Personalauswahl: Instrumente, Bewertungsmatrix und Personalauswahlverfahren

Die richtigen Mitarbeitenden sind zunehmend der entscheidende Faktor, um als Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig zu sein. Damit steigt die Relevanz der Personalauswahl: Schließlich geht es dabei darum, sich treffsicher für die passendsten Mitarbeitenden zu entscheiden.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Instrumente der Personalauswahl es gibt, wie ein Personalauswahlverfahren und eine Bewertungsmatrix aussehen können, damit Sie sich stets für die passendsten Kandidat·innen entscheiden.

Inhalt:

• Definition Personalauswahl
• Instrumente der Personalauswahl
• Gütekriterien Personalauswahl
• Beteiligte der Personalauswahl
• Bewertungsmatrix Personalauswahl
• Personalauswahlverfahren Definition
• Ablauf Personalauswahlverfahren
• Fazit

Definition Personalauswahl: Was ist damit gemeint?

Die Personalauswahl verweist auf jene Tätigkeit im Personalwesen, bei der unter den internen und externen Bewerbenden die jeweils passendsten den offenen Stellen im Unternehmen zugeordnet werden.

Die Personalauswahl inkludiert demnach alle Instrumente und Tätigkeiten, die es im Recruiting ermöglichen, das passendste Talent auszuwählen. Dazu zählen neben der Vorbereitung, wie etwa die Erstellung eines Anforderungsprofils, auch diverse Tätigkeiten, um die Eignung des Talents zu überprüfen.

Dementsprechend beschäftigt sich die Personalauswahl mit der zielgerichteten Besetzung einer offenen Stelle im Unternehmen, wobei es sich dabei um eine bereits jetzt offene, um eine zukünftig offene oder um eine offene Position handeln kann, die neu geschaffen wird und damit in Zukunft zu besetzen ist.

Instrumente der Personalauswahl: Welche sind wichtig?

In der Praxis kommen in der Personalauswahl vielfältige und -schichtige Instrumente zum Einsatz, die von Position zu Position variieren können.

Folgende Instrumente finden in der Personalauswahl häufig Anwendung:

Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil ist so etwas wie eine vorbereitende Maßnahme und ist damit nur im weiteren Sinne der Personalauswahl zuzuordnen. Tatsächlich handelt es sich dabei aber um ein entscheidendes Instrument, um eine treffsichere Personalauswahl überhaupt erst zu ermöglichen.

Ein Anforderungsprofil beschreibt, welche Kriterien ein Talent für eine bestimmte Position erfüllen muss. Zudem ist häufig eine Gewichtung der verschiedenen Anforderungen inkludiert, um deren Wichtigkeit festzuhalten.

Insbesondere im Zuge der Vorauswahl, aber auch beim Vergleich verschiedener, grundsätzlich passender Kandidat·innen kann ein Anforderungsprofil zum Abgleich von gewünschten und vorhandenen Anforderungen herangezogen werden.

Vorselektion mithilfe der Bewerbungsunterlagen

Der häufigste und zumeist erste Schritt der tatsächlichen Personalauswahl ist die Sichtung und Beurteilung der Bewerbungsunterlagen, die auf Ihre Stellenausschreibung eingegangen sind.

Dabei wird das Anforderungsprofil wichtig: Sie als Recruiter·in sollten hier nämlich die vorhandenen Fähigkeiten und Kompetenzen des Talents mit Ihren Anforderungen abgleichen, um nicht-geeignete Kandidat·innen schnell und effizient aussortieren zu können.

Neben den konkreten Anforderungen für die Stelle können Sie in diesem Schritt auch folgende Kriterien in Ihre Bewertung miteinbeziehen:

• Gründlichkeit und Sorgfalt: Sind die Unterlagen vollständig übermittelt und frei von Fehlern? Dies gibt Aufschluss über die Sorgfalt des Talents.
• Motivation für die Stelle: Sollten Sie ein Motivationsschreiben für die Stelle gefordert haben, sollten Sie überprüfen, wie das Talent die Motivation für die konkrete Position argumentiert.

(Online)-Testverfahren

Bei den (Online)-Testverfahren können diverse Typen unterschieden werden. Grundsätzlich geht es aber darum, die Eignung und Qualifikation eines Talents zusätzlich durch ein spezielles Verfahren zu überprüfen.

Etabliert haben sich dabei vor allem Tests der kognitiven Fähigkeiten (hier kommen häufig standardisierte Intelligenztests zum Einsatz) sowie Persönlichkeitstests, die auch auf die menschliche Passung der·des Bewerbenden abzielen.

Bei Tests wie diesen beiden erhalten Sie ein konkretes Ergebnis, das etwa den Vergleich verschiedener Talente ermöglicht.

Case Studies und Probearbeiten

Immer häufiger kommen zudem konkrete Arbeitsaufträge zum Einsatz, die von den Bewerbenden auszuarbeiten und für einen Interview-Termin vorzubereiten sind.

Dieses Instrument hat den Vorteil, dass Sie anhand eines praktischen Beispiels Einblicke erhalten, wie Talente mit für die offene Position gängigen Problemstellungen und Aufgaben umgehen.

Bewerbungsgespräche

Der Klassiker unter den Instrumenten der Personalauswahl ist zweifelsohne das Bewerbungsgespräch. Im persönlichen Austausch können Sie sich einen fundierten Eindruck über das Talent machen und mit konkreten Nachfragen ein runderes Bild erhalten.

Was es bei Bewerbungsgesprächen zu beachten gilt, haben wir Ihnen in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Bewerbungsgespräch führen zusammengefasst.

Assessment Center

Bei besonders wichtigen Stellenbesetzungen kommen in der Praxis häufig sogenannte Assessment Center zum Einsatz, die eine noch fundiertere Einschätzung der Bewerbenden ermöglichen.

Diese sind zwar aufwändiger, zeit- und kostenintensiver, ermöglichen zumeist aber auch eine bessere Einschätzung der Passung der Talente für Ihre konkrete Vakanz. Hier finden Sie alles Wissenswerte zum Thema Assessment Center.

Team-Kennenlernen

Auch, wenn es sich bei Team-Kennenlernen, die immer häufiger in Bewerbungsprozessen zum Einsatz kommen, um informelle Treffen handelt, können diese Einfluss auf die Personalauswahl haben.

Merken die künftigen Kolleg·innen etwa, dass ein Talent überhaupt nicht zur Team- und Unternehmenskultur passt, kann dies durchaus einen negativen Einfluss auf die letztendliche Entscheidung haben.

Gütekriterien für Ihre Personalauswahl

Bei den Instrumenten, die Sie in der Personalauswahl anwenden, gelten dieselben drei Gütekriterien wie bei wissenschaftlichen Testverfahren: Objektivität, Reliabilität und Validität nämlich.

Objektivität in der Personalauswahl

Objektivität wird oftmals als oberste Maxime genannt, kann in der Praxis aber nahezu unmöglich vollständig erreicht werden. Dennoch sollten Sie Maßnahmen setzen, um Ihren Auswahlprozess zu objektivieren.

Objektivität meint, dass verschiedene Personen unabhängig voneinander mit Bewertungen zu ähnlichen Ergebnissen gelangen. Umgelegt auf die Personalauswahl bedeutet dies etwa, dass Recruiter·in A und Recruiter·in B dieselbe Person am Ende des Prozesses als die geeignetste festlegen.

Gewährleistet werden kann Objektivität etwa durch standardisierte Testmethoden, die ein faktisches Ergebnis liefern – Beispiele hierfür sind der Online-Intelligenz oder -Persönlichkeitstest.

Zudem ermöglicht ein fundiertes Anforderungsprofil die vergleichende Bewertung von Qualifikationen und Fähigkeiten mehrerer Bewerbender für eine gewisse Position – durch die Gewichtung etwa kann jeder Fähigkeit ein Zahlenwert gegenüberstehen, der bei (Nicht)-Erfüllung auf die Kandidat·innen übertragen wird.

Reliabilität von Instrumenten der Personalauswahl

Die Reliabilität bezieht sich auf die Genauigkeit eines Messergebnisses. Damit kann es in der Personalauswahl also primär auf bestimmte Instrumente übertragen werden, um festzustellen, wie hoch deren Aussagekraft ist.

Ein Beispiel für ein besonders reliables Ergebnis wäre etwa erneut ein genormter Online-Test mit verschiedenen Aufgaben, die jeder·jedem Bewerber·in gleichgestellt wird. Hier kann sehr präzise gesagt werden, wie gut oder schlecht ein·e Teilnehmende·r abgeschnitten hat.

Validität in der Personalauswahl

Validität schließlich bezieht sich darauf, ob tatsächlich das gemessen wird, was gemessen werden soll. Validität sollten Sie am besten auf alle Maßnahmen der Personalauswahl gesamthaft beziehen.

Vergleichen Sie also, wie gut das Talent, für das Sie sich schlussendlich entschieden haben, in der tagtäglichen Arbeit wirklich agiert.

Damit können Sie sagen, wie valide Ihre Personalauswahl ist – und bei einem negativen Ergebnis entsprechende Gegenmaßnahmen treffen, da Ihre Personalauswahl offensichtlich in dieser Form nicht geeignet ist, das passendste Talent zu finden.

Vorsicht: Wenn Sie nur eine Position betrachten, können hier viele zufällige Faktoren zu einem verzerrten Ergebnis führen!

Beteiligte der Personalauswahl: Wer entscheidet mit?

Entlang der Personalauswahl gibt es verschiedene Akteur·innen im Unternehmen, die in die Entscheidungsfindung miteinbezogen werden.

Folgende Personen haben häufig Einfluss auf die Personalauswahl:

• Recruiter·innen
• Führungskraft & ggf. deren Vorgesetzte·r
• Abteilungsleiter·in (wenn nicht gleichzeitig Führungskraft)
• Betriebsrat
• Kolleg·innen (wenn etwa ein Team-Kennenlernen Teil des Bewerbungsprozesses ist)

Wichtig ist, dass Sie sich vor Augen führen, dass all diese Beteiligten andere Aspekte bewerten und priorisieren und dass Sie als Verantwortliche·r für die Personalauswahl unter Umständen gegenläufige Interessen vereinbaren müssen.

Bewertungsmatrix – Personalauswahl

Für besonders standardisierte Verfahren der Personalauswahl kann es sich durchaus lohnen, auf eine sogenannte Bewertungsmatrix zu setzen. Diese ermöglicht es Ihnen, den verschiedenen Faktoren einen konkreten Zahlenwert zuzuordnen, der schließlich für verschiedene Bewerbende verglichen werden kann.

Bei einer Bewertungsmatrix sollten Sie wie folgt vorgehen:

1. Definition der wichtigsten Kategorien: Hier legen Sie fest, welche Kategorien Sie in die Personalauswahl einbeziehen möchten. Dazu zählen etwa Berufserfahrung, Ausbildung, Fachkenntnisse, Kulturelle Passung (Cultural Fit), Ergebnis des Intelligenz- bzw. Persönlichkeitstests, Qualität der Ausarbeitungen der Case Study etc.
2. Gewichten Sie die verschiedenen Kategorien: In der Folge geht es darum, die verschiedenen Kategorien zu gewichten. Hier hat es sich etabliert, ein Schema von 1-10 zu verwenden. Jede Kategorie kann demnach eine Gewichtung zwischen 1 (am unwichtigsten) und 10 (am wichtigsten) erhalten.
3. Legen Sie Bewertungskriterien für die verschiedenen Kategorien fest: Jede dieser Kategorien kann nun für verschiedene Bewerbende bewertet werden. Hier sollten Sie unbedingt ein einheitliches Bewertungsverfahren anwenden (Zahlenwerte von 1-5 oder 1-10 Punkten empfehlen sich etwa).
4. Bewerten, berechnen und vergleichen: Nun können Sie für jede·n Bewerbende·n eine Punktzahl für die verschiedenen Kategorien festlegen (Bewertung) und diese mit der Gewichtung multiplizieren (Berechnung). Wenn Sie nun die Ergebnisse für die diversen Kategorien addieren, erhalten Sie für jede·n Bewerbende·n einen konkreten Zahlenwert, den Sie transparent vergleichen können (Vergleich).

Personalauswahlverfahren: Definition

Ein Personalauswahlverfahren meint den Prozess der Personalauswahl. Es handelt sich dabei um ein mehrstufiges Verfahren, in dem verschiedene Methoden und Instrumente zum Einsatz kommen, um die Eignung von Talenten für eine offene Position zu überprüfen.

Im Grunde ist ein Personalauswahlverfahren also nichts anderes als die Übertragung der bisher dargestellten Instrumente der Personalauswahl in ein chronologisches Verfahren und dessen Ablauf.

In einem Personalauswahlverfahren wird folglich das Ziel verfolgt, mithilfe der Überprüfung von Qualifikationen, Fähigkeiten und persönlichem/kulturellen Fit das passendste Talent für eine offene Stelle auszuwählen.

Personalauswahlverfahren Ablauf: Welche Schritte sind möglich?

In der Praxis kann der Ablauf eines Personalauswahlverfahrens von Stelle zu Stelle unterschiedlich sein, da verschiedene Personalauswahl-Instrumente zum Einsatz kommen können.

Im Folgenden finden Sie eine beispielhafte Darstellung des Ablaufs eine Personalauswahlverfahrens:

1. Anforderungsprofil erstellen: Für die Position werden die wichtigsten Anforderungen (Qualifikationen, Fähigkeiten, Kompetenzen) definiert und gewichtet.
2. Stellenanzeige schreiben: Es wird eine Stellenanzeige für die Veröffentlichung auf XING & Co erstellt, die entsprechend des Anforderungsprofils die MUSS- und SOLL-Anforderungen transparent darstellt.
3. Vorauswahl auf Basis der Bewerbungsunterlagen: Auf Basis der eingehenden Bewerbungen werden die geeignetsten Kandidat·innen ausgewählt, mit denen der Bewerbungsprozess fortgesetzt wird. Dies geschieht in der Regel durch die·den Recruiter·in.
4. Weiterführende Informationen sammeln, um Auswahl einzuengen: Nun finden weitere Schritte im Bewerbungsprozess statt, wie etwa ein telefonisches Erstgespräch, Online-Tests, Case Studies, Bewerbungsgespräche oder sogar ein Assessment Center.
5. Informationen zusammenführen und entscheiden: Im letzten Schritt werden nun die Informationen aus den diversen Schritten im Personalauswahlverfahren zusammengetragen, um zu einer finalen Entscheidung zu kommen. Hier kann auch eine Bewertungsmatrix zum Einsatz kommen.

Wie bereits betont, können Personalauswahlverfahren je nach Position unterschiedlich aussehen. Unter Punkt 4 wurde deutlich, dass für diesen Schritt verschiedenste Instrumente und deren Kombination zum Einsatz kommen kann.

Personalauswahl – Fazit

Die Entscheidung für das passendste Talent ist ein komplexer Prozess, der den Einsatz verschiedenster Instrumente bedarf. In der Praxis stellt insbesondere die objektive Entscheidungsfindung oftmals eine Schwierigkeit dar.

Dieser Beitrag hat Ihnen eine Vielzahl an etablierten Instrumenten der Personalauswahl nähergebracht, die Ihnen eine objektivere Entscheidung zumindest erleichtern sollten.

Mithilfe eines konkreten Personalauswahlverfahrens kombinieren Sie in der Praxis verschiedene Instrumente der Personalauswahl, um schlussendlich die beste Entscheidung zu treffen – und auch wirklich das Talent einzustellen, das am besten zu Ihnen passt.