Personalbedarf: So berechnen Sie ihn richtig


Egal ob im Zuge des Aufbaus einer neuen Abteilung im Unternehmen oder vor dem Start eines internen Projekts: Wer den Personalbedarf nicht berechnet, riskiert nicht nur eine zeitverzögerte Umsetzung geplanter Maßnahmen, sondern auch viel Geld. Die Personalbedarfsplanung spielt eine enorme Rolle in der Personalplanung. Sie folgt unmittelbar nach der Personalbestandsplanung. Wie sich der Personalbedarf korrekt berechnen lässt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.


Die 5 wichtigsten Formeln zur Personalbedarfsrechnung

Zur Berechnung des Personalbedarfs benötigt man die folgenden Formeln:

Einsatzbedarf = (Menge x Zeit) / Regelarbeitszeit

Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage

Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand


Rechenbeispiel

Eine Firma hat beschlossen, eine neue Abteilung zur Herstellung von Elektro-Fahrrädern aufzubauen. Es sollen im ersten Jahr 2.000 Fahrräder hergestellt werden. Die Herstellung eines Fahrrads dauert 4 Tage. Die Nettoarbeitszeit beträgt 40 Stunden an 5 Werktagen. Das Unternehmen verfügt über 28 Angestellte. Der Personalbedarf soll somit berechnet werden

1. Einsatzbedarf

Das Fundament für die weitere Berechnung ist der Einsatzbedarf.

Wir berechnen hier den Mindest-Personalbedarf, um die anvisierten 2.000 Fahrräder produzieren zu können.

Dieser berechnet sich in unserem Fall wie folgt:

Einsatzbedarf = (2.000 Stück * 4 Tage * 8 Stunden) / (40 Stunden * 52 Wochen) = 30,8 Angestellte

2. Verteilzeitfaktor

Der Verteilzeitfaktor beinhaltet alle Hürden, die uns daran hindern durchgängig zu produzieren. Wir erinnern uns – der Verteilzeitfaktor berechnet sich durch: Fehlzeiten / reale Arbeitstage

Dieser bezieht sich auf eine Person.

In unserem Fall müssen wir folgende Faktoren für die Fehlzeiten berücksichtigen:

• 13 Krankheitstage

• 24 Urlaubstage

• 9 Feiertage

• 7 Spontanpausen

• 3 Tage Führungsbesprechungen

• 2 Tage Betriebsversammlungen

Addiert ergeben sich folgende Fehlzeiten:

Fehlzeiten = 13 + 24 + 9 + 7 + 3 + 2 = 58 Tage

Es fehlt jedoch noch die Anzahl der realen Arbeitstage (Tage, an denen die Maschinen laufen und Fahrräder produziert werden), um den Verteilzeitfaktor berechnen zu können. Diese berechnet sich durch die Berücksichtigung aller vorkommenden Wochenenden. Bei einer fünf-tätigen Arbeitswoche und insgesamt 52 Wochen im Jahr ergibt dies also 104 Tage weiteren Arbeitsstillstand. Daraus folgt:

Reale Arbeitstage = 365 – 58 – 104 = 203 Tage

Nun kann man den Verteilzeitfaktor wie folgt berechnen:

Verteilzeitfaktor = 58 / 203 = 29%

3. Reservebedarf

Nach der Berechnung des Verteilzeitfaktors kann der Reservebedarf berechnet werden: Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor = 8,9 Angestellte

4. Bruttopersonalbedarf

Dadurch lässt sich der Bruttopersonalbedarf berechnen. Dieser wird aus der Summe von Reserve-und Einsatzbedarf berechnet:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf = 30,8 + 8,9 = 40

5. Nettopersonalbedarf

Da es keine halben Arbeitskräfte gibt, muss man das Ergebnis runden. Von den 28 Angestellten des Unternehmens wechseln keine in die neue Abteilung. Daher berechnet sich der Nettopersonalbedarf, wie folgt:

Nettopersonalbedarf = 40 – 0 = 40

Ergebnis:

Das Unternehmen muss 40 neue Mitarbeitende einstellen, um die Abteilung aufbauen und die geplanten 2.000 Fahrräder produzieren zu können.


So geht es weiter

Die Planung des Personalbedarfs ist eine immens wichtige Aufgabe, um die Geschäftsfähigkeit eines Unternehmens zu garantieren. Prägen Sie sich die Formeln zur richtigen Ermittlung des Personalbedarfs gut ein!

Die Berechnung Ihres Personalbedarfs nimmt zwar viel Zeit und Mühe in Anspruch, aber es lohnt sich. Sie wissen jederzeit, wie viele Arbeitskräfte für welche Aufgaben zur Verfügung stehen müssen.

Nehmen Sie gerne unser Rechenbeispiel zur Hand und berechnen Sie exemplarisch Ihren Personalbedarf.

Wie geht es jedoch nach der Personalbedarfsermittlung weiter? Je nach Bedarf müssen Sie nun entscheiden, entweder:

Ihren Personalbestand zu reduzieren oder

Neue Mitarbeitende einzustellen

Pro Tipp

Falls Sie auf der Suche nach neuen Fachkräften sind und eine Unterstützung entlang des gesamten Bewerbungsprozesses benötigen, bietet sich eine Bewerbermanagementsoftware an.

 

In unserem Beitrag zu Bewerbermanagementsystemen finden Sie Tipps zur Auswahl des richtigen Systems.