Personalstrategie: Definition, Tipps zur Entwicklung

Das Personalmanagement stellt in Unternehmen einen strategischen Erfolgsfaktor dar – das haben in den vergangenen Monaten immer mehr Betriebe erkannt.

Um diesen Stellenwert in der Praxis auch tatsächlich erfüllen zu können, benötigt es eine klare Personalstrategie, die an der Unternehmensstrategie ausgerichtet ist.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was unter einer Personalstrategie zu verstehen ist, wie Sie selbst eine entwickeln können und was es dabei zu beachten gilt.

Inhalt:

Personalstrategie Definition: Was ist eine Personalstrategie?

Eine Personalstrategie stellt die strategische, langfristige Ausrichtung des Personalmanagements dar, um einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leisten zu können.

Eine Personalstrategie ist zumeist eng mit der strategischen Personalplanung verknüpft und legt fest, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen wo vorhanden sein müssen und wie deren Zusammenarbeit gestaltet sein muss, damit ein Unternehmen seine Ziele erreichen kann.

Wichtig ist, dass eine Personalstrategie eng mit der Unternehmensstrategie verzahnt sein muss, um einen bestmöglichen Wertbeitrag leisten zu können. Um als Betrieb langfristig erfolgreich zu sein, brauchen Sie die richtigen Mitarbeitenden: Eine Personalstrategie stellt sicher, dass diese auch tatsächlich zur Verfügung stehen.

Dementsprechend wichtig ist es auch, dass Sie im Personalmanagement in wichtige Unternehmensentscheidungen miteinbezogen werden – etwa, wenn es um die Realisierung ambitionierter Wachstumspläne geht, um diese auf deren Umsetzbarkeit aus Sicht des Personalmanagements zu prüfen und parallel eine entsprechende Strategie zu entwickeln.

Die Personalstrategie stellt in der Praxis so etwas wie den Orientierungspfeiler dar, nach dem Sie im Personalmanagement handeln, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Abgeleitet von Ihrer Strategie entwickeln Sie einen operativen Maßnahmenplan zur tatsächlichen Umsetzung.

Personalstrategie Vorteile: Warum sie wichtig ist?

Eine Personalstrategie stellt Ihre langfristige Ausrichtung im Personalmanagement dar. Sie ermöglicht es Ihnen, nachhaltig zu planen und die Weichen auf Erfolg zu stellen.

Gleichzeitig ist die Entwicklung einer fundierten Personalstrategie mit hohem zeitlichen (und manchmal auch finanziellen) Aufwand verbunden. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich folgenden Vorteilen bewusst sind:

Orientierung: Wir haben für eine Personalstrategie bereits von einem Orientierungspfeiler gesprochen. Dies ist gleichzeitig ein ganz wesentlicher Vorteil Ihrer Strategie: Ihre Mitarbeitenden und Führungskräfte wissen, worauf sie langfristig hinarbeiten und welche Ziele erreicht werden sollten.
Schaffung von Erfolgspotenzialen: Eine Strategie steht für die Identifikation und Schaffung von Erfolgspotenzialen, die operativ genutzt werden können. Umgelegt auf die Personalstrategie bedeutet dies, dass Sie mithilfe Ihrer umfassenden Analyse und Strategiedefinition ermitteln, welche Faktoren für Sie langfristigen Erfolg versprechen.
Komplexitätsreduktion und Fokussierung: Eine Strategie bedeutet auch, dass alternative Handlungen abgewogen und Entscheidugnen getroffen werden: Dies ermöglicht es Ihnen, dass Sie Ihre Ressourcen auf die vielversprechendsten Maßnahmen fokussieren und so effektiv und effizient handeln.
Gezielte Ausrichtung des Personalmanagements: Indem Sie Ihre Personalstrategie von der Unternehmensstrategie ableiten, stellen Sie sicher, dass das Personalmanagement einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leistet.
Zeit- und Kostenersparnis: Dank der Fokussierung Ihrer Ressourcen im Personalmanagement reduzieren Sie den Streuverlust von Maßnahmen, die außerhalb Ihrer Kernaufgaben liegen – Sie konzentrieren sich vollumfänglich auf die Hebel, die wirklich wichtig sind. Und sparen somit Zeit und auch Kosten!

Funktionen einer Personalstrategie

Eine Personalstrategie deckt sämtliche Bereiche des modernen Personalmanagements ab. Damit weist sie verschiedene Funktionen auf, die im Folgenden genauer beleuchtet werden:

Personalbeschaffung und Recruiting: Eine Personalstrategie soll sicherstellen, dass ausreichend qualifiziertes Personal für die Erreichung der Unternehmensziele zur Verfügung steht. Nicht nur bei Wachstumszielen, sondern auch zum Abfangen natürlicher Fluktuation stellt hier die Personalbeschaffung einen zentralen Teilbereich dar.
Mitarbeiterbindung: Stichwort Fluktuation: Diese kann für Sie als Unternehmen schnell zum Geschäftsrisiko werden. Insbesondere dann nämlich, wenn Schlüssel-Mitarbeitende abwandern oder Neueinsteiger·innen Ihr Unternehmen früh wieder verlassen. Hier setzt die Personalstrategie mit Strategien zur Bindung von Mitarbeitenden an.
Personalentwicklung: Den qualitativen Personalbedarf können Sie nicht nur durch Personalbeschaffung abdecken, auch die Weiterentwicklung Ihres bestehenden Personals kann ein zentraler Schlüssel sein. Hierfür sollte Ihre Personalstrategie entsprechend auf die Personalentwicklung verweisen.
Personalkosten & -struktur: Wie jeder Unternehmensbereich ist auch das Personalmanagement bedacht, kosteneffizient zu agieren. Dementsprechend spielen auch die Personalkosten im Rahmen der Personalstrategie eine entscheidende Rolle, um mögliche Einsparungspotenziale aufzudecken und operativ zu realisieren.
Unternehmenskultur & Arbeitgebermarke: Auch die kulturelle Entwicklung eines Unternehmens kann sich in der Arbeitgebermarke wiederfinden. Dieser Punkt hat einerseits Einfluss auf die Arbeitgebermarke – Stichwort Employer Branding –, andererseits kann dies auch die Wettbewerbsfähigkeit verbessern, etwa wenn eine agilere Kultur im Unternehmen etabliert wird.

In der Regel lohnt es sich, bei der Personalstrategie ganzheitlich zu denken und sämtliche Teilbereiche zu inkludieren, da all diese Aspekte Einfluss auf die langfristige Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens haben.

Personalstrategie entwickeln: So gehen Sie vor

Um in der Praxis eine erfolgsversprechende Personalstrategie entwickeln zu können, müssen Sie einige Schritte beachten. In der Regel hat sich für den strategischen Prozess ein Vorgehen in fünf Schritten etabliert.

Folgende Schritte sollten Sie durchführen, um eine starke Personalstrategie zu entwickeln:

Mit diesen Schritten können Sie eine Personalstrategie entwickeln

1) Analyse

Um zielgerichtete Strategien entwickeln zu können, benötigen Sie eine umfangreiche Analyse. Hier hat es sich hier etabliert, im Sinne einer SWOT-Analyse zwischen internen Stärken und Schwächen und externen Chancen und Risiken zu unterscheiden.

Pro Tipp

Die SWOT-Analyse ist ein wichtiges Instrument der strategischen Analyse. Hierbei definieren Sie zunächst interne Stärken und Schwächen, die auf einer Mitarbeiter·innen-Befragung, Ihrer derzeitigen Personalzusammensetzung, der Unternehmenskultur oder Ihrer Unternehmensstrategie basieren können. Diese Stärken und Schwächen setzen Sie mit externen Faktoren – wie der Arbeitsmarktlage oder Ihrer Konkurrenz – in Form von Chancen und Risiken in Bezug.

Die Analyse sollte Ihnen Aufschluss darüber geben, welche Ressourcen Sie zur Verfügung haben (Stärken), um Ihre Ziele zu erreichen. Gleichzeitig sehen Sie, wo noch Aufholbedarf besteht (Schwächen) und welche externen Faktoren Sie nicht übersehen dürfen (Risiken) bzw. für sich nutzen sollten (Chancen).

Umgelegt auf die Personalstrategie sind in dieser Phase noch zwei wesentliche Tätigkeiten hervorzuheben:

Bezug auf die Unternehmensstrategie: Die Strategie, die Sie auf Unternehmensebene definiert haben, sollte hier einen wesentlichen Aspekt darstellen. Hier können Sie ableiten, was diese für Ihre Personalstrategie bedeutet bzw. wie Sie diese in Ihrer Strategie berücksichtigen sollten.
Definition der Schlüsselpositionen: In Ihrem Unternehmen gibt es einige Positionen, die von besonders hohem Stellenwert für den Geschäftserfolg sind und die entweder a) derzeit nicht adäquat besetzt sind oder b) abgesichert werden sollten, falls die·der derzeitige Stelleninhaber·in abwandert. Diese Schlüsselpositionen müssen identifiziert werden und spielen in der Strategieentwicklung eine wesentliche Rolle.

2) Identifizieren Sie (potenziellen) Handlungsbedarf

Im nächsten Schritt geht es darum, einen Soll-Ist-Abgleich durchzuführen – dies kann auf verschiedenen Ebenen passieren, beispielsweise für Ihren Personalbestand, Ihre Unternehmenskultur oder Ihre Bindung von Mitarbeitenden.

Sehen Sie etwa, dass auf Basis der Unternehmensstrategie x neue Mitarbeitende im Geschäftsbereich y mit den Qualifikationen A, B und C gesucht werden, dann sollten Sie die Erreichung dieses Soll-Zustandes als wichtigen Aspekt Ihrer Strategie definieren.

Dasselbe gilt etwa auch für die Unternehmenskultur: Haben Sie im Zuge einer Mitarbeiter·innen-Befragung erkannt, dass Ihre Unternehmenskultur noch als traditionell und träge wahrgenommen wird, möchten aber als modern und agil angesehen werden, so sollten Sie diesen Kulturwandel in Ihrer Personalstrategie abbilden.

Diesen Handlungsbedarf können Sie nun in Ziele überführen, die Sie mit Ihrer Personalstrategie erreichen möchten. Hier lohnt es sich, die S.M.A.R.T.-Methode für die Zielformulierung zu verwenden.

S.M.A.R.T.: Smarte Ziele sind:

S… Spezifisch, beziehen Sich also auf einen klaren Bezugspunkt und sind konkret formuliert.
M… Messbar, haben also klare KPIs (Kennzahlen) hinterlegt, die eine Zielerreichung überprüfbar machen.
A… Attraktiv, sind also einerseits motivierend in Ihrer Definition – die Formulierung des Ziels spornt an.
R… Realistisch, die Ziele können gerne ambitioniert gesteckt sein, sollten aber realistisch erreichbar sein.
T… Terminiert, inkludieren Sie in den Zielsetzungen einen Zeitbezug, um abzustecken, wann Sie das Ziel erreichen möchten.

In diesem Schritt geht es zudem darum, eine langfristige Zielsetzung in Form einer Vision oder Mission für Ihr Personalmanagement zu definieren, die als Leitbild Ihre Arbeit für die kommenden Monate lenken soll.

3) Handlungsoptionen auswählen und bewerten

Sie haben nun Ziele definiert, nun geht es darum, strategische Grundsatzentscheidungen zu treffen. Für Sie bedeutet das, dass Sie sich Ihrer Handlungsoptionen bewusstwerden, die zur Erreichung Ihrer Zielsetzungen geeignet sind.

Im zweiten Schritt geht es darum, diese Handlungsoptionen zu bewerten und jene auszuwählen, die für Sie am erfolgversprechendsten erscheinen. Eine Strategie bedeutet nämlich nicht nur festzulegen, was man tun möchte – sondern auch festzuhalten, was nicht.

Um diesen Teil etwas greifbarer zu machen, erhalten Sie hier ein Beispiel:

Im Zuge der internen Analyse haben Sie als eine Problemstellung erkannt, dass Sie für die Erreichung der unternehmerischen Wachstumsziele bis Ende des Jahres 30 qualifizierte Talente im Bereich A einstellen müssen. Da Sie bei der externen Analyse erkannt haben, dass dies unter den aktuellen Verhältnissen am Arbeitsmarkt schwer umsetzbar sein wird, halten Sie folgende Handlungsoptionen fest:

Teilweise Abdeckung durch externes Recruiting
Teilweise Abdeckung durch Personalentwicklung im Bereich A
Teilweise Abdeckung durch interne Personalbeschaffung aus Bereich B

Diese Handlungsoptionen werden in der Folge nach deren Erfolgspotenzial bewertet, ehe daraus ein konkreter Maßnahmenplan abgeleitet wird.

4) Strategie in Maßnahmenkatalog übersetzen

Sie haben nun für die diversen Teilbereiche Ihrer Personalstrategie die vielversprechendsten Handlungsfelder ausgewählt. Diese gilt es nun, in konkrete Maßnahmen zu überführen und diese erneut mithilfe von konkreten Kennzahlen messbar zu machen.

Dies stellt einen Spagat zwischen Strategie und operativer Planung dar, da Sie hier die Weichen für eine erfolgreiche Umsetzung Ihrer Personalstrategie stellen.

Hierbei geht es auch um die zeitliche und budgetäre Planung der Maßnahmen sowie die Definition der notwendigen Strukturen, wenn diverse Anspruchsgruppen in Ihrem Unternehmen in die Maßnahmen miteinbezogen werden.

In der Regel werden sich aus Ihrer Personalstrategie in diesem Punkt verschiedene Ströme ergeben, in denen die Umsetzung realisiert wird. Dies kann von Maßnahmen zur Verbesserung der Unternehmenskultur bis zur Etablierung von Active Sourcing in Ihrem Betrieb reichen.

5) Personalstrategie kommunizieren

Im letzten Schritt geht es darum, die Erkenntnisse Ihrer strategischen Analyse in einem Strategiepapier festzuhalten – in der Regel sollte es hierfür Vorgaben in Ihrem Unternehmen geben – und Ihre Strategie den relevanten Anspruchsgruppen vorzustellen.

Natürlich ist es auch zentral, dass Sie die Personalstrategie in Ihrer Abteilung bekannt machen und Bewusstsein für Ihre strategischen Entscheidungen schaffen. Hierbei ist es wichtig, dass sich die Argumentation auf Basis der Analyse in Ihrem Strategiepapier wiederfinden.

Wichtig ist außerdem, dass Sie Ihre Personalstrategie als fixen Orientierungspfeiler betrachten, insbesondere die konkreten Maßnahmen sollten Sie jedoch jederzeit an Veränderungen in Ihrem internen und externen Umfeld anpassen können, wenn dies möglich ist.

Anpassungen Ihrer gesamten Strategie sind immer dann notwendig, wenn sich die Unternehmensstrategie ändert – und Ihre Personalstrategie nicht mehr passend ist, um zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.

Personalstrategie Beispiele

In der Praxis können, das haben die bisherigen Ausführungen gezeigt, die verschiedensten Personalstrategie entwickelt werden. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Personalstrategien:

Reduktion der Personalkosten mithilfe der Verringerung der Fluktuationsrate durch Mitarbeiterbindung

Das Unternehmen hat erkannt, dass die hohe Fluktuationsrate in einigen Geschäftsbereichen ein massiver Treiber für die Personalkosten ist. Deshalb werden gezielte Maßnahmen der Bindung von Mitarbeitenden gesetzt, um die Fluktuationsrate zu senken.

Erfolgskriterium hierfür ist, dass die Kosten, die durch die diversen Maßnahmen der Mitarbeiterbindung entstehen, die eingesparten Personalkosten in einem Vergleichszeitraum nicht übersteigen.

Ausbau der Belegschaft im Geschäftsbereich A durch umfassenden Recruiting-Mix

Die Unternehmensstrategie gibt vor, dass zur höheren Marktdurchdringung im Geschäftsbereich A in zwei Jahren 50 neue Stellen aufgebaut werden. Diese betreffen verschiedene Profile, die mit den vorhandenen internen Kompetenzen nicht abgedeckt werden können.

Im Zuge der Personalstrategie wird deshalb ein umfassender Recruiting-Mix, mit einer Kombination aus passiver Personalbeschaffung über Stellenanzeigen und Active Sourcing, etabliert. Zudem wird das Employer-Branding-Team des Unternehmens gezielt miteinbezogen, um die Bekanntheit der Arbeitgebermarke in der Zielgruppe zu steigern und somit das Recruiting zu unterstützen.

In diesem Blog-Beitrag zum Bewerbungsprozess der Zukunft finden Sie Einblicke in die operative Umsetzung einer starken Wachstumsstrategie im Recruiting.

Personalstrategie – Fazit

Die Entwicklung und Implementierung einer Personalstrategie ist eine zeitintensive Aufgabe. Die sich lohnt. Durch die umfassende interne und externe Analyse erhalten Sie einen Überblick über die Rahmenbedingungen, die für Ihre Personalarbeit relevant sind.

Dies ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Zudem wirkt eine klare Strategie motivationssteigernd und gibt Orientierung in einer immer komplexer werdenden Welt.