Nachfolgeplanung im Unternehmen: Definition, Prozess und Tipps für die Praxis

Offene Stellen, insbesondere mit Blick auf die Schlüssel-Positionen eines Unternehmens, können oftmals ein Geschäftsrisiko darstellen. Umso wichtiger ist es, dass Sie dieses Risiko durch eine gezielte Nachfolgeplanung abfangen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was unter einer Nachfolgeplanung zu verstehen ist und wie ein derartiger Prozess in der Praxis aussehen kann. Außerdem erhalten Sie wertvolle Tipps für die Praxis.

Inhalt

Nachfolgeplanung Definition und Ziele

Unter Nachfolgeplanung versteht man eine frühzeitige Planung der Besetzung von Stellen, die in absehbarer Zeit vakant werden (könnten). Sie zählt zum Personalmanagement und der Personalentwicklung und ist eng mit der Laufbahnplanung verbunden. Im besonderen Fokus der Nachfolgeplanung steht die Neubesetzung von Schlüsselpositionen. Ziel ist es, Personalengpässe, die durch den Fachkräftemangel entstehen, zu vermeiden und folglich die Abwanderung von Wissen durch ausscheidende Mitarbeitende zu verhindern.

Ermittlung von Schlüssel-Positionen

Um die Besetzung von Schlüsselpositionen planen zu können, muss zuerst einmal festgelegt werden, bei welchen Stellen es sich überhaupt um eine solche handelt. In der Regel sind dies Positionen, die für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Abläufe von zentraler Bedeutung sind. Folgende Kriterien können somit bei der Ermittlung helfen:

  • Entscheidungskompetenz
  • Führungsverantwortung
  • Komplexität der Aufgaben
  • benötigte Qualifikationen, spezielle Kenntnisse und Kompetenzen
  • Aufwand für Neubesetzung der Stelle

Prozess der Nachfolgeplanung

Die Nachfolgeplanung lässt sich in die folgenden Schritte einteilen:

  • Ermittlung des Bedarfs: Welche Schlüssel-Positionen müssen in naher Zukunft neu besetzt werden? Hierzu ist eine genaue Analyse der Personalstruktur notwendig. Diese sollte regelmäßig erfolgen, da sie sich mit jeder personellen Veränderung umorganisiert.
  • Festlegung von Etappen / Zielen, die folglich bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.
  • Erstellung eines genauen Anforderungsprofils für die zu besetzende Stelle. Hierbei ist es sinnvoll, die Mitarbeitenden, die die Stelle momentan ausführen, miteinzubeziehen. Beim Anforderungsprofil erstellen muss allerdings auch beachtet werden, ob sich die Anforderungen der Stelle in Zukunft eventuell ändern werden.
  • Mitarbeitersuche: Diese kann einerseits intern über Personalgespräche, einen Talent-Pool, Empfehlungen, die Weiterbildung vorhandener Mitarbeitenden, etc. erfolgen. Andererseits kann man auch extern nach entsprechendem Personal suchen. Möglichkeiten sind beispielsweise eine externe Ausschreibung der Stelle, das Abwerben von Mitarbeitenden von Konkurrenten, das Zurückgreifen auf einen Talent-Pool, Empfehlungen, etc.

TIPP: Die Personalsuche kann durch den Einsatz eines Bewerbermanagementsystems, wie etwa des onlyfy one Bewerbungsmanagers, wesentlich erleichtert werden.

  • Auswahl der nachfolgenden Person: Hierzu können die gängigen Methoden, wie Interview, Assessment-Center, Probearbeit, etc., eingesetzt werden.
  • Planung der Übergabe: Wie soll die schrittweise Übergabe erfolgen? Welche Aufgaben übernimmt die neue Person am Anfang und für wie lange?
  • Umsetzung und Evaluation: Durchführung des Wechsels nach der festgelegten Planung und anschließende Befragung der Mitarbeitenden, um für die Zukunft daraus zu lernen.

Nachfolge besser intern oder extern?

Für eine einheitliche und effiziente Nachfolgeplanung sollten Sie festlegen, ob Sie den Schwerpunkt mehr auf eine interne oder eine externe Rekrutierung legen möchten. Doch welche Vorteile bringen die beiden Wege jeweils?


Vorteile interne Besetzung


Vorteile externe Besetzung
Die nachfolgende Person ist bereits mit Organisationsstruktur vertraut => kürzere Einarbeitungsdauer

Innovationskraft

Hard- und Soft-Skills sind bekannt

Vermeidung von Betriebsblindheit
Bindung ans Unternehmen wird gestärkt und folglich Motivation erhöht
neue Kontakte/Networking
evtl. höhere Akzeptanz in Führungspositionen

Tipps für die Praxis

Um die Nachfolgeplanung erfolgreich durchzuführen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Beginnen Sie frühzeitig mit der Nachfolgeplanung. Nur dadurch sind eine langfristig angelegte, vorausschauende Planung und eine schrittweise Einarbeitung neuer Mitarbeitender möglich.
  • Planen Sie ausreichend finanzielle Ressourcen ein. Die Nachfolgeplanung ist meist sehr kostenintensiv, zahlt sich aber auf lange Sicht aus, da der Ausfall einer Schlüssel-Position (über längeren Zeitraum) in der Regel weit mehr Kosten verursachen würde.
  • Beziehen Sie die bestehenden Mitarbeitenden in die Nachfolgeplanung mit ein, beispielsweise beim Erstellen des Anforderungsprofils.
  • Legen Sie den Fokus nicht nur auf die nachfolgende Person, sondern bringen Sie dem ausscheidenden Mitarbeitenden ebenfalls Wertschätzung entgegen.
  • Achten Sie nicht nur auf fachliche Qualifikationen, sondern auch darauf, ob die Person menschlich in Ihren Betrieb und die jeweilige Abteilung passt.