Interviewfragen Sekretariat

Im Sekretariat sind Mitarbeitende mit vielfältigen administrativen Aufgaben betraut. Dementsprechend wichtig ist es, hier Personen zu beschäftigen, die sorgfältig und strukturiert arbeiten und ein Auge fürs Detail aufweisen.

Sekretär·innen sind in den verschiedensten Bereichen tätig – die tatsächlichen Aufgaben können hier je nach Rolle und Unternehmen etwas unterschiedlich ausfallen. Der Grundstock an Tätigkeiten ist jedoch stets ähnlich. In diesem Beitrag erhalten Sie eine Übersicht an Interviewfragen, die Ihnen eine möglichst zielgenaue Personalauswahl benötigen.

Interviewfragen Sekretariat – Worauf Sie achten sollten

Sekretär·innen erledigen in der Regel vorrangig administrative Aufgaben und sind häufig für die Post- und E-Mail-Bearbeitung sowie den Telefonverkehr verantwortlich. Zumeist erreichen Sie nämlich zunächst das Sekretariat, wenn Sie die Office-Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Unternehmens eingeben.

Daneben sind in dieser Rolle diverse Verwaltungsaufgaben typisch, wie etwa die Verwaltung von Datenträgern und Akten, die Terminplanung von Mitgliedern aus dem Management oder der Verwaltung von Gästen im Unternehmen.

Nicht selten gehen das Front-Office und das Sekretariat Hand in Hand, wodurch auch Aufgaben im Kund·innen)-Empfang und der Zugangskontrolle anfallen können. Fremdfirmen und Gäste sind in der Regel vorab beim Sekretariat anzumelden, wenn Sie an den Unternehmensstandort kommen.

Dementsprechend wichtig ist ein freundliches und gepflegtes Auftreten in dieser Rolle, da es sich hier um die ersten Repräsentant·innen des Unternehmens handelt – das gilt übrigens auch für den Telefon- und E-Mail-Verkehr. Hier ist zusätzlich eine gute Ausdrucksweise wichtig.

Zudem benötigt es eine sorgfältige und genau Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und gute EDV-Kenntnisse, da in diesem Bereich häufig mit verschiedenen Verwaltungsprogrammen gearbeitet wird. Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sollten ebenfalls vorhanden sein.

Hinsichtlich der Soft Skills sollten Stellen-Inhaber·innen besonders versiert im zwischenmenschlichen Umgang sein und eine kommunikative und diskrete Persönlichkeit mit entsprechend professionellem Auftreten aufweisen.

Typisch für die Position im Sekretariat ist der Abschluss einer höheren Schulbildung, bestenfalls im kaufmännischen Bereich. Auch eine entsprechende kaufmännische Ausbildung stellt eine gute Grundlage für diesen Beruf dar. Berufserfahrung ist ein klarer Vorteil.

Mit diesen Interviewfragen für das Sekretariat können Sie im Recruiting die fachliche und persönliche Eignung von Kandidat·innen für diese Position überprüfen.

Persönlichkeitsbezogene Interviewfragen Sekretariat

• Warum haben Sie sich dafür entschieden, sich für diese Stelle zu bewerben?
• Welche Fähigkeiten ermöglichen es Ihnen, die Position im Sekretariat erfolgreich auszuüben?
• Wie organisieren Sie sich, wenn Sie eine Vielzahl an unterschiedlichen Aufgaben unter Zeitdruck zu erledigen haben?
• Wie würden Sie Ihren Umgang mit anderen Menschen beschreiben?
• Was ist Ihnen im zwischenmenschlichen Kontakt wichtig? Wie stellen Sie sicher, dass sich Gäste am Firmenstandort Willkommen fühlen?
• Wie stellen Sie in Ihrer täglichen Arbeit sicher, dass Sie stets genau und möglichst fehlerfrei arbeiten?
• Würden Sie sich als Teamplayer beschreiben? Wieso?

Rollenspezifische Interviewfragen Sekretariat

• Mit welchen Verwaltungsprogrammen und -Softwares haben Sie bereits Erfahrung?
• Wie geht es Ihnen damit, neue Programme und Software-Lösungen zu erlernen?
• Wie gehen Sie bei der Erstellung eines Berichts bzw. von  Präsentationsmaterialien vor?
• Welche Tools verwenden Sie, um Ihre Verwaltungsaufgaben effizient zu erledigen?
• Wie können Sie mit der Organisation von Terminen und Besprechungen helfen?
• Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Eigenschaften einer·eines guten Sekretär·in?
• Wie würden Sie die Kommunikation und Koordinierung zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens steuern?
• Welche spezifischen Erfahrungen haben Sie mit anderen Sekretariatsfunktionen gemacht?
• Was würden Sie tun, um sicherzustellen, dass alle Informationen und Dokumente ordnungsgemäß erfasst und gespeichert werden?

Hinweis: Diese Interviewfragen dienen als Orientierung. In der Praxis empfiehlt es sich, bereits in den Fragen auf die Bewerbenden einzugehen.