehaltsverhandlung. Führungskräfte sollten vorher abklären, welcher Spielraum ihnen zur Verfügung steht. Falsche Versprechungen zu machen, die wieder zurückgenommen werden müssen, kann das Vertrauen schwer erschüttern.
Wird von Mitarbeitenden konkret ein Gespräch gefordert, sollten die bereits genannten Punkte ebenfalls berücksichtigt werden. Damit Vorgesetzte nicht vollkommen unvorbereitet sind, sollten sie den Arbeitsalltag der betroffenen Person kennen. Möglicherweise können gleich Probleme, auf die der Mitarbeitende hinweisen will, angesprochen werden.
Damit beide Seiten aus einem Mitarbeitergespräch einen konkreten Nutzen ziehen können, muss die Führungskraft seinem Gegenüber viel Raum für eigene Anregungen und Inhalte geben. Gutes Personalmanagement zeichnet sich durch Fairness, eine offene Feedbackkultur und Wertschätzung aus. Das sollte auch bei einem Mitarbeitergespräch, bei dem der Schwerpunkt auf Problemen und negativen Erfahrungen liegt, berücksichtigt werden.
Das nutzt ein richtig durchgeführtes Mitarbeitergespräch
Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch rechtfertigt immer den damit verbundenen Zeitaufwand. Auch, wenn Führungskräfte und Mitarbeitende aus ihrem Arbeitsalltag herausgerissen werden, lohnt sich der Austausch. In der Nachbereitungsphase müssen alle Beteiligten das Gesagte reflektieren und konkrete Handlungen einleiten. Nur so kann der maximale Nutzen ausgeschöpft werden.
Davon, dass Mitarbeitende beim Vorgesetzten für ihre Anregungen, Ideen und Probleme ein Gehör finden, kann das gesamte Unternehmen profitieren. Ganz nach dem Motto „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile“ kann so eine leistungsfördernde Arbeitsatmosphäre geschaffen werden. Auch Themen, die hohes Konfliktpotential mit sich bringen, können bearbeitet und gelöst werden.
Damit einher geht auch eine gesteigerte Mitarbeiterbindung, die zu großen Teilen auf Anerkennung, einer starken Identifikation mit dem Unternehmen, aber auch konstruktiven Feedback beruht. Sieht man sich die vergangene Entwicklung der einzelnen Mitarbeitenden an, kann zudem für die Zukunft geplant werden. Personalentwicklungsmaßnahmen, Einsatzpläne und Aufgaben-Bereiche werden so individuell abgestimmt und besser skalierbar.
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Beim Mitarbeitergespräch sollten sich beide Seiten ein Stück weit öffnen und Transparenz in ihre Arbeitsweisen bringen. Ein weiterer Punkt, der für regelmäßige Mitarbeitergespräche spricht, ist die verbesserte Kommunikationskultur. Häufig haben Führungskräfte wenig Zeit, um sich mit Angestellten auszutauschen. Durch das gegenseitig aufgebrachte Vertrauen bei einem Vier-Augen-Gespräch, werden Führungskräfte und Mitarbeiter dazu motiviert, die Scheu vor gemeinsamen Gesprächen abzulegen. Kommunikation und Feedback ist auch für erfolgreiches und stimmiges Employer Branding wichtig.
