Onboarding: Phasen, Prozess und Checkliste zum Download

Sie haben ein neues Talent eingestellt: Herzlichen Glückwunsch! Mit der erfolgreichen Einstellung steht jedoch bereits die nächste, entscheidende Phase bevor: das Onboarding.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie beim Onboarding beachten sollten, wie ein Onboarding-Prozess aussehen könnte und erhalten eine Checkliste zum Downloaden!

Inhalt

Definition: Was bedeutet Onboarding?

Onboarding ist eine Maßnahme des Personalmanagements, die den Prozess ab der Einstellung bis zur vollständigen Integration neuer Mitarbeitenden im Unternehmen beschreibt.

Dabei geht es darum, den Start des Neuzugangs im Unternehmen und die fachliche Einarbeitung bestmöglich zu unterstützen.

Ein gelungenes Onboarding ermöglicht es neuen Mitarbeitenden nicht nur, sich schnell in der Tätigkeit zurechtzufinden. Es sorgt außerdem dafür, dass die Verbundenheit zum Unternehmen früh gestärkt wird und damit einer Frühfluktuation vorgebeugt werden kann.

Was heißt Onboarding auf Deutsch

Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und meint wortwörtlich „An-Bord-Holen“. Im Kontext des Personalmanagements heißt dies also, dass neue Mitarbeitende vom Unternehmen an Bord geholt werden – also gut im Unternehmen und im Team aufgenommen werden.

Welche Vorteile bringt ein gelungenes Onboarding?

Ein gelungener Onboarding-Prozess ist, wie bereits erwähnt, der erste Schritt zu einer langfristigen Mitarbeiterbindung. Insgesamt gibt es darüber hinaus jedoch etliche weitere Vorteile für Sie als Unternehmen:

Produktivitäts- und Motivationssteigerung: Mitarbeitende, die einen freundlichen und gut infromierten Start im Unternehmen genossen haben, sind in der Regel motivierter für die anstehenden Aufgaben und weisen dementsprechend eine höhere Produktivitätsrate auf. Diese wird zusätzlich gesteigert, da Mitarbeitende schneller in ihre Rolle eingearbeitet werden und dementsprechend schneller produktiv arbeiten können.
Geringere Fluktuationsrate: Wenn Sie vor, am und nach dem ersten Arbeitstag einen positiven Eindruck machen, erhöht dies die Mitarbeiterbindung. Und diese wiederum reduziert das Risiko von Frühfluktuation immens, was wiederum ganz wesentliche finanzielle Implikationen für Sie mit sich bringt. Denn die Kosten für Mitarbeitende, die kurz nach der Einstellung kündigen, sollten Sie keineswegs unterschätzen.
Stärkung Ihrer Arbeitgebermarke: Mit einem gelungenen Onboarding stärken Sie außerdem Ihre Arbeitgebermarke, Mitarbeitende sind eher geneigt, Sie als Arbeitgeber weiterzuempfehlen und geben Ihnen im besten Fall bereits nach wenigen Tagen eine positive Bewertung auf kununu.

Wie läuft das Onboarding neuer Mitarbeiter·innen ab?

Das Onboarding neuer Mitarbeiter·innen beginnt bereits lange, bevor diese zum ersten Arbeitstag in Ihr Unternehmen kommen. Vielmehr sollten Sie bereits vorab im Zuge eines Pre-Onboardings einige Maßnahmen umsetzen, die für einen guten Start im Unternehmen und einen gelungenen Übergang von der Candidate Journey in die Employee Journey sorgen.

In der Regel ist das Onboarding als Prozess organisiert, der sich in mehrere Phasen unterteilen lässt. Je nach Phase sind unterschiedliche Maßnahmen und Informationen wesentlich. Wie genau ein Onboarding-Prozess aussehen kann, erfahren Sie im Folgenden.

Wie sieht ein Onboarding-Prozess aus? Welche Phasen gibt es?

Zwar gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Modellierungen, wie ein Onboarding-Prozess aussehen kann, diese folgen jedoch stets einer ähnlichen Struktur. So lässt sich jeder Onboarding-Prozess in eine Phase vor dem ersten Arbeitstag, dem Onboarding am ersten Arbeitstag und den Wochen danach gliedern.

Diese Phasen nennen sich:

Vorbereitungsphase (vor dem ersten Tag)
Orientierungsphase (am ersten Tag)
Integration (nach dem ersten Tag)

In der Regel hat es sich dabei jedoch etabliert, eine tiefergehende Unterscheidung der Phasen nach dem ersten Arbeitstag vorzunehmen, da die Informationserfordernisse in der ersten Arbeitswoche etwa völlig andere sind als in den Monaten danach.

Hier werden deshalb fünf Stationen des Onboardings unterschieden:

1. Pre-Onboarding

Das Pre-Onboarding beginnt in der Regel mit der Unterzeichnung des Arbeitvertrags und endet mit dem ersten Arbeitstag des Mitarbeitenden. Hier fallen im Wesentlichen zwei wichtige Aufgaben für Sie im Human-Ressource-Management an:

Die regelmäßige Kontaktpflege mit den neuen Mitarbeitenden
Die Vorbereitung des ersten Arbeitstages bzw. des gesamten Eintritts ins Unternehmen

Diese Aufgaben lassen sich in eine Vielzahl an Tätigkeiten gliedern. Hier finden Sie eine Übersicht der Dinge, die Sie im Pre-Onboarding beachten sollten:

Informationen an Einsteiger·innen: Geben Sie Ihrem Neuzugang rechtzeitig Bescheid, wann dieser wo sein sollte und welche Dinge beim ersten Arbeitstag benötigt werden. Ein kurzer Abriss, was Mitarbeitende am ersten Arbeitstag erwartet, erleichtert den Einstieg zusätzlich.
Vorbereitung der benötigten Utensilien: Diese Aufgabe ist natürlich besonders wichtig. Achten Sie darauf, dass sämtliches Equipment, sowohl Hard- als auch Software, bereit ist, wenn Ihre neuen Mitarbeitenden zum ersten Arbeitstag in Ihr Unternehmen kommen. Auch Handouts, Präsentationen und Inhalte zum Selbststudium sollten Sie am ersten Tag bereits vorbereitet haben. Für einen besonders positiven Eindruck zum Start empfiehlt es sich außerdem, ein kleines Goodie-Bag mit einigen netten Aufmerksamkeiten vorzubereiten.
Interne Abstimmungen: Informieren Sie alle im Unternehmen Beteiligten über den Neueinstieg. Das involviert viele Schnittstellen, wie etwa weitere Kolleg·innen aus der Fachabteilung, die IT, das Office-Management und und und. So gewährleisten Sie, dass jede·r weiß, was am ersten Tag zu tun ist.
Tag eins strukturieren: Der erste Arbeitstag ist natürlich ein ungemein wichtiger. Hier sollten Sie bereits einen etablierten Onboarding-Prozess definiert haben, den der Neuzugang durchlaufen wird. Hier gehören etwa Office-Führungen, Einschulungen, allgemeine Informationen, ein Kennenlernen im Team, ein gemeinsames Lunch etc. dazu. All das sollte jedenfalls gut geplant sein!
Über den ersten Arbeitstag hinaus planen: Ernennen Sie einen Buddy im Team, der für die Einschulung verantwortlich ist, planen Sie bereits erste Termine (gerne bereits vorab mit Einladungen auf den freigeschalteten Mail-Account Ihres Neuzugangs) und strukturieren Sie die gesamte erste Arbeitswoche des neuen Mitarbeitenden. Diese Planung sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag erfolgen. Gleichzeitig sollten Sie es vermeiden, Ihren Neuzugang in der ersten Woche mit Terminen, Abstimmungen und Inhalten zu überfluten.
Einarbeitungsplan erstellen: Die Informationen aus den oben genannten Punkten sollten Sie übersichtlich in einem Einarbeitungsplan darstellen – wobei Sie sich in diesem auf die fachliche Einarbeitung des Neuzugangs fokussieren.
Zuständigkeiten klären: Nicht nur innerhalb des gesamten Unternehmens, auch im konkreten Team des Neuzugangs sollten Sie die Zuständigkeiten für den Onboarding-Prozess klären. Wer ist für die Einschulung in welchem Themenbereich zuständig? Wer übernimmt die Buddy-Funktion? Welche Schnittstellen-Personen gilt es persönlich kennenzulernen? All das sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag geklärt sein

2. Der erste Arbeitstag

Wie bereits erwähnt, sollte der erste Arbeitstag gut geplant sein, um dem Neuzugang einen möglichst angenehmen Start ins Unternehmen zu ermöglichen. Grundsätzlich sollte der erste Arbeitstag folgende Teilschritte beinhalten:

Einführung ins Unternehmen: Eine kurze Präsentation über das Unternehmen und über den Team-Spirit sollte am ersten Tag keinesfalls fehlen. Hier sollten Sie auch allgemeine Informationen vonseiten der IT und HR inkludieren, wie etwa Zeiterfassung, Zugangsmanagement etc. Hier gilt es zudem, die Unternehmensidentität zu vermitteln, um die Zugehörigkeit zu stärken. Ein Rundgang durch den Unternehmensstandort darf natürlich auch nicht fehlen! Hier finden Sie Informationen, was Sie im Falle eines vollständigen Remote-Onboardings beachten sollten.
Übergabe der wichtigsten Utensilien: Am ersten Arbeitstag sollten Mitarbeitende außerdem alle Materialien erhalten, die diese für die tägliche Arbeit benötigen. Dazu zählt bei Büroarbeitsplätzen etwa der Laptop oder im Blue-Collar-Bereich allfällige Arbeits- sowie Schutzkleidung. Zudem sollten Sie eine Zugangskarte und dergleichen an Ihre neuen Mitarbeitenden übergeben.
Kennenlernen im Team: Auch, wenn ein Kennenlernen im Team vielfach bereits einen wichtigen Teil des Recruiting-Prozesses darstellt, sollten Sie auch an Tag eins Zeit für ein Get-together mit dem zukünftigen Team einplanen. Ein gemeinsames Mittagessen oder die nachmittägliche Kaffeepause etwa eignen sich wunderbar für eine kurze Vorstellungsrunde.
Informationen zum weiteren Onboarding-Prozess: Sie sollten außerdem bereits am ersten Tag eine kurze Vorschau geben, was den Neuzugang an den weiteren Tagen bei Ihnen im Unternehmen erwarten wird. Dies können Sie wunderbar im Zuge einer ersten Präsentation klären, in der Sie zum Schluss kurz das weitere Vorgehen umreißen.

3. Die erste Arbeitswoche

Die erste Arbeitswoche dient nun dazu, die Inhalte des ersten Tages zu vertiefen – möglicherweise konnten Sie auch nicht alles unterbringen und müssen einzelne Punkte im Laufe der ersten Arbeitswoche nachholen.

Zudem sollte in der ersten Arbeitswoche der fachliche Einstieg in die zukünftige Rolle stattfinden. Insgesamt gibt es eine Vielzahl an wichtigen Tätigkeiten, hier finden Sie eine Übersicht:

Kennenlernen der wichtigsten Kolleg·innen: Es lohnt sich, ausreichend Zeit für das Kennenlernen aller Kolleg·innen einzuplanen, mit denen der Neuzugang in der täglichen Arbeit zu tun haben wird. Dies sind in der Regel weitaus mehr Personen als nur die Mitglieder des Teams. Kurze One-on-One-Termine oder in kleineren Runden haben sich hier in der Praxis etabliert. Dabei sollte neben dem fachlichen Austausch jedenfalls auch die persönliche Komponente nicht zu kurz kommen.
Erste fachliche Aufgaben: Der Neuzugang wird nun auch langsam zu den fachlichen Aufgaben hingeführt. Sie sollten deshalb bereits erste Arbeitsaufträge an neue Mitarbeitende übergeben, dabei jedoch eine enge Betreuung durch Kolleg·innen anbieten.
Rechtliches und Prozesse klären: In jedem Unternehmen gibt es bestimmte Prozesse. Diese sollten dem Neuzugang im Laufe der ersten Arbeitswoche nähergebracht werden. Zudem sollten Sie auch die rechtlichen Themen behandeln – etwa, wenn es um Arbeitssicherheit oder SOPs (Standard Operating Procedures) geht.
Tiefergehende Informationen zum Unternehmen und den Produkten: Gehen Sie unbedingt auch in den ersten Tagen tiefergehend auf Ihr Unternehmen ein. Stellen Sie die Ziele vor, die Unternehmenskultur, bisher Erreichtes und zukünftige Ambitionen. Und erklären Sie die Produkte, Ihr Geschäftsmodell und machen Sie im besten Fall deutlich, welchen Beitrag Ihr Bereich zum Gesamterfolg leistet. Denn das ist ein großer Motivator für viele Menschen.

4. Die ersten Wochen

Der Beginn ist geschafft, der Neuzugang hatte übers Wochenende Zeit, die ersten Eindrücke auf sich wirken zu lassen. Das Onboarding ist hier aber noch lange nicht vorbei, in den ersten Wochen nach Eintritt sollten Sie vor allem folgende Dinge auf dem Zettel haben:

Regelmäßiges wechselseitiges (!) Feedback: Fragen Sie nach! Und zwar, wie Ihr Neuzugang die ersten Tage erlebt hat, was gefallen hat und was weniger. Gehen Sie mit Kritik offen um und versuchen Sie, auf die Wünsche und Bedürfnisse neuer Mitarbeitender einzugehen. Ihr Ziel ist es, diesen einen möglichst guten Rahmen für die tägliche Arbeit zu bieten.
Kontinuierlich mehr Informationen: Sie werden einiges an Informationen in der ersten Woche bereits weitergegeben haben. Diese können Sie nun vertiefen bzw. um weitere wichtige Aspekte erweitern. Wichtig ist es nämlich, neue Mitarbeitende nicht mit einer Welle an neuen Informationen zu überfordern, sondern diese zu portionieren. Hier gilt: Das Wichtigste zuerst!
Fachliche Aufgaben steigern: Übertragen Sie nach und nach größere Projekte, anspruchsvollere Aufgaben und fahren Sie die Begleitung kontinuierlich zurück. Die Unterstützung durch zuständige Kolleg·innen sollte jedoch jederzeit möglich sein und vom Neuzugang in Ansproch genommen werden. So ermöglichen Sie einen runden Prozess.

5. Die ersten Monate – bis zum Ende des Onboardings

Nun sollte die·der neue Mitarbeiter·in bereits gut in Ihrem Unternehmen angekommen sein. Jetzt gilt es, das Onboarding langsam ausklingen zu lassen, bis sich Ihr Neuzugang vollkommen im Unternehmen angekommen und integriert fühlt.

Folgende Punkte sind in dieser Phase wichtig:

Regelmäßige Gespräche: Auch in dieser Phase ist es wichtig, dass Sie zuhören und sich artikulieren. Es geht darum, dem Neuzugang Feedback zu geben und solches entgegenzunehmen, um mögliches Konfliktpotenzial früh abzufedern und die wechselseitigen Wünsche abzuklären.
Teambuilding: Bestenfalls fällt in diese Phase auch ein Teambuilding-Event, das in einem lockeren Rahmen ermöglicht, sich gegenseitig besser kennenzulernen. So stärken Sie den Zusammenhalt im Team und neue Mitarbeitende können ihre Kolleg·innen auch auf persönlicher Ebene besser kennenlernen.
Angebot zur Fort- und Weiterbildung: Bieten Sie bereits in dieser Phase diverse Möglichkeiten für neue Mitarbeitende, sich fort- und weiterzubilden, um bestmöglich für die beruflichen Aufgaben vorbereitet zu sein. Hier ist es wichtig – ganz nach dem Prozess der Personalentwicklung – gut hinzuschauen und zu definieren, welche Fortbildung auch wirklich Sinn macht.

Grafik – Phasen im Onboarding-Prozess

Die vorgestellten fünf Phasen lassen sich auch als drei Phasen darstellen. Zunächst findet das Pre-Onboarding statt, dann folgt der erste Arbeitstag als „Höhepunkt“ des Onboardings, ehe schließlich die Phase der ersten Arbeitstage, – wochen und -monate ansteht.

Hier finden Sie eine graphische Darstellung, die den Onboarding-Prozess in drei bzw. fünf Phasen zeigt.

So können Sie den Onboarding-Prozess unterteilen

Wie lange dauert ein Onboarding-Prozess?

Die Dauer des Onboarding-Prozesses kann je nach Stelle und Komplexität stark variieren. So kann die Pre-Onboarding-Phase bereits einige Monate in Anspruch nehmen, falls der Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag – etwa aufgrund langer Kündigungsfristen – besonders lange ausfällt.

Zudem hat auch die Komplexität der Position Einfluss auf die Dauer des Onboardings. Einige Mitarbeitende können Sie in wenigen Wochen einarbeiten, andere wiederum benötigen bis zum Abschluss des Onboardings einige Monate.

Als Faustregel können Sie davon ausgehen, dass ein·e neue·r Mitarbeiter·in nach spätestens einem Jahr vollständig eingearbeitet und ins Unternehmen integriert ist. Dies geht weit über die täglichen Arbeitsabläufe hinaus, sondern meint auch die vollständige kulturelle Integration in das Unternehmen.

Exkurs: Digitales Onboarding

Einige Unternehmen sehen sich mit der zusätzlichen Herausforderung konfrontiert, dass Onboarding-Prozesse zusehends im digitalen Raum stattfinden. Ein rein digitales Onboarding zeichnet sich natürlich durch gesteigerte Komplexität aus, im Wesentlichen durchlaufen Sie aber auch hier die angeführten drei bzw. fünf Phasen.

Zudem ist es aber wichtig, dass Sie im digitalen Onboarding einige Punkte beachten, um ein gutes Willkommen auch im Remote-Setting zu gewährleisten. Diese Dinge sollten Sie in Betracht ziehen:

Organisation ist alles: Mehr noch als im persönlichen Onboarding ist es hier entscheidend, dass Sie über eine gute Planung verfügen. Richten Sie regelmäßige Termine zum Austausch – wie etwa kurze Coffee Talks – ein, planen Sie Feedback-Termine und erstellen sie einen detaillierten Onboarding-Plan.
Buddy-Programme: Auch ein Buddy-Programm bietet sich im Zuge eines digitalen Onboardings ganz besonders an, da es hier noch einmal wichtiger ist, eine konkrete Ansprechperson zu haben, an die sich Neuzugänge bei Fragen wenden können.
Sorgen Sie für eine zentrale Anlaufstelle: Neue Mitarbeitende sollten im Zuge eines digitalen Onboardings über Zugriff auf eine zentrale Hub-Seite verfügen, auf der die wichtigsten Dokumente verfügbar sind. Das kann ein geteilter Ordner in der Cloud oder das Interface einer Software-Lösung sein.
E-Learning als Einführung: Bieten Sie Einschulungen als E-Learnings an, die von den neuen Mitarbeitenden im Selbststudium durchgefürht werden können. So haben Sie ein auf das Remote-Setting optimiertes Format, das die fachliche Einarbeitung erleichtert.
Ausreichend und hochwertiges Equipment zur Verfügung stellen: Um erfolgreich aus einem Remote-Setting arbeiten zu können, benötigt es das richtige Equipment. Hier sollten Sie ausreichend und hochwertige Utensilien (Laptop, Headset, Monitor & Co) zur Verfügung stellen. Das erhöht gleichzeitig die Zufriedenheit der neuen Mitarbeitenden, die sich mit dem Equipment gut ausgerüstet fühlen.

Onboarding Checkliste: PDF-Download

Nützlich im Onboarding ist es außerdem, nach einer strukturierten Onboarding-Checkliste vorzugehen. Hier finden Sie eine beispielhafte Vorlage für eine Onboarding-Checkliste als PDF-Download.

Onboarding-Checkliste (PDF)

Modernes Onboarding – Fazit

Der Onboarding-Prozess umfasst also einige Schritte und Phasen, die Ihnen für den Einstieg neuer Mitarbeitender in Ihrem Unternehmen eine gute Orientierung geben. Wichtig für einen gelungenen Onboarding-Prozess ist es, dass Sie diesen gut planen und vorbereiten.

Zudem sollten Sie im Zuge des gesamten Prozesses gut hinhören: Was gefällt neuen Mitarbeitenden? Was nicht? Insbesondere in den späteren Phasen, in denen die fachliche Einarbeitung sowie die Integration ins Team im Fokus steht, sollten Sie einen individuellen Prozess bieten, der sich an den Bedürfnissen des Neuzugangs orientiert.

In diesem Glossar-Eintrag haben Sie zudem eine Onboarding-Checkliste erhalten, die es Ihnen in Zukunft erleichtert, alle wichtigen Punkte in der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden zu berücksichtigen.