Talent-Pool: Mit Talenten in Kontakt bleiben

Generationenwechsel, Fachkräftemangel und jetzt auch noch Corona: Der Jobmarkt ist und bleibt weiterhin in Bewegung. Auch wenn Personalverantwortliche akut vielleicht keine Stellen zu besetzen haben, birgt diese Situation doch auch Chancen: Nicht nur wurden dadurch Fachkräfte auf den Markt gespült, die sonst eher selten zur Verfügung stehen. Die Krise schafft auch eine kurze Verschnaufpause, in der Recruiting-Teams aktiv mit Talenten in Kontakt treten und über einen Talent-Pool Beziehungen auch für die Zeit nach Corona knüpfen können.

Inhalt

Definition: Talent-Pool

Ein Talent-Pool ist eine zentrale HR-Datenbank, in der Kompetenzprofile von vielversprechenden Bewerbenden, (ehemaligen) Mitarbeitenden und potenziellen Talenten verwaltet werden. Es ist eine wichtige Maßnahme des Active Sourcing und dient der Rekrutierung passender Mitarbeitenden für Positionen, die erst in der Zukunft besetzt werden müssen. Der Vorteil: Es befinden sich nur diejenigen in der Datenbank, die ein Interesse am Unternehmen haben.

Ist schließlich ein Job zu besetzen, haben Personal-Verantwortliche bereits einen Bestand an geeigneten Talenten und können diese direkt auf die offene Berufschance aufmerksam machen. Das erspart nicht nur langwierige und teure Recruiting-Maßnahmen, sondern kann auch die Time-to-Hire erheblich senken. Folgende Varianten gibt es:

  • Interne Talent Pools: Diese werden von Unternehmen selbst aufgebaut und gewartet
  • Externe Datenbanken: Werden beispielsweise von Karriereplattformen wie XING angeboten.

Angebote wie der onlyfy TalentManager erstellen automatisch eine Datenbank mit passenden Bewerbenden, in der Lebensläufe und Wechselbereitschaft der Talente automatisch aktualisiert werden. Zudem wird die Datenbank automatisch aktualisiert: Neue passende Mitglieder werden hinzugefügt, während jene, die Ihren Suchkriterien nicht mehr entsprechen, entfernt werden.

Unternehmen setzen auf Bewerberdatenbanken

Wer ihn richtig einsetzt, baut sich einen sehr zuverlässigen Recruiting-Kanal auf: So konnten die deutschen Top-1.000-Unternehmen im Jahr 2017 im Schnitt 16% ihrer Vakanzen mit Talenten aus ihrem eigenen Bewerberpool besetzen, im Mittelstand waren es sogar 19%.1 Der Aufbau eines Talent-Pools ist eine unentbehrliche Funktionalität eines Candidate-Relationship-Management-Tools.

Im Folgejahr zeigte sich, dass Kandidaten Datenbanken zunehmend wichtiger wurden: 2018 hatte fast die Hälfte der Unternehmen (44%) bereits eigenen Pool implementiert, in der IT-Branche sogar zwei Drittel.2 Neben Karriere-Events, Personalmessen und Karriere-Netzwerken gehören Talent-Pools damit zu den Top fünf der Active-Sourcing-Kanäle. Aufseiten der Talente gaben drei von zehn an, im Zuge einer Absage eine Aufnahme in einen Talent Pool angeboten bekommen zu haben. In jedem zehnten Fall erfolgten aufgrund des Profils weiterhin Jobangebote oder Anfragen von Unternehmen.3

Vorteile von Talent-Pools:

  • Verkürzte Time-to-Hire: Recruiting-Prozesse müssen nicht bei null starten. Durch den direkten Zugriff auf Talente können Stellen kurzfristig besetzt werden
  • Frühe Einbindung von Talenten ins Unternehmen: Bewerbende bauen bereits in einem frühen Stadium eine Beziehung zum Unternehmen auf
  • Platz für Evidenzen: Talente, denen abgesagt wurde, sind möglicherweise bereit, in einer Online-Bewerberdatenbank in Evidenz gehalten zu werden
  • Optimierte Candidate-Experience: Wer trotz einer Absage weiterhin mit dem Unternehmen in Kontakt bleibt, fühlt sich wertgeschätzt, bleibt auf dem Laufenden und kann ein positives Bild des Unternehmens gewinnen
  • DSGVO-konformes Active Sourcing: Es werden nur diejenigen in den Talent-Pool aufgenommen, die auch aktiv dazu eingewilligt haben. Achtung: Eine Austragung muss immer gewährt werden!

Welche Quellen können angezapft werden?

Um eine Datenbank mit potenziellen Talenten und Bewerbenden zu füllen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

Bewerbende:

Oftmals bleiben in einer Bewerbungsrunde vielversprechende Talente übrig, die großes Potential aufweisen, es aber nicht in eine Anstellung geschafft haben. Mit einem Platz im Talent-Pool gibt man ihnen die Möglichkeit, weiter mit dem Unternehmen verbunden zu bleiben und im Fall des Falles für offene Positionen ins Spiel zu kommen.

Mitarbeitende:

Innerhalb der eigenen Belegschaft zu rekrutieren, ist immer einfacher als sich auf dem freien Markt auf die Suche zu machen. Mitarbeitende sind zumeist in einer Datenbank angelegt. Informationen wie Interessen, besondere Fähigkeiten und Aus- sowie Fortbildungen des Mitarbeitenden sind hinterlegt. Bei der Besetzung einer offenen Stelle kann aufgrund dieser Informationen im eigenen Unternehmen nach interessanten Talenten gesucht werden.

Social Recruiting:

Social Recruiting hat sich als sehr effektiver Active-Sourcing-Kanal bewährt. Professionelle Netzwerke wie XING oder LinkedIn ermöglichen es, einfach und unmittelbar mit potenziellen Bewerbenden in Kontakt zu treten. Lassen sich diese nicht für eine Vakanz überzeugen, bietet sich noch immer die Möglichkeit an, diese mit in den Talent-Pool aufzunehmen.

Informelle Netzwerke:

Konferenzen, Seminare, Messen oder der direkte Kontakt mit (Hoch-)Schulen sind eine ideale Möglichkeit, mit Interessierten ins Gespräch zu kommen. Informelle Netzwerke sind ein wichtiges Instrument, um mit jungen Talenten und Fachkräften in Verbindung zu bleiben.

Praktikant·innen:

Es macht durchaus Sinn, mit Praktikant·innen weiter in Kontakt zu bleiben. Schließlich haben sie nicht nur bereits Interesse am Unternehmen gezeigt, sondern kennen bereits das Unternehmen und dessen Abläufe. Im besten Fall sind sie bereit, ihre berufliche Laufbahn im Unternehmen zu starten.

So bauen Sie Ihren Talent-Pool richtig auf

Der Aufbau und die Pflege eines Bewerberpools ist ein langfristiges Projekt. Fragen Sie sich, welche Entwicklungen am Arbeitsmarkt Zukunftspotential haben und welche Talente das Unternehmen dafür braucht. Auch die Bedürfnisse der angepeilten Zielgruppe spielen eine wichtige Rolle: Welche Inhalte, Benefits und Kommunikationsmaßnahmen sind für Sie die richtigen?

Jede Kandidatendatenbank sollte auch klar segmentiert sein, um später eine gezieltere Auswahl und individuelle Ansprache zu ermöglichen. Die Segmentierung kann sich dabei an Kriterien wie Region, Berufserfahrung, Ausbildung, Verfügbarkeit oder Motive potenzieller Talente orientieren und sollte stets aktuell gehalten werden. Nur so kann das volle Potential ausgeschöpft werden.

Bleiben Sie mit den Talenten in Kontakt!

Am besten schöpfen Sie Ihren Kandidatenpool aus, wenn Sie regelmäßig mit Ihren Kontakten in Austausch bleiben. Sehen Sie es wie ein soziales Netzwerk und beherzigen folgende Tipps:

  • Warten Sie Ihren Talent-Pool regelmäßig. Löschen Sie irrelevante Kontakte und aktualisieren Sie Ihre Datenbank. 
  • Kommunizieren Sie regelmäßig mit den Menschen in Ihrer Bewerberdatenbank
  • Begrüßen Sie neue Talente in Ihrer Datenbank und zeigen Sie Ihnen, wie sie von einer Aufnahme in diese profitieren
  • Verschicken Sie Neuigkeiten und Meilensteine Ihres Unternehmens per E-Mail
  • Teilen Sie relevante Artikel zu Trends in Ihrer Branche, um Ihre Talente zur Diskussion zu motivieren
  • Verschicken Sie einen regelmäßigen Newsletter, etwa mit Jobangeboten, um Ihren Talent-Pool auf dem Laufenden zu halten
  • Laden Sie Talente zu Events und Programmen des Unternehmens ein
  • Schicken Sie regelmäßige Job-Alerts aus dem Unternehmen
  • Bieten Sie Maßnahmen an, die die Bindung Ihres Talent-Pools mit Ihrem Unternehmen verstärken, etwa fachliches Mentoring oder Coaching
  • Setzen Sie auf interaktiven Content wie Quizzes, Webinare, Live-Trainings oder Q&A-Sessions mit Fachkräften in Ihrem Unternehmen
  • Veröffentlichen Sie Video-Tutorials, Webinare oder Blogartikel, die Ihre Talente interessieren könnten

Vorsicht beim Thema Datenschutz!

Eine Recruiting-Maßnahme ist nur dann wirklich erfolgreich, wenn sie auf dem Arbeitsmarkt auch auf Akzeptanz trifft. Fast die Hälfte der Bewerbenden erachtet es als positiv, wenn die eigene Initiativ-Bewerbung erstmal in einem Talent-Pool landet4. Aber: Mehr als ein Drittel (37%) hat Bedenken, wenn umfangreiche persönliche Daten von Unternehmen gespeichert werden. Kein Wunder: Wenn eine Position neu zu besetzen ist, werden die Stellen-Anforderungen mit den Profildaten abgeglichen. Dieses Profiling findet automatisch mittels Algorithmus statt – ein Umstand, den gerade jüngere Generationen bedenklich finden.

Um den Datenschutz zu wahren, sollten Unternehmen daher nicht nur die bestehende Datenschutz-Erklärung überprüfen und gegebenenfalls überarbeiten, auch regelmäßige Updates und Kontrollen sind wichtig. Zudem sollten Personen, die mit Daten von Talenten zu tun haben, für das Thema sensibilisiert werden. Und: Wer seine Daten aus dem Talent-Pool entfernen lassen möchte, sollte dies einfach und zu jedem Zeitpunkt tun können.

Fazit

Unternehmen, die eine Bewerberdatenbank anlegen, festigen und intensivieren den Kontakt zu passenden Bewerbenden und bieten Interessierten eine Plattform, auf der sie regelmäßig über das Unternehmen auf dem Laufenden gehalten und mit wichtigen Infos oder spannenden Aktivitäten versorgt werden können. Ein Talent-Pool spart Unternehmen Zeit und Kosten, optimiert die Candidate Journey und verbessert nachhaltig die Recruiting-KPIs.


1,2,3 & 4 https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/wiai_lehrstuehle/isdl/2_Active_Sourcing_20170210_WEB.pdf