Ab einer gewissen Größe kommen Unternehmen schlichtweg nicht mehr daran vorbei, eine Personalabteilung in ihrem Betrieb zu errichten. Zu umfangreich sind die Tätigkeiten, die in Zusammenhang mit der Belegschaft anfallen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was unter einer Personalabteilung zu verstehen ist, welche Aufgaben hineinfallen und erhalten Impulse für eine zielgerichtete Organisation.
Inhalt
- Personalabteilung: Was ist das?
- Personalabteilung Aufgaben: Welche sind wichtig?
- Die Aufgabenbereiche der Personalabteilung im Detail
- Personalabteilung Positionen: Welche gibt es?
- Fazit
Personalabteilung: Was ist das?
Eine Personalabteilung ist in Unternehmen mit den verschiedensten Aufgaben in Zusammenhang mit der Belegschaft des Unternehmens betraut. Dies beginnt bei der Personalbeschaffung geht über zur Personalverwaltung und reicht bis hin zum strategischen Personalcontrolling.
Personalabteilungen bestehen in der Regel demnach aus diversen spezialisierten Teams, die für verschiedene Aufgabenbereiche verantwortlich sind. Eine Aufgliederung in unterschiedliche Teams ist jedoch erst ab einer gewissen Unternehmensgröße ratsam, zuvor agieren kleine Teams als Generalist·innen.
Eine Personalabteilung nimmt in der Praxis häufig sowohl eine Service-Funktion als auch eine strategische Rolle ein und gilt als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte, wenn Personalfragen aufkommen. Zudem ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat typisch.
Der Begriff der Personalarbeit ist eng mit dem Personalwesen, dem Personalmanagement und dem Human-Resource-Management verwoben. In der Regel stellt die Personalabteilung hier die organisationale Einheit im Unternehmen dar, die für die Aufgabenerfüllung von Personalwesen & Co verantwortlich ist.
Personalabteilung Aufgaben: Welche sind wichtig?
Da eine Personalabteilung für sämtliche Personalfragen verantwortlich ist, erstreckt sich ein breites Aufgabenfeld für diese Organisationseinheit. In der Regel fallen Tätigkeiten von der Suche nach neuen Mitarbeitenden bis zum Ausscheiden ehemaliger an – also Aufgaben über den gesamten Personallebenszyklus hinweg.
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Aufgaben der Personalabteilung, im nächsten Kapitel werden diese im Detail vorgestellt:
- Personalplanung: Nutzung verschiedener Instrumente, um zu ermitteln, wie viel Personal mit welcher Qualifikation in Zukunft vorhanden sein muss.
- Personalstrategie: Entwicklung einer langfristigen strategischen Ausrichtung für die gesamte Personalarbeit im Unternehmen.
- Personalbeschaffung: Ableiten von verschiedenen Maßnahmen, um den geplanten Personalbestand zu erreichen.
- Personalverwaltung: Diverseste administrative Aufgaben, die das Personal des Unternehmens betreffen (bspw. Zeiterfassung, Personalakte führen).
- Entgeltabrechnung Sämtliche Aspekte der Lohnverrechnung bzw. Gehaltsabrechnung – auch Steuerfragen sind hier zentral.
- Personalcontrolling: Analytische Aufgaben das Personal betreffend, wie etwa Performance Measurements. Dient der strategischen Entscheidungsfindung.
- Mitarbeiterbindung, Unternehmenskultur und Kommunikation im Unternehmen: Vielfältige Maßnahmen zur Schaffung eines attraktiven und positiven Arbeitsumfeldes (Teilbereiche hiervon müssen nicht zwingend innerhalb der Personalabteilung organisiert sein).
- Personalentwicklung: Überblick über die Weiterentwicklung des bestehenden Personals und zentralisierte Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen.
- Personalaustritt: Abwicklung sämtlicher administrativer Aufgaben, die mit einem Personalaustritt einhergehen (Abrechnung, Arbeitszeugnis, Abmeldung).
Die Aufgabenbereiche der Personalabteilung im Detail
Es gibt also vielfältige Aufgabenbereiche, die in einer Personalabteilung und ihren untergeordneten Teams abgewickelt werden.
Im Folgenden werden die verschiedenen Bereiche im Detail vorgestellt:
Personalplanung
Die Personalplanung ist eine in die Zukunft gerichtete Aufgabe einer Personalabteilung. Dabei geht es darum, künftige, das Personal betreffende Maßnahmen zu planen. Hierunter fällt etwa auch die Personalbedarfsplanung, die aufzeigen soll, wie viele Mitarbeitende mit welcher Qualifikation zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung stehen sollen.
Aber auch der optimale Personaleinsatz der bestehenden Belegschaft kann durch die Personalplanung mittelfristig vorausgeplant werden.
Mehr zum Thema finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zu Personalplanung!
Personalstrategie
Auch bei der Personalstrategie handelt es sich um eine weitgehend planerische Aufgabe. Hierbei geht es darum, das Personalmanagement langfristig auszurichten – im Wesentlichen steht der Begriff also für die Ausrichtung der Personalabteilung und den damit verbundenen Aufgabenbereichen.
Mit Blick auf die Personalstrategie ist es wichtig, diese eng an der Unternehmensstrategie auszurichten – in der Regel wird zunächst diese definiert, die Personalstrategie wird in weiterer Folge davon abgeleitet.
Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Personalstrategie!
Personalbeschaffung
Die Personalbeschaffung ist nun eine deutlich operativere Aufgabe der Personalabteilung – zumeist wird Sie von entsprechenden Recruiting-Teams umgesetzt. Je nach Personalbedarf, können diese Teams durchaus einige Mitarbeitende umfassen.
In die Personalbeschaffung fallen vielfältige Aufgaben: vom Schalten von Stellenanzeigen, dem Betreuen von Bewerbungsprozessen über die Personalauswahl bis hin zum Employer Branding, um eine positive Arbeitgebermarke zu schaffen.
Mehr zum Thema finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Personalbeschaffung.
Personalverwaltung
In der Personalverwaltung werden verschiedene administrative Tätigkeiten zusammengefasst: Hierbei geht es darum, dass die Personalarbeit im Unternehmen entsprechenden Regeln und Pflichten nachkommt, etwa mit Blick auf die Zeiterfassung.
Die Personalverwaltung stellt sicher, dass die Mitarbeitenden eines Unternehmens ein in Hinblick auf die Personalprozesse positives und reibungsloses Umfeld vorfinden. Häufig ist dieses Aufgabengebiet mit der Arbeit mit sensiblen Daten verbunden, weshalb der Datenschutz hier einen hohen Stellenwert einnimmt.
Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Personalverwaltung!
Entgeltabrechnung
Die Entgeltabrechnung ist eng mit der Gehaltsabrechnung verbunden und wird in Unternehmen auch als Payroll bezeichnet. Dies ist eine wichtige Funktion im Unternehmen, da eine ordnungsgemäße und pünktliche Gehaltsverrechnung ein zentraler Treiber für die Mitarbeiterzufriedenheit ist.
Hierbei sind neben den entsprechenden Rechnungen auch steuerrechtliche Aspekte von großer Bedeutung. Vor allem kleinere Unternehmen lagern die Entgeltabrechnung oftmals an externe Anbieter aus.
Personalcontrolling
Beim Personalcontrolling handelt es sich um ein wichtiges Steuerungsinstrument für die gesamte Personalabteilung. Auf Basis klarer Kennzahlen werden verschiedene Personalprozesse überprüft und ferner datenbasiert gesteuert.
Das Personalcontrolling kann in den diversen Aufgabenbereichen der Personalabteilung zum Einsatz kommen – in der Personalgewinnung etwa ist die Arbeit mit Recruiting-KPIs verbreitet, um Recruiting-Prozesse datenbasiert zu hinterfragen und zu optimieren.
Mehr zum Thema finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Personalcontrolling!
Mitarbeiterbindung, Unternehmenskultur und Kommunikation im Unternehmen
Bei diesem Aspekt der Personalarbeit kann es in vielen Unternehmen vorkommen, dass diese als dezentrale Teams organisiert sind, die die Unternehmenskultur beispielsweise vorantreiben.
Die Kommunikation im Unternehmen, auch interne Kommunikation genannt, hingegen wird häufig in Kommunikations- oder Marketing-Abteilungen organisiert. Gleichzeitig ist es nicht unüblich, diese drei Funktionen der Personalabteilung zuzuordnen.
Im Wesentlichen geht es hierbei darum, verschiedene Maßnahmen zu setzen, um die Rahmenbedingungen der Arbeit zu verbessern und damit Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu steigern.
In vielen Betrieben werden diese Tätigkeiten unter Retention Management zusammengefasst. Mehr zu dieser Disziplin finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Retention Management.
Personalentwicklung
Mit der Personalentwicklung kommen vielfältige Aufgaben auf die Personalabteilung zu. Wird diese als strategische Aufgabe begriffen, können verschiedenste Planungsprozesse anfallen, die mögliche Entwicklungspotenziale der Belegschaft ermitteln und entsprechende Maßnahmen ableiten.
Jedenfalls aber unterstützt die Personalentwicklung in der Auswahl und Organisation von Personalentwicklungsmaßnahmen – diese können sowohl intern als auch extern abgewickelt werden. In einigen Unternehmen werden zudem spezialisierte Entwicklungsprogramme ins Leben gerufen.
Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Personalentwicklung!
Personalaustritt
Schließlich ist auch der Personalaustritt und dessen Abwicklung als wichtiger Aufgabenbereich der Personalabteilung zu nennen. Hierbei fallen diverse administrative Aufgaben an, die zumeist durch entsprechende Leitlinien reglementiert sind.
Ein Beispiel hierfür wäre etwa die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses an die·den ausscheidende·n Mitarbeiter·in. Dieses wird zumeist in Zusammenarbeit mit der entsprechenden Fachabteilung realisiert.
Organisation einer Personalabteilung
Wie bereits mehrfach erwähnt, hängt die Größe – und damit auch die Organisation – einer Personalabteilung zu einem nicht unwesentlichen Teil von der Größe des Unternehmens ab. Kleine Unternehmen etwa haben hier oftmals keine Person angestellt und wickeln sämtliche Aufgaben über externe Dienstleister ab.
Größere Unternehmen hingegen mit tausenden Beschäftigten unterhalten oftmals Personalabteilungen mit den verschiedensten Teams und einer hohen Belegschaftszahl. Hier werden auch gesonderte Teams für spezielle Aufgaben, wie etwa Employer Branding, geschaffen.
Der Frage, wie groß eine geeignete Personalabteilung sein sollte, haben sich in der Vergangenheit auch Studien angenähert. Demnach seien im Durchschnitt rund 2,6 Vollzeitstellen pro 100 Mitarbeitende des Unternehmens typisch – in kleineren Unternehmen (unter 250 Mitarbeitende) ist der Anteil mit knapp 3,5 Stellen pro 100 Mitarbeitende deutlich höher.¹
Im Folgenden finden Sie einige Handlungsempfehlungen, wenn Sie dabei sind, eine Personalabteilung in Ihrem Betrieb einzuführen bzw. neu aufzustellen.
Überblick verschaffen
Unternehmen, die damit beginnen, eine Personalabteilung zu strukturieren, sollten sich zunächst einen Überblick über all die Aufgaben verschaffen, die derzeit im Zuge der Personalarbeit anfallen. Zudem soll in die Zukunft gerichtet ermittelt werden, welche Tätigkeiten künftig dazukommen könnten.
In weitere Folge lohnt es sich, einige Aufgaben zu clustern und aufzuzeigen, welche Aufgabengebiete, die mehrere Tätigkeiten beinhalten, in Zukunft gemeinsam in einer kleinen Einheit oder von einer dezidierten Person realisiert werden können.
Schließlich sollten Sie auch eine Priorisierung vornehmen: Welche Tätigkeiten sind besonders wichtig? Welche möchten Sie unbedingt im Unternehmen abwickeln? Welche haben nachgelagerte Relevanz für Ihren Betrieb?
In-house oder extern
In weiterer Folge sollten Sie ermitteln, wie viel Arbeitsaufwand mit der Abwicklung der verschiedenen Aufgaben anfallen dürfte – hier sind Schätzungen ein probates Mittel, zudem könnten Sie versuchen, an Erfahrungswerte aus anderen Unternehmen zu gelangen.
Nun können Sie abschätzen, wie viel Zeit – und damit Arbeitskraft – notwendig ist, um die Personalarbeit in einer internen Abteilung abzuwickeln. Die damit verbundenen Kosten können Sie in weiterer Folge mit den Outsourcing-Kosten vergleichen, die bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern anfallen würden.
Nun können Sie sich dafür entscheiden, welche Tätigkeiten intern abgewickelt werden und welche in Zusammenarbeit mit externen Partnern. Darauf basierend wissen Sie auch, wie viele Mitarbeitende die intern abgewickelten Aufgabenbereiche in etwa erfordern.
Etablierung einer ersten Personalabteilung
In der Regel wird jedenfalls eine Generalisten-Rolle in Ihrem Unternehmen für Human-Resource-Management geschaffen, die in vielfältigen Themenbereichen bewandert ist. Diese kann viele der eingangs erwähnten Aufgabenfelder abwickeln.
Insbesondere die Lohnverrechnung wird häufig in Zusammenarbeit mit externen Partnern erledigt. Auch Teile des Recruitings werden häufig ausgelagert, gleichzeitig gibt es viele kleine Personalabteilungen, die bereits Personen für die Personalgewinnung abstellen. So wird den erschwerten Bedingungen in der Personalgewinnung zu Zeiten des Fachkräftemangels Rechnung getragen.
Mit smarten Software-Lösungen wie einem Bewerbermanagementsystem haben auch kleine Teams die Möglichkeit, äußerst effizient zu arbeiten – insbesondere hinsichtlich der administrativen Prozesse in der Personalbeschaffung lässt sich durch die Verwendung von Tools wie dem onlyfy one Bewerbungsmanager viel Zeit einsparen.
Eine Lösung für den gesamten Recruiting-Prozess
Der onlyfy one Bewerbungsmanager vereint den gesamten Recruiting-Prozess in einer Lösung: vom Suchen bis zum Gewinnen neuer Mitarbeiter·innen.
Wie konkret Ihre Personalabteilung in weiterer Folge aber strukturiert werden sollte, lässt sich nicht pauschalisieren. Dies ist zu stark von Ihrem inhaltlichen Fokus, der Größe der Abteilung und der Unternehmensgröße abhängig.
Fazit
Eine Personalabteilung ist ein wesentlicher Teilbereich von Unternehmen – insbesondere in großen Betrieben kommen hier oftmals verschiedenste Spezialist·innen-Teams mit etlichen Mitarbeitenden zum Einsatz.
Aus gutem Grund, schließlich ist das Aufgabenfeld einer Personalabteilung breit gefasst. Von der Suche nach neuen Mitarbeitenden über die gesamte Verwaltung bis zu deren Austritt gibt es vielfältigste Aufgaben für die Personalabteilung.
Die Größe und Struktur einer Personalabteilung hängt stark von der Unternehmensgröße und der Entscheidung ab, welche Tätigkeiten durch eine interne Abteilung abgewickelt werden. In der Regel beginnt eine neu geschaffene Personalabteilung jedoch mit einer generalistischen Position.
¹ Society of Human Resource Management, Workforce Analytics: A Critical Evaluation. How organizational staff size influences HR metrics, 2015.
