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Stellenbeschreibung: Inhalte, Erstellung & mehr

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Eine Stellenbeschreibung stellt ein wesentliches Instrument im Human-Ressource-Management dar. Die Stellenbeschreibung ist dabei eine Unterlage, die alle relevanten Informationen zu einer konkreten Position im Unternehmen enthält. Dementsprechend wichtig ist auch die Rolle, die diesem Dokument in der HR-Praxis zuteilwird. In diesem Beitrag finden Sie alles, was Sie für die Erstellung einer Stellenbeschreibung wissen müssen. Neben den wichtigsten Inhalten einer Stellenbeschreibung profitieren Sie von praktischen Mustervorlagen, die Ihnen die Erstellung zusätzlich erleichtern.

Definition: Was ist eine Stellenbeschreibung?

Bei einer Stellenbeschreibung handelt es sich um eine verbindliche und in schriftlicher Form erstellte Unterlage. Diese beschreibt die Verortung einer konkreten Stelle in der Organisation sowie die Aufgaben, Kompetenzen, Ziele und Pflichten des·der Stelleninhaber·in. Eine Stellenbeschreibung enthält in der Regel zumindest die Job-Bezeichnung der konkreten Position und ihre Verortung in der Hierarchie des Unternehmens (Organigramm).

Außerdem sollten hier die Kompetenzen und Aufgabengebiete sowie eine potenzielle aktive und passive Stellvertretung zu finden sein. Stellenbeschreibungen sollten möglichst präzise und konkret, gleichzeitig aber pointiert formuliert sein. Zudem ist es empfehlenswert, Stellenbeschreibungen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.  Zudem erleichtern Stellenbeschreibungen oftmals die Arbeitsbewertung oder die Karriereplanung. Auch in der Personalbeschaffung bzw. dem Recruiting kann die Stellenbeschreibung vielfältig eingesetzt werden.

Das primäre Ziel von Stellenbeschreibungen ist es, eine Ordnung hinsichtlich der Zuständigkeiten in einem Unternehmen zu schaffen. Dabei stellt die Überschneidungsfreiheit der Tätigkeiten einen wesentlichen Aspekt dar. Die Stellenbeschreibung leistet dementsprechend einen wesentlichen Beitrag zur Unternehmensstruktur.

Welche Inhalte gehören in eine Stellenbeschreibung?

Es gibt eine Vielzahl an Elementen, die grundsätzlich in eine Stellenbeschreibung inkludiert werden sollten. In der Folge erhalten Sie einen Überblick, welche wichtigen Inhalte Ihre Stellenbeschreibungen jedenfalls enthalten sollten.

Zunächst sollten Sie den offiziellen Namen Ihres Unternehmens in die Stellenbezeichnung inkludieren. Das unterstreicht den offiziellen Charakter der Stellenbeschreibung und ermöglicht im Falle von Konzernen die Zuordnung zu einer konkreten Teil- bzw. Tochtergesellschaft.

Job-Titel und Anforderungsprofil

Im Grunde benötigt jede Stellenbeschreibung eine Bezeichnung für die konkrete Stelle in der Organisationsstruktur. Der Job-Titel kann dabei durchaus deckungsgleich mit jener Bezeichnung sein, die Sie in der zugehörigen Stellenanzeige für die Suche nach passenden Talenten verwenden. Auch aktuelle Inhaber·innen dieser Position tragen diesen Job-Titel.

Das Anforderungsprofil beschreibt, welche Fähigkeiten und Kompetenzen notwendig sind, um diese Position erfolgreich ausüben zu können. Diese Auflistung beschreibt grundsätzlich die täglichen Anforderungen an die Mitarbeitenden in dieser Position.

Tätigkeitsbeschreibung

Die Tätigkeitsbeschreibung stellt einen weiteren wichtigen Teil einer Stellenbeschreibung dar. Dieser Part kann auch in externen Stellenanzeigen genutzt werden, um Bewerbenden die Aufgabengebiete für die jeweilige Position vorzustellen. Aus Sicht der aktuell in dieser Position Beschäftigten stellt dies die Aufgabenbeschreibung dar. Mit Blick auf die Tätigkeitsbeschreibung ist zunächst eine Unterscheidung in Kern- und Nebenaufgaben sinnvoll. Zudem wird in diesem Teil der Stellenbeschreibung dargelegt, welche Verantwortungsbereiche für die entsprechende Position geltend werden und in welchen Arbeitsgruppen diese vertreten ist.

Kernaufgaben, Routineaufgaben: Unter den Kernaufgaben finden sich die zentralen Aufgaben, die mit dieser Stelle in Verbindung stehen. Das sind Aufgaben, die wesentlich auf die Erreichung des Ziels der Position einzahlen bzw. jene Tätigkeiten, die einen Routinecharakter aufweisen. Kernaufgaben sollten in der Stellenbeschreibung möglichst konkret formuliert sein und realitätsgetreu widerspiegeln, wie sich der Arbeitsalltag in der entsprechenden Position gestaltet. Es ist zudem durchaus üblich, den Zeitaufwand für gewisse Hauptaufgaben als Prozentsatz der Gesamtarbeitszeit anzugeben.

Nebenaufgaben: Nebenaufgaben beschreiben weitere Tätigkeiten, die in den Verantwortungsbereich der vorliegenden Position fallen. Hier ist es in der Formulierung durchaus ratsam, etwas Interpretationsspielraum offen zu lassen. Diese Aufgaben haben eine geringere Priorität und nehmen in der alltäglichen Praxis auch stark nachgelagerte Zeitressourcen in Anspruch. Als Arbeitgeber empfiehlt es sich, durch die vage Formulierung allfällige Erweiterungen abzusichern. Als Faustregel können Sie davon ausgehen, dass Nebenaufgaben in der Regel unter 10 % der Arbeitszeit in Anspruch nehmen, Hauptaufgaben jeweils hingegen zwischen 10 und 30 %.

Verantwortungsbereiche: Unter diesem Punkt wird abgesteckt, welche Verantwortungsbereiche durch Stelleninhaber·innen abgedeckt werden. In der Stellenbeschreibung wird dementsprechend festgehalten, in welchen Bereichen diese Person für die qualitative und quantitative Zielerreichung verantwortlich ist.

Arbeitsgruppen, Gremien: Unter Arbeitsgruppen oder Gremien finden sich sämtliche projektorientierte Tätigkeiten, die durch die Teilnahme an entsprechenden Arbeitsgruppen charakterisiert werden können. Gehört ein Mitwirken in diesen Gremien bzw. Arbeitsgruppen zum gewöhnlichen Tätigkeitsbereich der vorliegenden Stelle, dann sollten Sie dies auch in diesem Teil der Stellenbeschreibung inkludieren.

Arbeitsplatzbeschreibung

Oftmals werden die Bezeichnungen Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibung zwar synonym verwendet, sie beschreiben eigentlich aber durchaus verschiedene Dinge. Während die Stellenbeschreibung stark auf die aufbauorganisatorischen Aspekte der Position – wie die Verortung im Organigramm – abzielt, bezieht sich die Arbeitsplatzbeschreibung stärker auf die Ablauforganisation. In der Regel sind Arbeitsplatzbeschreibungen daher weitaus detaillierter als die Beschreibungen der Tätigkeiten in der Stellenbeschreibung. Hier zielen die Ausführungen darauf ab, den SOLL-Zustand zu beschreiben, in Arbeitsplatzbeschreibungen wird auf den IST-Zustand verwiesen.

Dementsprechend werden die detaillierten Arbeitsplatzbeschreibungen in der Praxis oftmals von den Mitarbeitenden geschrieben, die derzeit in dieser Position arbeiten. Ein weiterer wichtiger Unterschied: Sie sind als Unternehmen zwar gesetzlich dazu verpflichtet, eine „kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer·innen zu leistenden Tätigkeit“ – also eine Stellenbeschreibung – zu erstellen, eine Arbeitsplatzbeschreibung müssen Sie hingegen per Gesetz nicht verfassen. Für die vorliegenden Ausführungen werden daher nur jene Aspekte herangezogen, die Sie grundsätzlich bezüglich des Arbeitsplatzes auch in Ihre Stellenbeschreibungen inkludieren sollten.

Arbeitsumfeld: Die Beschreibung des Arbeitsumfelds enthält Informationen zu den konkreten Rahmenbedingungen, unter denen eine Person ihre Arbeit verrichtet. Beispiele hierfür wären etwa die Arbeit am Fließband oder an einem Büroarbeitsplatz.

Arbeitsmittel, Hilfsmittel: Arbeits- und Hilfsmittel sind als durchaus breiter Begriff zu verstehen. In Stellenbeschreibungen verweisen sie auf all jene Werkzeuge, Anlagen, Maschinen und Geräte, die vonseiten der Arbeitnehmer·innen in ihrer Leistungsausübung verwendet werden. Aber auch die weiteren Mittel, die Beschäftigten zur Verfügung stehen, sollten hier angeführt werden: Weitere Beispiele sind etwa auch der Laptop, gewisse Software oder der Firmenwagen.

Verortung in der Organisationsstruktur (Organigramm)

Wie bereits in der Definition einer Stellenbeschreibung deutlich wurde, weist diese einen hohen Stellenwert für die organisationale Eingliederung in das Unternehmen auf. Dementsprechend wichtig ist auch, die Verortung in der Unternehmensstruktur in eine Stellenbeschreibung zu inkludieren.

Vorgesetzte: Für die horizontalen Berichtswege und Weisungsstrukturen ist es natürlich unerlässlich, Vorgesetzte für die konkrete Position anzuführen. Hier sollten Sie sowohl den Namen der Person als auch die Stellenbezeichnung vermerken. Im Falle einer Matrix-Organisation ist es auch möglich, dass eine Person mehrere Vorgesetzte aufweist.

Team, Kolleg·innen: Zudem können Sie die Stellenbeschreibung dafür nutzen, die entsprechenden Team-Mitglieder, mit denen die Position regelmäßig zusammenarbeitet, aufzulisten. Um den Aktualisierungsaufwand möglichst gering zu halten, können Sie hier im Falle größerer Abteilungen auch auf die reinen Stellenbezeichnungen zurückgreifen.

Stellvertreter·in: Bereits in der Stellenbeschreibung lohnt es sich, für einen möglichen langfristigen Ausfall (Krankheitsfall, Austritt etc.) eine·n Stellvertreter·in festzulegen. Dies sollten Sie ganz offiziell in der Stellenbeschreibung festhalten, um Diskussionen abzuwenden. Zudem sollten Sie hier festhalten, welche Tätigkeiten von der Stellvertretung übernommen werden, und natürlich entsprechend vermerken, wenn mehrere Team-Mitglieder Tätigkeiten als Stellvertretung übernehmen.

Führungsverantwortung, Weisungsbefugnis: Sollte die Position im Unternehmen eine Leitungsfunktion haben, sollten Sie hier festlegen, welche Stellen dieser untergeordnet sind und für welche Positionen Führungsverantwortung besteht. Außerdem definieren Sie hier, welche Führungsaufgaben die Person erfüllt. Die Weisungsbefugnis meint dabei, dass die beschriebene Stelle durch die hierarchische Struktur dazu befugt ist, anderen Personen Handlungsanweisungen zu erteilen und disziplinarische Handlungen durchzuführen.

Befugnisse, Pflichten, Ziele & Leistungsbewertung

Unter diesem Punkt sollten Sie definieren, in welchem Entscheidungsspielraum sich die·der Stelleninhaber·in in der Ausübung der mit der Stelle verbundenen Tätigkeiten bewegt. Hier können Sie zwischen Befugnissen und Pflichten unterscheiden, wobei ersteres gewissermaßen die Freiheiten der Person beschreibt, die Pflichten verweisen auf berufliche Pflichten, denen die Person nachzukommen hat.

Eine Stellenbeschreibung erfüllt unter anderem auch den Zweck, die Leistungsbeurteilung von Mitarbeitenden zu erleichtern. Dementsprechend wichtig ist es, entsprechende Kriterien und Indikatoren in die Stellenbeschreibung zu inkludieren. Gleichzeitig definieren Sie hier die konkreten Arbeitsziele dieser Position. Außerdem sollten Sie die Rahmenbedingungen der Leistungsbewertung in die Stellenbeschreibung einfügen. Welche KPIs werden hierfür herangezogen? Wie häufig finden Leistungsbeurteilungen auf Basis dieser statt? Auf Basis dessen werden auch Zielvereinbarungen erleichtert.

Vermerken Sie die Ziele, die im Unternehmen auf dieser Position erreicht werden können, bestenfalls mit konkreten quantitativen Erfolgsindikatoren, die eine objektive Beurteilung ermöglichen. Eine Stellenbeschreibung kann dementsprechend auch ein Führungsinstrument darstellen.

Weiterbildungsmöglichkeiten

In Zeiten veränderter Erwartungen vonseiten der Talente wird es zunehmend wichtiger, attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeitende anzubieten. Diese eignen sich optimal dafür, auch in der Stellenbeschreibung inkludiert zu werden. Hier können Sie gerne konkret anführen, in welchen Bereichen Sie bereits Weiterbildungen anbieten bzw. in welchen Bereichen für Inhaber·innen der Stelle eine Möglichkeit zur Weiterbildung bzw. zur Personalentwicklung besteht.

Nutzen, Zweck, Ziele: Wofür ist eine Stellenbeschreibung gut?

Sie sehen: Eine Stellenbeschreibung zu erstellen, kann oftmals eine Menge Aufwand bedeuten. Dementsprechend ist die Frage nicht unwesentlich, wieso Sie überhaupt eine Stellenbeschreibung erstellen sollten. Grundsätzlich lässt sich zwischen internen und externen Nutzen von Stellenbeschreibungen unterscheiden.

Aus einer internen Perspektive gibt es eine Vielzahl an Zwecken, die mit Stellenbeschreibungen erfüllt werden:

  • Stellenbeschreibungen helfen dabei, die strukturelle Einordnung von Stellen in das Unternehmensgefüge und Abhängigkeiten zu anderen Positionen transparent darzustellen.
  • Zudem unterstützen Stellenbeschreibungen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter strukturierter zu gestalten. Bestenfalls sind hier bereits wichtige Schnittstellen vermerkt, die in der Einarbeitungsphase kontaktiert werden.
  • Auch unterstützt eine Stellenbeschreibung die Arbeitsbeurteilung – durch die vermerkten Ziele und konkreten Leistungsindikatoren.
  • Stellenbeschreibungen helfen zudem bei der Personalentwicklung, insbesondere durch die konkreten Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die in der Stellenbeschreibung vermerkt sind.
  • Durch die Festlegung konkreter Stellvertreter·innen in der Stellenbeschreibung wird dieser Punkt klar geregelt und Sie beugen so Unklarheiten vor.
  • Auch der Personalaustritt, insbesondere mit Hinblick auf das Arbeitszeugnis, ist klar geregelt, da hier bereits Tätigkeiten aus der Stellenbeschreibung herangezogen werden können.
  • Schließlich erweisen sich Stellenbeschreibung insbesondere in der Personalplanung als nützlich. Hier wird festgelegt, welche Mitarbeitenden mit welchen Qualifikationen für gewisse Stellen idealerweise zur Verfügung stehen sollten.

Aus der externen Perspektive sind Stellenbeschreibungen insbesondere im gesamten Personalbeschaffungsprozess hilfreich:

  • Auf Basis einer geschliffenen Stellenbeschreibung können schnell und einfach passende Stellenanzeigen verfasst werden, da sich hier insbesondere das Tätigkeitsfeld und das Anforderungsprofil wiederfinden.
  • Die Stellenbeschreibung hilft vor allem im Erwartungsmanagement zwischen Bewerbenden und Arbeitgeber, da hier konkret abgebildet werden sollte, welche Tätigkeiten bei Eintritt ins Unternehmen zu erwarten sind.
  • Zudem wird die Bewerbenden-Auswahl massiv vereinfacht, da die eingehenden Bewerbungen im Recruiting schnell und einfach mit den in der Stellenbeschreibung dokumentierten Rahmenbedingungen für die Stelle abgleichen können.
  • Schließlich unterstützen Stellenbeschreibungen auch beim Einstellungsprozess – etwa, wenn es um die Erstellung des Arbeitsvertrages und den darin vermerkten Rahmenbedingungen zur Arbeit in der entsprechenden Stelle geht.

Vor- und Nachteile einer Stellenbeschreibung

Auf Basis dieser Zwecke aus externer und interner Perspektive ergeben sich vielfältige Vorteile, aber auch einige Nachteile, die mit der Erstellung einer Stellenbeschreibung einhergehen. Wir haben die wichtigsten für Sie übersichtlich zusammengefasst:

Vorteile einer Stellenbeschreibung

  • Transparenz im Unternehmen hinsichtlich Struktur und Abhängigkeiten diverser Stellen
  • Klare Abgrenzung des Verantwortungsbereichs von Positionen
  • Vereinfachte Personalbeschaffungsprozesse durch reduzierte Erstellungszeit von Stellenanzeigen, Arbeitsverträgen und beschleunigte Personalauswahl
  • Standardisierte Regelung von Rechten und Pflichten von Beschäftigen
  • Vereinfachte Personalplanung durch Klarheit hinsichtlich der gesuchten Profile
  • Verbessertes Erwartungsmanagement zwischen Bewerbenden und dem Unternehmen
  • Grundlage für eine transparente Leistungsbeurteilung für eine konkrete Position
  • Mängel in der organisatorischen Struktur werden durch klare Darstellung leichter aufgedeckt

Nachteile einer Stellenbeschreibung

  • Hoher administrativer Aufwand in der Erstellung
  • Regelmäßige Updates notwendig, insbesondere in volatilen Bereichen
  • Starrheit in der Aufgabenannahme: Außerhalb des Tätigkeitsbereichs liegende Aufgaben werden weniger stark eigenverantwortlich wahrgenommen
  • Einschränkung der Eigeninitiative von Mitarbeitenden durch eingegrenzten Handlungsspielraum
  • In einer dynamischen Arbeitswelt und volatilen Märkten ist es schwierig, Aufgabenbereiche langfristig einzugrenzen
  • Stärkerer Fokus auf Fakten im Lebenslauf hinsichtlich Ausbildung und Kompetenzen und geringerer Stellenwert von kulturellen Aspekten

Abgrenzung: Unterschiede zwischen Stellenbeschreibung, Stellenanzeige und Stellenausschreibung

Stellenbeschreibungen weisen also vielfältige Überschneidungen zu ähnlichen Dokumenten im Unternehmen auf – insbesondere etwa der Stellenanzeige bzw. Stellenausschreibung. Im Folgenden erfahren Sie, wie sich diese abgrenzen lassen:

Eine Stellenbeschreibung ist im Grunde die Basis für wesentliche Teile, die in einer Stellenanzeige verwendet werden. Insbesondere das Anforderungsprofil und den Tätigkeitsbereich, den Sie in Ihren Stellenanzeigen kommunizieren, können mit einer existierenden Stellenbeschreibung deutlich schneller erstellt werden.

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Kanäle für Stellenanzeigen

Eine Stellenanzeige ist dabei als externes Dokument gedacht, das Sie für die Bewerbung Ihrer Vakanz und das Generieren von Bewerbungen nutzen. In der Regel veröffentlichen Sie die Stellenanzeige auf internen und externen Kanälen – etwa auf Stellenbörsen wie XING, StepStone oder Indeed.

Die Stellenbeschreibung hingegen ist in Ihrem vollen Umfang ein internes Dokument, das Sie bei einer Vielzahl an internen Prozessen unterstützt. Zudem sorgen geschliffene Stellenbeschreibungen für Struktur und eine saubere Eingliederung von Positionen in die Organisationsstruktur.

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Unterscheidung zwischen Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung

Bei der Unterscheidung einer Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung kommt eine weitere Problematik ins Spiel: die Abgrenzung von Stellenausschreibung und Stellenanzeigen. Diese werden nämlich häufig synonym verwendet. In einem weiteren Begriffsverständnis verweisen die Begriffe auf ein und dieselbe Sache: ein Dokument, mit dem Sie Ihre offenen Stellen bewerben.

In einem engeren Sinne können Ausschreibung und Anzeige insofern unterschieden werden, als dass Stellenanzeigen vorrangig für die (kostenpflichtige) Veröffentlichung auf externen Kanälen gedacht ist, eine Ausschreibung hingegen auch eine rein interne Publikation einer offenen Position darstellt. Hinsichtlich der Unterscheidung zur Stellenbeschreibung sind es jedoch dieselben Unterschiede wie jene zwischen Stellenanzeigen und Stellenbeschreibungen.

Was darf nicht in einer Stellenbeschreibung stehen?

In den vorangegangenen Kapiteln haben Sie eine Vielzahl an Elementen an die Hand bekommen, die Sie in Ihre Stellenbeschreibung inkludieren sollten. In der Folge werden einige Elemente vorgestellt, die Sie hingegen nicht verwenden sollten.

Gehaltsangabe & Entgeltliche Sonderleistungen

Die Gehaltsangabe ist auch in Stellenanzeigen ein heiß diskutiertes Thema. In Stellenbeschreibungen sollten Sie Gehaltsangaben jedoch definitiv nicht inkludieren, da diese vielmehr Teil des Arbeitsvertrages sind. Als Arbeitgeber können Sie Bewerbende neben dem Gehalt natürlich auch durch attraktive Sonderleistungen – entgeltlich oder nicht-monetärer Natur – für sich begeistern. Diese geben Sie jedoch in Ihrem Arbeitsvertrag an. In der Stellenbeschreibung sind diese Informationen fehl am Platz.

Zeitlicher Umfang der Arbeit & Urlaubsansprüche

Auch mit Blick auf den zeitlichen Umfang der Arbeit ist anzumerken, dass dies vielmehr in den Arbeitsvertrag inkludiert werden sollte. Diese Informationen stehen in keinem Zusammenhang mit der tatsächlichen Verrichtung der Tätigkeit. Sehr wohl inkludieren können Sie aber prozentuale Angaben, die Tätigkeiten in Abhängigkeit von der Gesamtarbeitszeit einnehmen. Dies eignet sich vor allem unter den Haupt- und Nebentätigkeiten in der Stellenbeschreibung.

Der Urlaubsanspruch ist ebenfalls ein Punkt, der in den Arbeitsvertrag gehört. In der Stellenbeschreibung aber verzichten Sie darauf. Auch hier gilt: Diese Information hat nichts mit der Eingliederung und Tätigkeit der Position zu tun.

Auch Probezeiten und Befristungen sind Punkte, die Sie in den Arbeitsvertrag geben, nicht aber in die Stellenbeschreibung.

Wie schreibe ich eine gute Stellenbeschreibung?

Die Qualität Ihrer Stellenbeschreibungen steht und fällt mit der Struktur, die Sie für die Erstellung nutzen. Genau aus diesem Grund stellen wir Ihnen in diesem Beitrag ein Muster zur Verfügung, das Sie für Ihre Stellen nutzen können. Hinsichtlich der Sprache sollten Sie auf eine prägnante und pointierte Formulierung achten.

Sachverhalte sollten Sie gleichzeitig durchaus konkret formulieren, insbesondere was die Zielvorgaben und die Haupttätigkeiten betrifft. Als Denkstütze hilft hier: Formulieren Sie so lang wie nötig, aber so kurz wie möglich. Um den Erstellungsprozess der Stellenbeschreibung möglichst strukturiert zu gestalten, lohnt es sich, in vier Schritten vorzugehen:

1) Planung Überlegen Sie sich vorab genau, wie Sie Stellenbeschreibungen in Ihrem Unternehmen verwenden möchten. Die Erstellung ist mit hohem Aufwand verbunden, stellen Sie sicher, dass sich dieser am Ende auch lohnt. Achten Sie darauf, dass Sie in der Erstellung von Stellenbeschreibungen unabhängig von der konkreten Position einheitlich vorgehen. Hier kann eine strukturierte Vorlage für die Erstellung von Stellenbeschreibungen nützlich sein.

2) Informationen sammeln Im zweiten Schritt beginnen Sie damit, die Informationen für die betreffende Stelle zu sammeln. Gibt es aktuell jemanden im Unternehmen auf dieser Position, lohnt es sich, mit dieser Person ein Gespräch zu führen. So klären Sie den Status quo ab. Zudem sollten Sie mit Vorgesetzten sprechen, die weitere Vorstellungen für die Stelle mit Ihnen teilen. Diese Informationen sollten sich dann gut zu einer fertigen Stellenbeschreibung verdichten lassen.

Wichtig ist, dass Sie diese Beschreibung als lebendes Dokument betrachten. Die Arbeitswelt ist im Wandel und so sind es auch viele Märkte. Dementsprechend flexibel müssen Unternehmen auf diese Umweltbedingungen reagieren und die Stellen entsprechend anpassen.

3) Stellenbeschreibung formulieren Nun ist es an Ihnen, die gesammelten Informationen zu einer Stellenbeschreibung zu formen. Dabei sollten Sie darauf achten, Ihre Stellenbeschreibung personenunabhängig zu formulieren. Haben Sie die Stellenbeschreibung erstellt, sollten Sie den Inhalt noch einmal mit der für diese Stelle verantwortlichen Führungsperson prüfen. Zudem empfiehlt sich ein Check nach dem Vier-Augen-Prinzip.

4) Aktualisierung von Stellenbeschreibungen einplanen Es wurde bereits mehrfach betont: Stellenbeschreibungen müssen Sie laufend aktualisieren. Planen Sie hierfür Ressourcen ein und bestimmen Sie konkrete Rahmenbedingungen, wann Sie Ihre Stellenbeschreibungen adaptieren. Beispiele hierfür könnten sein:

  • Durch Veränderungen in der Organisation ändern sich die Rahmenbedingungen für die Stelle
  • Eine neue Stelle wird geschaffen
  • Sie haben diese Stelle neu zu besetzen. Überprüfen Sie zu diesem Anlass noch einmal die Aktualität

Wer muss die Stellenbeschreibung erstellen?

In der Regel ist der Arbeitgeber, konkret die Führungskraft, die für eine Position verantwortlich ist, mit der Erstellung der Stellenbeschreibung betraut. In der Praxis hat es sich etabliert, die Erstellung in Zusammenarbeit mit der·dem Stelleninhaber·in zu gestalten. Aus formalen Gründen empfiehlt es sich auch, die Personalabteilung bzw. HR in die Erstellung von Stellenbeschreibungen mit einzubeziehen.

Austausch fördern

Durch den wechselseitigen Austausch zwischen Führungskraft und Stelleninhaber·in können die Erwartungen an die Position realistischer abgesteckt werden und ein integrativer Prozess etabliert werden.

Muster, Vorlagen einer Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung folgt klaren Handlungsempfehlungen, die den Inhalt und Aufbau betreffen. Dementsprechend ratsam ist es, auf eine standardisierte Vorlage zurückzugreifen. Wir haben eine Mustervorlage für Sie erstellt.

Stellenbeschreibung Muster, Vorlage: Download als PDF und Word

Hier finden Sie eine Mustervorlage für die Erstellung von Stellenbeschreibungen. Sie können diese bequem als PDF und Word-Datei downloaden.

Download Vorlage Stellenbeschreibung PDF und Word

Checkliste

Sie benötigen keine Mustervorlage für die Erstellung Ihrer Stellenbeschreibungen? Dann können Sie sich stattdessen an dieser Checkliste für Stellenbeschreibungen orientieren. Folgende Punkte sollten Sie beachten:

  • Unternehmensname
  • Bezeichnung der Stelle
  • Anforderungsprofil mit Blick auf Fähigkeiten, Kompetenzen und das Besetzungsbild
  • Tätigkeitsbeschreibung mit Fokus auf Kern- und Nebenaufgaben, Verantwortungsbereiche und Arbeitsgruppen
  • Arbeitsplatzbeschreibung hinsichtlich des Umfelds und der Arbeitsmittel
  • Verortung der Stelle in der Organisationsstruktur mit Nennung der Führungskraft, Kolleg·innen, Vertretung und Angabe potenzieller Führungsverantwortung
  • Befugnisse und Pflichten des·der Stelleninhaber·in
  • Weiterbildungsmöglichkeiten im Kontext der Position

Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag

Die Stellenbeschreibung erleichtert neben vielen anderen Aspekten im Personalmanagement auch die Erstellung des Arbeitsvertrages. Auch hier findet sich nämlich die Tätigkeitsbeschreibung aus der Stellenbeschreibung wieder. Hier werden jene beruflichen Rechte und Pflichten verankert, die später in der Tätigkeit auch zum Tragen kommen. Dementsprechend ist es wichtig, hier besonders präzise in der Formulierung vorzugehen.

Wie verbindlich ist die Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag?

Grundsätzlich ist das, was hier vereinbart wird, für beide Seiten verbindlich, sobald der Vertrag vonseiten des Bewerbenden unterschrieben wird. Daher sollten Sie besonders darauf achten, mit Formulierungen, wie etwa „Der/die Arbeitnehmer·in muss“ beziehungsweise „Der/die Arbeitnehmer·in kann“, sorgsam umzugehen, da diese Passagen in Zukunft durchaus zu Streitpunkten führen können.

Allgemein ist anzumerken, dass Sie als Arbeitgeber in der Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag verankern, welche Leistung Sie von Arbeitnehmer·innen auf konkreten Positionen erwarten. Diese Leistungserbringung ist zu den Hauptpflichten der Arbeitnehmer·innen zu zählen. In der Regel ist es zudem üblich, dass Arbeitgeber einen Versetzungsvorbehalt in die Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag aufnehmen, um den Mitarbeitenden im Bedarfsfall auch andere Aufgaben zuweisen zu können.

Anpassungen

Grundsätzlich ist es durchaus legitim, Anpassungen in der Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag durchzuführen. Wir haben bereits in den vergangenen Kapiteln angeführt, dass stetig ändernde Wettbewerbsbedingungen kontinuierliche Anpassungen der Stellenbeschreibungen notwendig machen. Haben Sie als Arbeitgeber sich zusätzlich mit einem Versetzungsvorbehalt abgestimmt, haben Sie ohnehin die Rahmenbedingungen geschaffen, um Ihre Stellenbeschreibungen anpassen zu können.

Zudem hat der Arbeitgeber dank des Weisungs- und Direktionsrechts stets die Möglichkeit, Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung näher zu bestimmen. Das wird dann schlagend, wenn die Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag zuvor etwas vage formuliert wurde. Ansonsten ist eine nachträgliche Änderung des Arbeitsvertrages grundsätzlich nur unter beidseitigem Einvernehmen möglich.

Unterschrift notwendig?

Was für den Arbeitsvertrag gilt, gilt auch für die Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag. Und damit ist es nicht zwingend notwendig, diese zu unterschreiben, weil bereits eine mündliche Einigung der Vertragspartner über die wesentlichen Punkte des Vertrages ausreicht. Zudem gibt es auch die Möglichkeit, dass eine Stellenbeschreibung nur einseitig vom Arbeitgeber formuliert wird, von den Mitarbeitenden aber nicht unterschrieben wird. Dann dient diese nur als Orientierung. Gleichzeitig gilt für Arbeitgeber das Nachweisgesetz, wonach diese eine Urkunde mit den wichtigsten Vertragsbestandteilen vorlegen müssen. Diese Urkunde muss von beiden Seiten unterzeichnet werden.

Hat man ein Anrecht auf eine Stellenbeschreibung?

Dieses Nachweisgesetz stellt auch die alleinige Basis für ein Anrecht auf eine gewisse Darstellung der geleisteten Tätigkeit dar. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um eine Charakterisierung der zu leistenden Tätigkeit – und damit um kein Anrecht auf eine vollständige Stellenbeschreibung.