Der Recruiting-Prozess prägt maßgeblich die tägliche Arbeit von Recruiter·innen. Zwar unterscheiden sich die Recruiting-Prozesse von Unternehmen zu Unternehmen, grundsätzlich ähneln sich die Zugänge aber durchaus.
In diesem Glossar-Eintrag finden Sie die wichtigsten Phasen des Recruiting-Prozesses, ein praktisches Beispiel und Anregungen, wie Sie Ihren Recruiting-Prozess optimieren können.
Inhalt
- Ablauf Recruiting-Prozess
- Phasen des Recruiting-Prozesses
- Optimierungsmöglichkeiten des Recruiting-Prozesses
Ablauf Recruiting-Prozess
Wie die Vorgehensweise der Besetzung einer offenen Stelle aussieht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Inwiefern sich die Prozesse unterscheiden, ist von einer Vielzahl von unternehmensspezifischen Faktoren abhängig, wie etwa Größe, Struktur, Alter, Ziele, Software-Nutzung, etc.
Pro Tipp
Sie möchten mehr über Recruiting erfahren? In unserem Glossar-Eintrag zur Disziplin Recruiting finden Sie alles Wissenswerte zur Personalgewinnung.
Bei sehr großen Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen kommt es oft vor, dass es nicht nur einen, sondern mehrere unterschiedliche Prozesse und Recruiting-Strategien gibt. Diese können beispielsweise nach der zu besetzenden Position im Unternehmen unterschiedlich aufgebaut sein. Eine Suche nach einer Führungskraft kann sich maßgeblich von jener nach einer operativen Fachkraft unterscheiden.
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die gängigsten Phasen, aus denen sich Recruiting-Prozesse zusammensetzen.
Phasen des Recruiting-Prozesses mit Beispiel
Auch, wenn der Recruiting-Prozess durchaus unterschiedlich aussehen kann, einige Phasen tauchen immer wieder auf:
- Offene Position: Alles beginnt mit einer offenen Position, die Sie im Recruiting zu besetzen haben. Diese kann etwa durch eine Bedarfsmeldung vonseiten des Fachbereichs bei Ihnen eingehen.
- Erstellung der Stellenanzeige: Nun ist es an Ihnen, auf Basis der fachlichen und persönlichen Anforderungen des Fachbereichs eine Stellenanzeige zu erstellen, die überzeugt. In unserem Glossareintrag zum Verfassen von Stellenanzeigen finden Sie hierzu wertvolle Best-Practices.
- Distribution Ihrer Ausschreibung: Ist die Anzeige erstellt, so gilt es, die richtigen Kanäle für die Ausspielung auszuwählen. Neben passiven Kanälen wie Jobbörsen sollten Sie hier auch Active Sourcing in Betracht ziehen. Oder über internes Recruiting nachdenken.
- Screening und Vorauswahl: Die ersten Bewerbungen sind eingegangen, Sie als Recruiter·in sind für ein erstes Screening und eine Vorauswahl verantwortlich. Neben der Sichtung der Bewerbungsunterlagen führen Sie hier häufig auch erste Telefongespräche.
- Interviews: In diesem Schritt führen Sie persönliche Gespräche mit den aussichtsreichsten Kandidat·innen – zumeist zusammen mit den Hiring-Managern.
- Auswahl und Evaluation der Bewerbenden: Sie haben nun einen guten Eindruck über die besten Kandidat·innen bekommen. Zusammen mit dem Fachbereich treffen Sie die Entscheidung für das beste Talent – und übernehmen gleichzeitig das Absage-Management der „Leider nein“-Kandidat·innen.
- Vertragsabschluss und Onboarding: Das Talent ist einverstanden, der Vertrag wird aufgesetzt und unterzeichnet. Sie oder Ihre Kolleg·innen im Human-Resource-Management können sich also bereits auf das Onboarding vorbereiten.
- Evaluation und Optimierung: Reflektieren Sie im letzten Schritt den Recruiting-Prozess, blicken Sie auf Ihre Recruiting-KPIs und treffen Sie datenbasierte Entscheidungen, wie Sie es das nächste Mal noch besser machen können.
Ganz konkret kann ein möglicher Recruiting-Prozess zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
- Erstellung von Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, etc.
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- Durchsicht des Talent-Pools in einer Bewerbermanagement-Software
- Veröffentlichung und Verbreitung der Stellenanzeigen (Multiposting, Karriereseite, Social Media, etc.)
- Eingang der Bewerbungen
- Durchsicht der Bewerbungen und erste Vorauswahl
- Absage oder Mitteilung über weiteres Vorgehen an Bewerbende
- Telefon-Interview / Video-Interview mit Vorauswahl
- Wiederholung von Absage oder Mitteilung über weiteres Vorgehen an Bewerbende
- Einladung und Durchführung Online-Assessment-Center
- Wiederholung von Absage oder Mitteilung über weiteres Vorgehen an Bewerbende
- Persönliches Gespräch mit Auswahl
- Abstimmung mit Abteilung und Recruiting-Team
- Finale Absage oder Zusage
- Start Onboarding-Prozess
- Vertragsabschluss
- Kontrolle der Kennzahlen und Prozess-Evaluierung
Optimierungsmöglichkeiten des Recruiting-Prozesses
Entlang dieses Recruiting-Prozesses ergeben sich natürlich vielfältige Optimierungspotenziale, die Sie für sich nutzen sollten. Insbesondere die konsequente Verwendung der Digitalisierung in der Personalbeschaffung birgt dabei Erfolgspotenzial.
Außerdem hat die COVID-Pandemie vielfältige Lehren für das Recruiting zutage gefördert. Auch, wenn Abstands- und Remote-Regeln mittlerweile größtenteils der Vergangenheit angehören, bleibt ihr Einfluss auf das Recruiting weiterhin bestehen.
Optimierung durch E-Recruiting
Da die Suche nach Talenten heutzutage hauptsächlich in elektronischer Form erfolgt, spricht man häufig auch von E-Recruiting. Ziel des E-Recruitings ist es, mithilfe verschiedener Online-Tools freie Stellen bestmöglich zu besetzen und das Bewerbermanagement effizienter zu gestalten. Im E-Recruiting wird meist eine spezifische Online-Software in den Recruiting-Prozess integriert.
Pro Tipp
Praktische Beispiele zur Umsetzung von E-Recruiting und die wichtigsten Vor- und Nachteile dieses Ansatzes der Personalbeschaffung finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema E-Recruiting.
Sowohl eine eigene Karriereseite auf der Website des Unternehmens als auch Online-Jobinserate auf unterschiedlichen Jobbörsen gehören zu den gängigen Tools. Talente werden unkompliziert über das Recruiting-System registriert. Bei jeder neuen Bewerbung bekommen Recruiter eine Benachrichtigung, dass eine Bewerbung eingegangen ist. Speziell für größere Firmen gehört E-Recruiting heute bereits zum Alltag.
Im Zentrum stehen dabei drei Kernziele des E-Recruitings: Die Beschleunigung, die Vereinfachung und die Erhöhung der Qualität im Recruiting. Davon profitieren nicht nur Sie als Recruiter·in, sondern auch Ihre Bewerbenden.
Anpassung des Prozesses auf äußere Ereignisse
Die Corona-Krise hat zahlreiche Sphären unseres Lebens verändert, so auch den gesamten Arbeitsbereich. Viele Unternehmen wurden von der Corona-Krise hart getroffen und mussten Personal abbauen. Mitarbeitende mussten während des Lockdowns ins Homeoffice.
Viele dieser Änderungen sind heute bereits Geschichte. Und doch hat die COVID-Pandemie gezeigt, dass auch das Recruiting in der Lage sein muss, sich äußeren Ereignissen anzupassen.
Folgende Lehren aus der COVID-Pandemie sollten Sie auch weiterhin im Recruiting berücksichtigen:
- Nutzen Sie Social-Recruiting über Ihre Social-Media-Präsenz
- Setzen Sie auf Video-Bewerbungen – so erhalten Sie einen ersten Eindruck, ohne ein persönliches Treffen
- Virtuelle Vorstellungsgespräche per Video-Call sind die neue Recruiting-Realität
- Persönliche Vorstellungsgespräche finden natürlich auch weiterhin statt. Diese kommen aber zunehmend erst in späteren Recruiting-Phasen zum Einsatz
