Personalcontrolling: Definition, Kennzahlen und Aufgaben

Im Human-Resources-Management versteht man unter dem Begriff Personalcontrolling die Betrachtung des Mitarbeitenden eines Unternehmens. Abhängig vom strategischen oder operativen Hintergrund kann der Fokus auf einzelnen Personalgruppen oder auf dem gesamten Personal liegen.

In diesem Glossar-Eintrag erfahren Sie, was unter dem Begriff Personalcontrolling zu verstehen ist, welche Kennzahlen wichtig sind und welche Aufgaben im Personalcontrolling anfallen.

Inhalt:

• Definition
• Operatives vs. Strategisches Personalcontrolling
• Nutzen Vorteile und Ziele
• Daten: Wichtiges zur Datenerhebung
• Kennzahlen: Welche sind wichtig?
• Instrumente
• Anwendungsfelder
• Fazit

Personalcontrolling Definition: Was ist das?

Personalcontrolling beschreibt für verschiedene Maßnahmen, die die Planung, Steuerung und Kontrolle von personalwirtschaftlichen Tätigkeiten in einem Unternehmen unterstützen.

Mithilfe von Kennzahlen werden im Personalcontrolling sämtliche Aktivitäten gesteuert und kontrolliert, die in Zusammenhang mit dem Personal stehen. Dies reicht von der Personalbedarfsplanung über das Recruiting bis hin zum Performance Management Ihrer Mitarbeitenden.

Personalcontrolling ist ein vergleichsweise junger Teilbereich im Personalwesen. Da die Mitarbeitenden für die bestmögliche Performance im Wettbewerb essenziell sind, wurde das klassische Controlling, dessen primäre Aufgabe es ist, die Unternehmensführung mit allen wichtigen Informationen und Instrumenten auszustatten, auf den Personalbereich umgelegt.

Es ist dabei als Steuerhilfe gedacht und übernimmt verschiedene Aufgaben von der Information, über Planung und Koordination bis hin zu Kontrollfunktionen. Den Begriff Controlling mit Kontrolle gleichzusetzen, ist allerdings wenig zielführend: Im Gegensatz zur vergangenheitsbezogenen statischen Kontrolle, bezieht sich Controlling (richtige Übersetzung: „Steuerung“) auf eine zukunftsorientierte und dynamische Betrachtung.

Dementsprechend müssen Instrumente und Maßnahmen gewählt werden, die dafür geeignet sind. Organisatorisch kann es der allgemeinen Controlling-Abteilung unterstehen oder im Bereich des Personalmanagements angesiedelt sein.

Operatives vs. strategisches Personalcontrolling

Grundlegend kann zwischen operativem und strategischem Personalcontrolling unterschieden werden. Die beiden Formen weisen unterschiedliche Zeithorizonte auf und fokussieren sich auf unterschiedliche Teilbereiche der Unternehmenstätigkeit.

• Operatives Personalcontrolling weist einen kurz- bis mittelfristigen Zeithorizont auf und ist im operativen Personalmanagement angesiedelt. Dabei erfüllt es primär eine Unterstützungsfunktion für das operative Management. Beispiele für operatives Controlling im Personalwesen ist etwa die Informationsbereitstellung zu Kosten und Nutzen von Maßnahmen – wie etwa die Wahl gewisser Kanäle im Recruiting.
• Strategisches Personalcontrolling hingegen weist einen langfristigen Zeithorizont auf und beschäftigt sich mit strategischen Fragestellungen, wie der langfristigen Ausrichtung des Human-Ressource-Managements, um einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele zu leisten. Im Zentrum stehen hierbei weniger konkrete Tätigkeiten als Strukturen und Prozesse.

Nutzen, Vorteile und Ziele von Personalcontrolling

Die Kennzahlen, die aus den erhobenen Daten erstellt werden, dienen der Steuerung des Personalwesens.

Ein weiteres wichtiges, wenn auch grundsätzlich eigenes Themengebiet, ist neben der bereits beschriebenen Betrachtung der Mitarbeiter, die Evaluierung der Personalwirtschaft innerhalb des Unternehmens selbst.

Neben einem klassischen Kosten/Nutzen-Vergleich der Maßnahmen für

• Personalbeschaffung bzw. Personalsuche,
• Personalmarketing,
• Personalentwicklung oder
• Employer Branding

wird auch die generelle Planungs- und Prozesseffizienz betrachtet. Damit wird vor allem die Qualität des Personalbereichs im Unternehmen gesteuert.

Zusammenfassend kann ein zielgerichtetes Personalcontrolling für Ihr Unternehmen folgende Vorteile haben:

• Transparenter Informationsfluss: Personalprozesse und strategische Entscheidungen können mithilfe einer Datenbasis transparent argumentiert und kommuniziert werden. Dies erhöht die Akzeptanz dieser Entscheidungen und Prozesse.
• Informierte Entscheidungen treffen: Mit einem zielgerichteten Controlling sind Sie im Human-Ressource-Management in der Lage, fundiertere Entscheidungen zu treffen, da Sie über eine stärkere Datenbasis verfügen. Dies betrifft sowohl operative als auch strategische Entscheidungen.
• Kontrollmechanismen sicherstellen: Mithilfe von operativem Personalcontrolling wird der Erfolg Ihrer Maßnahmen mithilfe gezielter Kennzahlen messbar und kann dem Budget-Einsatz gegenübergestellt werden. Dies führt langfristig zu höherer Effizienz in der operativen Tätigkeit.
• Planungsprozesse erleichtern: Ein umfassendes Controlling erleichtert Ihnen im Human-Ressource-Management die Durchführung von Planungsprozessen. Auf Basis umfangreicher Daten können etwa die Folgen gewisser Entscheidungen im Vorhinein abgeschätzt werden.  

Personalcontrolling Daten: Wichtiges zur Datenerhebung  

Bevor auf konkrete Kennzahlen geschaut werden kann, lohnt sich ein Blick auf die Themenbereiche, mit denen sich Personalcontrolling beschäftigt. Folgende sind dabei wichtig:

• Personalzahlen und –bestand
• Kostenstruktur
• Mitarbeiterplanung
• Personalrisikomanagement
• Kennzahlenerhebung
• Feststellung des Bedarfs an Personalentwicklungsmaßnahmen
• Organisations- und Planungsanalysen

Personalcontrolling ist keine einfache Statistik, die auf vergangenen Personaldaten beruht. Es müssen valide Daten auf Mitarbeiterebene erhoben werden, durch die ausdrucksstarke Personalstatistiken erstellt werden können.

Mithilfe der Analyseinstrumente können hier Prognosen für die Zukunft abgeleitet werden. Je nach Datenqualität wird eine präzise Zukunftsbetrachtung und Vorhersage des künftigen Zustands im Personalbereich ermöglicht. Auch die Eintrittswahrscheinlichkeit und der Zeithorizont spielen eine wichtige Rolle für genaue Prognosen.

Zeitliche Abgrenzung der Daten

Zur Systematisierung und sinnvollen Strukturierung der Daten im Personalcontrolling gibt es die Möglichkeit, diese im Sinne ihres zeitlichen Bezugs abzugrenzen:

• Ist-Daten: Daten, die die Gegenwart der Personen (z.B. Mitarbeiterdaten, Mitarbeiterkosten, derzeitige Auslastung, usw.) und der Organisation (z.B. organisatorische Sparten und deren Charakteristika) darstellen.
• Zukunfts-Daten: Daten über zukünftige Veränderungen, die zu einem gewissen Grad sicher sind. Personenbezogen: z.B. Unternehmensaustritt, Versetzungen, Pensionierungen oder Beendigungen von Ausbildungen. Organisationsbezogen: z.B. Strukturänderungen der Organisation (Abteilungszusammenlegung, etc.).
• Vorhersage-Daten: nicht an bestimmte Personen gebundene, unsichere Daten (z.B. Ableitung aus demographischen Trends: erwartete Mitarbeiterfluktuation, Karenz oder Krankenstand).

Qualitative und quantitative Datenabgrenzung im Personalcontrolling

Während quantitative Daten in allen Controlling-Bereichen zu finden sind, ist es einzig dem Personalcontrolling möglich, auf qualitative Daten zurückzugreifen.

• Quantitativ: Mitarbeiterkosten, -auslastung, -zahlen, usw.
• Qualitativ: Mitarbeiterzufriedenheit und -leistungspotential, Betriebsklima, soziale und fachliche Fähigkeiten, usw.

Qualitative Daten sind nur mithilfe qualitativer Erhebungsmethoden, wie Mitarbeiterinterviews ermittelbar. Wichtig zu beachten ist, dass einige qualitative Daten auch quantifizierbar sind: z.B. Abschlüsse, Sprachkenntnisse, soziales Engagement oder weitere.

Personalcontrolling Kennzahlen: Welche sind wichtig?

Davon abgeleitet können einige wichtige Kennzahlen definiert werden, die vonseiten des Personalcontrollings gemessen und aufbereitet werden sollten.

Hier lohnt es sich, die Kennzahlen in die diversen Bereiche des Human-Ressource-Managements zu clustern, um eine übersichtliche Darstellung zu ermöglichen.

Folgende Kennzahlen sind etwa relevant:

Personalbeschaffung & Recruiting

• Time-to-Hire
• Bewerbungen pro Stelle
• Einstellquote
• Cost-per-Hire

In unserem Glossar-Eintrag zu Recruiting-KPIs finden Sie eine umfassende Übersicht verschiedenster Kennzahlen im Kontext der Personalbeschaffung.

Personalbestand & Personalstruktur

• Personalbestand (Anzahl Ihrer Mitarbeitenden)
• Durchschnittsalter und Altersgruppenanalyse
• Betriebszugehörigkeit (Durchschnitt, in Jahren)
• Qualifikationsstruktur

Personaleinsatzplanung:

• Fehlzeitenquote (Krankheitsquote)
• Kosten der Ausfallzeiten
• Vergleich von Soll- und Ist-Stunden
• Überstundenquote

Personalentwicklung:

• Weiterbildungskosten (Gesamt, pro Mitarbeitende·r)
• Entwicklung der Gehälter
• Beförderungsquote

Mitarbeiterbindung & Personalerhaltung:

• Fluktuationsrate
• Durchschnittlicher Verbleib in einer Position
• Personalkosten pro Mitarbeitende·r

Personalcontrolling Instrumente

Um sowohl die Information-, Steuerung-, Koordination-, Kontroll- und Planungsfunktionen im Personalcontrolling durchführen zu können, werden verschiedene Instrumente eingesetzt. Im Folgenden finden Sie vier verbreitete Instrumente:

1) Vergleiche

Zeitliche Vergleiche, wie Soll-/Ist-Vergleiche oder Vergleiche mit Wettbewerbern im Sinne von Benchmarking sind gängige Instrumente. Durch Soll-/Ist-Vergleiche kann man alle Maßnahmen im Personalbereich ständig überprüfen und korrigieren.

Die eigene Situation mit der anderer Unternehmen, die sich in einem ähnlichen Umfeld bewegen und vergleichbare Charakteristika haben, zu vergleichen, ist schwierig. Es kann aber zu neuen Ideen, Methoden, Programmen und Maßnahmen im Personalbereich führen.

2) Mitarbeiterbefragung

Das Mitarbeitergespräch wird im Personalwesen schon lange eingesetzt. Im Rahmen dieses Gesprächs kann das Personalcontrolling auch eine Mitarbeiterbefragung initiieren, um wertvolle qualitative Daten erheben zu können. Davon kann somit vor allem der operative Bereich profitieren.

3) Personal Balanced Scorecard

Im allgemeinen Controlling ist die Balanced Scorecard schon lange im Einsatz. Auch das Personalcontrolling kann sie, in abgewandelter Form, für die zukunftsorientierte Entwicklung des Personalbereichs im Unternehmen nutzen.

Bricht man die klassischen vier Dimensionen (Kunden-, Finanz-, Prozess-, Lern- und Innovationsperspektive) der Balanced Scorecard auf Human Resources herunter, kann dieser Bereich mit der allgemeinen Unternehmensebene in Beziehung gesetzt werden.

4) Human Ressource Due Dilligence

Human Ressource Due Dilligence beschreibt die Prüfung, Bewertung und Analyse der personellen Ressourcen eines Unternehmens.

Besonders verbreitet ist dieses Vorgehen bei M&A (Mergers & Acquisitions), bei denen das akquirierende Unternehmen den Status quo des Personals des zu übernehmenden Unternehmens sorgfältig prüft.

Anwendungsfelder des Personalcontrollings

Die Aufgaben- und Anwendungsfelder des Personalcontrollings gliedern sich nach den verschiedenen Bereichen des Human-Ressource-Managements:

Personalplanung

Hier ist das Personalcontrolling eng mit der Personalbedarfsplanung verwoben, um sicherzustellen, dass in Zukunft ausreichend qualifizierte Mitarbeitende zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Personalbedarfsplanung.

Recruiting und Personalbeschaffung

Controlling der bestehenden Recruiting-Maßnahmen und -Strategien (operatives Controlling) und zukunftsgerichtete Ausrichtung, um künftigen Personalbedarf mithilfe von Recruiting decken zu können (strategisches Controlling).

Je nach Sichtweise können in diesen Bereich auch Aspekte des Employer Brandings fallen.

Personaleinsatz

Hier wiederum liegt eine enge Beziehung zur Personaleinsatzplanung vor – das Ziel ist es, die richtigen Mitarbeitenden in qualitativer, quantitativer und örtlicher Sicht einzusetzen. Das Personalcontrolling unterstützt hier mit den richtigen Kennzahlen und Einflussgrößen.

Hier finden Sie unseren Glossar-Eintrag zum Thema Personaleinsatzplanung!

Personalentwicklung

Das Personalcontrolling unterstützt im Kontext der Personalentwicklung durch die Beurteilung und Beeinflussung der Effektivität und Effizienz der eingesetzten Personalentwicklungsmaßnahmen und -instrumente.

Hier finden Sie unseren Glossar-Eintrag zum Thema Personalentwicklung!

Personalcontrolling – Fazit

Das Personalcontrolling ist eine wesentliche Funktion im Human-Ressource-Management, um höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit ins Personalmanagement zu bekommen. Controlling ist dabei explizit nicht als Kontrolle, sondern vielmehr als Steuerungselement zu verstehen.

Wichtig ist, dass Sie auf die richtigen Kennzahlen setzen, einheitliche Messkriterien festlegen und eine zielgerichtete Analyse dieser ermöglichen.

Das Personalcontrolling sollte Sie in HR dabei unterstützen, fundiertere Entscheidungen zu treffen und die Effektivität und Effizienz Ihrer Tätigkeiten zu erhöhen.