Personalverwaltung: Definition, Aufgaben und Ziele

Der Begriff Personalverwaltung liest sich erst einmal recht spröde. Die gute Nachricht: Er ist es aber nicht. Vielmehr stellt sie einen essenziellen Unternehmensbereich dar, der einen wesentlichen Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg leistet.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was unter Personalverwaltung zu verstehen ist, welche Aufgaben hineinfallen und welche Ziele in diesem Bereich verfolgt werden.

Inhalt

• Definition: Was ist Personalverwaltung?
• Was sind administrative/transaktionale Maßnahmen und Personalprozesse?
• Ziele: Welche werden verfolgt?
• Aufgaben: Welche sind wichtig?
• Digitalisierung in der Personalverwaltung – Tipps
• Fazit

Definition: Was ist Personalverwaltung?

Personalverwaltung verweist auf die Gesamtheit von administrativen und transaktionalen Maßnahmen und Prozessen in Unternehmen, die einen Personalbezug aufweisen. Hierein fallen eine Vielzahl an Routineaufgaben über den gesamten Personallebenszyklus in einem Unternehmen.

Die Aufgaben der Personalverwaltung sind zumeist durch entsprechende Leitlinien und Bestimmungen reglementiert – von Gesetzen über Betriebsvereinbarungen bis hin zu den konkreten Arbeitsverträgen der jeweiligen Mitarbeitenden.

Personalverwaltung ist in Unternehmen dem Personalmanagement bzw. Human Resource Management zuzuordnen. Diesem Bereich wird insbesondere in der adäquaten Verarbeitung der Personaldaten eine große Verantwortung zuteil.

Häufig wird die Personalverwaltung auch als Personaladministration bezeichnet. Um den Begriff besser zu verstehen, lohnt es sich, auf die beiden Bestandteile transaktionale und administrative Personalprozesse zu blicken.

Was sind administrative/transaktionale Maßnahmen und Personalprozesse?  

Transaktionale Maßnahmen stehen für sämtliche Tätigkeiten in der Personalverwaltung, in der ein Transfer von Daten von einer Stelle zu einer anderen stattfindet. Ein Beispiel hierfür wäre die Gehaltsabrechnung, die an die zuständigen Behörden übermittelt wird.

Hinsichtlich der administrativen Maßnahmen sind sämtliche Maßnahmen zu nennen, die der Befolgung der Formalitäten dienen – von der Personalbeschaffung bis zur Personalfreisetzung bzw. dem Unternehmensaustritt.

Ein Beispiel hierfür ist etwa die Pflege der Personalakte, die über den gesamten Personallebenszyklus zu bearbeiten ist. Daneben fallen auch Tätigkeiten in der Bearbeitung von Anträgen von Mitarbeitenden an – etwa mit Blick auf Urlaubsanträge.

Wichtig ist, dass in der Praxis der hohe Stellenwert einer funktionierenden Personalverwaltung verstanden wird – grundsätzlich ist nämlich dieser auch das Gewährleisten einer guten internen Kommunikation sowie von Rahmenbedingungen zur optimalen Zusammenarbeit zuzuordnen.

Durch die reibungslose Abwicklung der internen Prozesse stellt die Personalverwaltung sicher, dass Mitarbeitenden ein positives Arbeitsumfeld geboten werden kann. Das wiederum erhöht die Mitarbeitermotivation, Mitarbeiterbindung und in weiterer Folge auch die Arbeitgeberattraktivität.

Eine fehlerfrei funktionierende Personalverwaltung ist ein zentraler Eckpfeiler in Unternehmen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Regelmäßige Probleme führen beispielsweise zumeist zu erhöhter Fluktuation – ein enormes Risiko für Unternehmen!

Ein Beispiel hierfür: In Unternehmen A passieren regelmäßig Fehler in der Gehaltsabrechnung – zudem stimmen die Zeiterfassungen der Personalverwaltung nicht mit jenen überein, die selbstständig von den Mitarbeitenden vorgenommen wurden. Unzufriedenheit macht sich breit, die schnell zum Wunsch, das Unternehmen zu verlassen, heranwachsen kann.

Personalverwaltung Ziele: Welche werden verfolgt?

Die Personalverwaltung zeichnet also für vielfältige Prozesse rund um das bestehende Personal eines Unternehmens verantwortlich. Viele davon betreffen die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden. Hier werden grundlegende Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Arbeitserfüllung gelegt.

Zudem ist sie für die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen – wie etwa der datenschutzkonformen Datenspeicherung und Verarbeitung – verantwortlich.

Daneben verfolgt die Personalverwaltung folgende Ziele:

• Gewährleistung einer reibungslosen internen Zusammenarbeit
• Bereitstellung aktueller und adäquater Personaldaten
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch gelungene administrative Prozesse
• Indirekte Erhöhung der Bindung, Loyalität und Produktivität durch höhere Zufriedenheit
• Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen in der Personaladministration
• Gewährleistung einer den Formalitäten entsprechenden Personalbetreuung den gesamten Personallebenszyklus über

Zur Erreichung dieser Ziele gilt es, etliche Personalverwaltung Aufgaben abzuwickeln. Diese werden im folgenden Kapitel vorgestellt.

Personalverwaltung Aufgaben: Welche sind wichtig?

Die Aufgaben lassen sich grundsätzlich in zwei Kategorien aufspalten. Einerseits gibt es Personalverwaltungsaufgaben, die aus betrieblichen oder gesetzlichen Gründen zu erledigen sind.

Andererseits gibt es Aufgaben, die für gewisse Entscheidungen – insbesondere planerischer oder strategischer Natur – herangezogen werden. Hierfür sind gewisse Personalstatistiken oder Auswertungen von Mitarbeiterbefragungen als Beispiele zu nennen.

In der Regel werden Mitarbeitende in der Personalverwaltung in Ihrer Aufgabenerfüllung von einer Software, auch Personalinformationssystem genannt, unterstützt, um die Datenverwaltung zu erleichtern.

Folgende Aufgaben fallen in der Personalverwaltung an:

• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Personalakten
• Erfassung von Personalzugängen und -abgängen sowie Personalveränderungen
• Erstellung von Arbeitsverträgen und weiteren Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer·innen
• Führen von Personalstatistiken und Aufbereitung für Entscheidungsfindung
• Entgeltzahlung inkl. Lohnverrechnung
• Verwaltung von Meldebescheinigungen und Zur-Verfügung-Stellen an Behörden und Sozialversicherungsträger
• Bearbeitung von Anträgen von Mitarbeitenden – beispielsweise Urlaubsanträge oder Anträge für Fort- und Weiterbildung
• Zeiterfassung
• Betreuung des Ein- und Austritts von Mitarbeitenden, wie etwa die Vorbereitung und Durchführung allgemeiner Einschulungen im Zuge des Onboardings
• Abwicklung von Schriftverkehr mit externen Bezugsgruppen wie etwa Behörden, Ämtern etc.

Von zentraler Bedeutung ist es, dass Mitarbeitende im Zuge aller genannter Aufgaben die datenschutzkonforme Speicherung und Verarbeitung der Daten sicherstellen – insbesondere, da hier vielfach mit vertraulichen Daten gearbeitet wird.

Aufgrund der verantwortungsvollen Arbeit – insbesondere, was die Vertraulichkeit der Daten und der Wichtigkeit der zu erledigenden Prozesse betrifft – ist es in der Personalverwaltung essenziell, Fehler so weit wie möglich zu vermeiden.

Hier ist es einerseits wichtig, Mitarbeitende zu haben, die diese verantwortungsvolle Rolle mit höchster Sorgfalt erfüllen. Und andererseits kann eine digitale HR-Software dabei helfen, diese Prozesse digitalisiert abzubilden.

Im folgenden Abschnitt erhalten Sie konkrete Tipps, um Ihre Personalverwaltung konsequent zu digitalisieren.

Digitalisierung in der Personalverwaltung – Tipps

Um die Personalverwaltung konsequent digital abbilden zu können, gibt es so einiges zu beachten. Zunächst benötigen Sie dafür die richtige Software-Lösung, hier lohnt es sich, ausreichend Recherche für die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse zu betreiben.

In der Personalbeschaffung etwa hat es sich etabliert, auf ein Bewerbermanagementsystem zurückzugreifen, das die datenschutzkonforme und teil-automatisierte Verwaltung eingehender Bewerbungen ermöglicht.

Für die Verwaltung in laufender Beschäftigung werden verschiedene Tools wichtig: Anwendungen zur ordnungsgemäßen Lohnverrechnung, zu Erstellung und Verwaltung von Personalakten oder zur Zeiterfassung gewinnen hier an Relevanz.

Daneben sollten Ihre Mitarbeitenden etliche konkrete Handlungsempfehlungen befolgen, um einem digitalisierten Personalverwaltungsanspruch gerecht zu werden. Wir haben Ihnen im Folgenden einige Tipps zusammengefasst:

1) Digitale Personalverwaltung durch die Mitarbeitenden selbst?

Mithilfe von sogenanntem Employee Self Service wird es möglich, dass Mitarbeitende einige Aspekte der Verwaltung selbst pflegen – genau hier ist es essenziell, auf die richtige Software-Lösung zurückzugreifen.

Hier haben Ihre Mitarbeitenden in der Regel Zugriff auf gewisse Bereiche, um diese selbst zu pflegen. Besonders verbreitet ist dies etwa für die Zeiterfassung oder das Stellen von Urlaubsanträgen. In der Verwaltung wiederum sparen Sie so wertvolle Zeit.

2) Erstellung digitaler Personalakten

Die Personalakte ist so etwas wie das typische Dokument der Personalverwaltung. Auch hier sollten sich Unternehmen vom antiquierten Verständnis einer tatsächlich physischen Akte verabschieden und auf digitale Akten setzen.

Dies hat den Vorteil, dass Sie den Datenschutz und Löschfristen weitaus einfacher sicherstellen können, da Sie hier von einer Software unterstützt werden. Zu Zeiten eines massiven Bedeutungszuwachses von Home-Office & Co ist es zudem förderlich, von überall aus und jederzeit auf die Akte zugreifen zu können.

3) Zeiterfassung sollte digital geschehen

Auch hinsichtlich der Zeiterfassung ist es essenziell, auf digitale Wege zu setzen. Das muss keineswegs bedeuten, dass Sie in Ihrem Betrieb auf die stationäre Stempeluhr verzichten müssen, vielmehr sollten Sie die Daten Ihrer Stempeluhr digital speichern und verarbeiten.

So sparen Sie massiv Zeit in der Bearbeitung der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden – zumal diese Lösungen Überstunden und Urlaub in der Regel direkt ausweisen und Ihnen häufig eine Schnittstelle zur Personalverrechnung bieten.

Fazit

Die Personalverwaltung ist ein wesentlicher Teilbereich des Personalmanagements bzw. Human Resource Managements von Unternehmen. Hier ist es von essenzieller Bedeutung, eine fehlerfreie Bearbeitung und positive Rahmenbedingungen für die Mitarbeitenden sicherzustellen.

In den Aufgabenbereich fallen vorrangig administrative Tätigkeiten an, die häufig repetitiv auftreten. Neben der Verwaltung stellt dieser Unternehmensbereich häufig auch Informationen bereit, die für die Entscheidungsfindung etwa für die Personalstrategie relevant sind.

In der Regel setzen Unternehmen heute auf eine digitalisierte Form der Personalverwaltung, die insbesondere in der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien, der effizienten Bearbeitung und der Fehlerreduktion vielfältige Vorteile bietet.