Recruiting-Strategien: Definition, Vorgehen und Beispiele

Sie haben eine Vielzahl an ähnlichen Positionen innerhalb kurzer Zeit zu besetzen? Oder aber bekommen über Ihre klassischen Kanäle und Maßnahmen nicht mehr ausreichend (passende) Bewerbungen? Dann sollten Sie möglicherweise an Ihren Recruiting-Strategien arbeiten.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was unter Recruiting-Strategien zu verstehen ist, wie Sie in fünf Schritten selbst fundierte Recruiting-Strategien entwickeln können und erhalten interessante Beispiele aus der Praxis.

Inhalt

• Recruiting-Strategien: Definition
• Welche Vorteile hat ein strategisches Vorgehen?
• Recruiting-Strategien entwickeln: 5 Schritte
• Beispiele für Recruiting-Strategien
• Fazit

Recruiting-Strategien: Definition

Recruiting-Strategien meinen einen klaren Plan, um die passenden Mitarbeitenden für offene Stellen eines Unternehmens zu finden. Es geht hierbei grundlegend um die Frage, wie geeignete Kandidat·innen für Vakanzen erreicht werden können.

Eine ganzheitliche Recruiting-Strategie betrachtet ein weiter gefasstes Bild: Ausgehend von der Personalbedarfsplanung – mit der Frage, welche Stellen zu besetzen sind – wird der gesamte Recruiting-Prozess in die Planung miteinbezogen, um so eine umfassende Strategie zu definieren.

In der Regel wird eine allgemeine Recruiting-Strategie für die Personalbeschaffung definiert, die grob gefasst ist und die Rahmenbedingungen für die Kandidat·innen-Suche abdeckt. Hierbei werden Schnittstellen zu den Fachabteilungen und die grundlegenden Instrumente definiert.

Ausgehend davon können auf der Ebene gewisser Job-Profile eigene Recruiting-Strategien festgelegt werden, die klar aufzeigen, wie für die konkreten Positionen nach passenden Mitarbeitenden gesucht werden. Diese Adaptionen sollten durch die übergeordnete Strategie abgedeckt sein – sie bildet also die große Klammer.

Welche Vorteile hat die Verwendung von Recruiting-Strategien?

Strategisches Vorgehen zeichnet sich dadurch aus, dass viel Zeit und Aufwand in die Analyse investiert wird, um informierte Entscheidungen treffen zu können. Im Recruiting könnte dies etwa bedeuten, dass Sie fundierte Kenntnisse Ihrer Zielgruppe aufbauen, um diese möglichst gezielt anzusprechen.

Die umfassende Planung ermöglicht es Ihnen in weiterer Folge, effizienter mit Ihrem Budget umzugehen, da Sie die verschiedenen Recruiting-Maßnahmen sehr gezielt einsetzen – und nicht querbeet Geld investieren.

Zudem verbessert eine fundierte Recruiting-Strategie auch die Personalauswahl: Da Sie bereits vorab bedenken, welche Informationen Sie für eine informierte Entscheidung für oder gegen Bewerbende benötigen, können Sie diese zielgerichtet im Zuge des Bewerbungsprozesses abfragen.

Zu guter Letzt wirkt sich eine Recruiting-Strategie auch positiv auf die Bewerbungserfahrung Ihrer Kandidat·innen aus: Durch die zielgenaue Planung können Sie den gesamten Recruiting-Prozess auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe ausrichten – dazu finden Sie später auch ein Beispiel .

Recruiting-Strategien entwickeln: 5 Schritte

Die Entwicklung von Recruiting-Strategien sind also mit einigen Vorteilen verbunden, sie sind zugleich aber deutlich aufwändiger als immer dasselbe Vorgehen für sämtliche Stellenbesetzungen anzuwenden.

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um selbst erfolgreich Recruiting-Strategien zu entwickeln:

1) Unternehmensziele über Personabedarfsplanung in Recruiting-Ziele übersetzen

Jede Unternehmensdivision sollte ihr Tun auf die Unternehmensziele ausrichten – so auch die Personalabteilung. Im Recruiting bildet dies die Basis für Ihre strategischen Überlegungen. Ermitteln Sie zunächst, welche Ziele im Unternehmen vorliegen, welche Menschen dafür in welchen Positionen benötigt werden und worauf Priorität liegen sollte.

In der Regel arbeiten Sie hier in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung, um gemeinsam einen mittelfristigen Plan zu entwerfen. Dieser könnte in weiterer Folge in eine Personalbedarfsplanung übersetzt werden, mithilfe derer Sie übersichtlich darstellen, wann Sie welche Menschen mit welchen Kompetenzen benötigen, um zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.

Bestes Beispiel hierfür wäre etwa der Ausbau einer Produktsparte Ihres Unternehmens, nachdem erste F&E-Projekte äußerst positive Ergebnisse zutage gefördert haben. Für den Aufbau der Produktionskapazitäten benötigen Sie Mitarbeitende, genauso wie für den anschließenden Vertrieb der Produkte.

2) Lernen Sie Ihre Zielgruppe kennen – mit Candidate Personas

Die Personalbedarfsplanung sollte aufzeigen, auf welchen Job-Profilen in der näheren Zukunft der Fokus Ihres Recruitings liegen wird. Im Zuge der Definition Ihrer Recruiting-Strategien lohnt es sich, für diese Profile sogenannte Candidate Personas zu entwickeln.

In weiterer Folge können Sie diese Bedürfnisse der Zielgruppe in eine Candidate Journey übersetzen, die darauf ausgelegt ist, eine möglichst positive Candidate Experience für diese Kandidat·innen zu schaffen. Hierbei sollten Sie sämtliche Kontaktpunkte in einer Map abbilden.

Mehr zur Definition einer Candidate Journey erfahren Sie in unserem Glossar-Eintrag.

3) Vergangene Maßnahmen evaluieren, künftige planen

Nun geht es auch schon um die Reflexion und Planung entsprechender Maßnahmen, um Ihre Zielgruppe zu erreichen. Hierfür sollten Sie einen Schritt zurückgehen und Ihre bestehenden Maßnahmen, Prozesse und Vorgehen kritisch reflektieren.

Stellen Sie sich etwa folgende Fragen:

• Was lief gut? Was weniger?
• Welche Kanäle lohnen sich für uns? Welche weniger?
• Was sind die großen Zeitfresser in den Prozessen?
• Wo im Prozess passieren Fehler? Was muss an der Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen optimiert werden?
• Macht der Prozess das, was er soll? Können durch die Bewerbungsprozesse tatsächlich die passendsten Mitarbeitenden ausgewählt werden?
• Wie blicken unsere Bewerbenden auf unsere Prozesse? Was wird als angenehm empfunden? Was als umständlich?

Ausgehend von dieser kritischen Reflexion des Status quo und in Kombination mit den Informationen, die Sie über Ihre Zielgruppe gesammelt haben, können Sie nun jene Maßnahmen definieren, die Sie künftig primär im Recruiting einsetzen möchten.

Hierbei ist natürlich eine Differenzierung nach den diversen Job-Rollen angebracht – insgesamt sollten Sie hier aber eine Übersicht Ihrer wichtigsten Maßnahmen setzen.

Folgende Maßnahmen sind etwa weit verbreitet:

• Active Sourcing
• Social-Media-Recruiting
• Mobile Recruiting
• Employer Branding
• Internes Recruiting
• Mitarbeiter-empfehlen-Mitarbeiter-Programme

In unserem Glossar-Eintrag zum Thema Recruiting-Maßnahmen haben wir eine Übersicht der wichtigsten Maßnahmen erstellt – inklusive Tipps zum zielgerichteten Einsatz.

4) Finalisieren Sie Ihre Strategie in einem integrativen Prozess

Sie haben nun für sich festgelegt, welche Maßnahmen Sie nutzen möchten und sich bereits erste Gedanken gemacht, wie der dahinterliegende Recruiting-Prozess in Ihrem Unternehmen aussehen sollte. Hierbei sind die Schnittstellen in die Fachabteilungen natürlich ganz wesentlich.

Um diese wichtigen internen Stakeholder nicht zu „zwangsbeglücken“, sollten Sie Ihre Pläne vorab mit Ihren internen Schnittstellen teilen. In Form eines integrativen Prozesses können die Rahmenbedingungen gemeinsam erarbeitet werden, um maximale Akzeptanz für Ihr Vorgehen zu erlangen.

In diesem Schritt geht es etwa um die Klärung folgender Fragen:

• Wie ist die Bedarfsmeldung organisiert?
• Wird generell mit Anforderungsprofilen gearbeitet? Wie sieht der Erstellungs- und Pflegeprozess aus?
• Welche Rolle nimmt die·der Hiring Manager im Active Sourcing ein? Geht die Führungskraft selbst in die Direktansprache?
• Wie viele Schritte sind standardmäßig in den Prozessen vorgesehen?
• Wie läuft die Kommunikation mit den Hiring Managern ab? Wie sind Teams im Bewerbermanagementsystem organisiert?
• Wer nimmt an den Interviews teil? Sind alle Teilnehmenden ausreichend ausgebildet, um hier zielgerichtet zu agieren? Braucht es Schulungen?

Nun sollten Sie für sich klar festgelegt haben, über welche Kanäle Sie mit welchen Prozessen und der Verwendung welcher Tools Sie im Recruiting vorgehen möchten. Ihre allgemeine Recruiting-Strategie schafft hierbei die übergeordneten Rahmenbedingungen – je nach zu besetzender Position können Sie den Prozess minimal anpassen beziehungsweise gewisse Kanäle priorisieren.

5) Blicken Sie auf Ihre Ressourcen, priorisieren Sie und gehen Sie in die Umsetzung

Im letzten Schritt sollten Sie auf die Ressourcen in Ihrem Recruiting-Team blicken: Sind die Wachstumspläne mit der aktuellen Mitarbeitenden-Zahl in Ihrem Team umsetzbar? Haben Sie ausreichend Mitarbeitende, um die verschiedenen Maßnahmen zielgerichtet einzusetzen?

Ausgehend hiervon haben Sie in weiterer Folge zwei Möglichkeiten:

• Pitchen Sie um zusätzliche Ressourcen für Ihr Team: Zeigen Sie auf, was Sie geplant haben, um die Unternehmensziele zu unterstützen und erklären Sie, warum Sie dafür zusätzliche personelle (und budgetäre) Ressourcen benötigen. Eine umfassende und fundierte Strategie, die auf Basis der Unternehmensziele entwickelt wurde, sollte Ihnen hierfür eine gute Argumentationsgrundlage bieten. Für das Abdecken von Spitzen, in denen Ihre personellen Ressourcen nicht ausreichen, kann es auch rentabler sein, mit externen Dienstleister·innen zusammenzuarbeiten. Wie etwa mit dem onlyfy TalentService.
• Priorisieren Sie, um die aktuell verfügbaren Ressourcen bestmöglich einzusetzen: Wenn Sie keine zusätzlichen Ressourcen für Ihr Recruiting bekommen, dann müssen Sie bei zu hohem Bedarf priorisieren. Hier gilt es, jene Positionen vorzureihen, die einerseits hohen Einfluss auf das Geschäft haben bzw. Schlüsselpositionen sind, die sehr wichtig für den Betrieb im Unternehmen sind. Für andere Positionen müssen die Entscheider·innen in Ihrem Unternehmen hingegen mit langen Besetzungszeiten rechnen.

Als inoffiziellen sechsten Schritt in der Strategiedefinition schließlich ist ein kontinuierliches Reporting zu nennen. Machen Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen messbar und reflektieren Sie regelmäßig, was gut und was schlecht funktioniert. Hierbei lohnt es, einige zentrale Recruiting-KPIs zu definieren.

In unserem Glossar-Eintrag zum Thema Recruiting-KPIs bieten wir Ihnen eine Übersicht der wichtigsten Kennzahlen in der Personalgewinnung – inklusive Tipps zur zielgerichteten Messung!

Für eine einfache Messbarkeit Ihrer Recruiting-Aktivitäten lohnt sich die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems, wie etwa des onlyfy one Bewerbungsmanagers. Dieser ermöglicht es Ihnen, mit smarten Reporting-Funktionen Ihre wichtigsten Kennzahlen stets im Blick zu haben.

Regelmäßige Feedback-Anfragen an Bewerbende helfen Ihnen zusätzlich dabei, Ihren Recruiting-Prozess auch aus qualitativer Sicht zu reflektieren – so sehen Sie, wie die Candidate Experience wahrgenommen wird. Mit dem onlyfy one Bewerbungsmanager wiederum blicken Sie auf die Zeitdimension, etwa wenn Sie Ihre Time-to-Hire im Zeitverlauf betrachten.

Beispiele für Recruiting-Strategien

Die fünf vorgestellten Schritte helfen Ihnen dabei, für Ihr Unternehmen festzulegen, welche Rahmenbedingungen Ihre Recruiting-Strategie darstellen werden. Im Folgenden erhalten Sie Beispiele für Recruiting-Strategien, die auf gewisse Zielgruppen abzielen:

Strategie für High-Volume-Recruiting von Sales-Positionen

Die New Work SE hat sich als Unternehmen das Ziel gesetzt, die Sales-Teams in einem Unternehmenszweig auszubauen. Dieses hohe Wachstum wäre über klassische Wege kaum umsetzbar gewesen, weshalb die Recruiting- und Employer-Branding-Teams eine dezidierte Recruiting-Strategie für die Besetzung dieser Positionen entwickelt haben.

Mithilfe eines Click-Flow-Tools wurde ein Bewerbungsformular entwickelt, das in nur wenigen Minuten abgesendet werden konnte und völlig ohne CV-Upload auskam. Statt den Hard-Facts wurden vielmehr Soft-Facts der Bewerbenden abgefragt, um deren Motivation und menschliche Eignung für die Position abzufragen.

Auch die dahinter liegenden Prozesse wurden auf Schnelligkeit und einen möglichst niedrigschwelligen Bewerbungsprozess ausgelegt: Hierfür wurden Balanced Scorecards und Fragebögen zur Bewertung der Eignung entwickelt. Zudem wurden fixe Slots in den Kalendern der Hiring Manager geblockt, um schneller Termine für Interviews finden zu können. So kann das Ziel von einer Time-to-Hire von nur fünf Tagen ab Bewerbungseingang erreicht werden.

Mehr dazu finden Sie in unserem Blog-Beitrag zur Case Study „Der Bewerbungsprozess der Zukunft?“

Zielgruppen-Strategie für IT-Fachkräfte

Ein Unternehmen möchte eine Abteilung mit IT-Spezialist·innen stark ausbauen: Da diese Fachkräfte äußerst gefragt sind, gilt es, eine eigene Zielgruppen-Strategie zu entwickeln. Auf Basis von Candidate Personas wird deutlich, wo diese Personen angesprochen werden können – und welche Aspekte der Zielgruppe wichtig sind.

Das Unternehmen entschließt sich für eine Strategie, die stark auf die Direktansprache ausgelegt ist. Hierfür werden die künftigen Führungskräfte gebrieft und vorbereitet, um selbst in die Ansprache zu gehen – dieser fachliche Austausch auf hohem technischem Niveau wird von der Zielgruppe sehr geschätzt.

Das Recruiting unterstützt hier in der Suche und der Bereitstellung von Ansprache-Vorlagen. Für die Suche nutzt das Unternehmen den onlyfy TalentManager, um geeignete Kandidat·innen auf XING zu finden, sowie den auf Tech-Recruiting spezialisierten Anbieter Honeypot, um zielgerichtet die richtigen IT-Fachkräfte zu erreichen.

Hochschulmarketing zur Ansprache von Young Professionals

Um junge, bestens ausgebildete Talente gezielt anzusprechen, setzt ein Unternehmen auf Hochschulmarketing mit klaren Recruiting-Zielen. Über verschiedene Maßnahmen rund um gewisse Fokus-Hochschulen erlangt das Unternehmen eine hohe Bekanntheit in der Zielgruppe und kommt so mit den Talenten ins Gespräch.

Diesen Aufbau der Arbeitgebermarke begleiten die Kolleg·innen aus dem Employer-Branding-Team des Unternehmens. Recruiter·innen werden in weiterer Folge für Karrieremessen und -tage an den Hochschulen abgestellt, um hier mit Talenten ins Gespräch zu kommen und die Möglichkeiten im Unternehmen aufzuzeigen.

Parallel dazu hat sich die Personalabteilung dazu entschlossen, verschiedene Angebote für Studierende zu starten: So ist es etwa möglich, als Working Student erste Berufserfahrung zu sammeln oder eine Abschlussarbeit zusammen mit gewissen Fachabteilungen des Unternehmens zu verfassen. Dabei wird Interessent·innen eine Festanstellung in Aussicht gestellt.

Recruiting-Strategien – Fazit

Recruiting-Strategien sind aus vielfältigen Gründen wichtig: Sie ermöglichen es Personalabteilungen, möglichst gezielt gewisse Zielgruppen anzusprechen und so sehr effizientes Recruiting zu betreiben. Zudem hat dies auch positive Auswirkungen auf die Candidate Experience.

In der Praxis lohnt es sich, eine übergreifende Strategie zu definieren, die die Rahmenbedingungen in der Personalgewinnung festhält – dabei geht es um die eingesetzten Prozesse, Maßnahmen und Tools. Zusätzlich ist es oftmals ratsam, einzelne Strategien für gewisse Fokus-Zielgruppen abzuleiten.

Die in diesem Beitrag vorgestellten Beispiele geben Ihnen einen Eindruck, wie Recruiting-Strategien in der Praxis aussehen könnten – das Wichtigste ist aber, dass Sie jeweils eine individuelle Strategie für Ihre spezielle Zielgruppe festlegen. Hier ist umfassendes Wissen über die Bedürfnisse Ihrer Wunsch-Talente unerlässlich.