Die Prüfung von Bewerbungsunterlagen gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Recruiting. Doch die Herausforderungen wachsen: Gefälschte Zeugnisse, manipulierte Zertifikate und aufgehübschte Lebensläufe treten immer häufiger auf. Das kann zu kostspieligen Fehlbesetzungen führen und den Ruf Ihres Unternehmens gefährden.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie gefälschte Dokumente erkennen, welche Bewerbungsunterlagen am häufigsten manipuliert werden und welche praktischen Methoden Ihnen bei der Überprüfung helfen. Sie erhalten konkrete Checklisten und lernen, wie Sie bei Betrugsverdacht professionell vorgehen.
Warum gefälschte Zeugnisse im Recruiting ein wachsendes Problem sind
Die Digitalisierung erleichtert vieles. Leider gilt das auch für die Urkundenfälschung. Mit weit verbreiteter Software lassen sich heute Zeugnisse und Zertifikate erstellen, die auf den ersten Blick professionell wirken. Die Hemmschwelle zur Manipulation ist deutlich gesunken.
Für Unternehmen bergen Fehlbesetzungen aufgrund gefälschter Qualifikationen erhebliche Risiken. Wer jemanden einstellt, der die behaupteten Fähigkeiten nicht besitzt, verliert Zeit und Geld. Projekte verzögern sich, die Teamleistung leidet, und im schlimmsten Fall entstehen Haftungsrisiken.
Die rechtlichen Konsequenzen für Bewerberinnen und Bewerber sind eindeutig: Urkundenfälschung ist eine Straftat. Wer dabei erwischt wird, muss mit Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen rechnen. Aus arbeitsrechtlicher Sicht können Sie das Arbeitsverhältnis fristlos kündigen, sobald die Fälschung nachgewiesen ist.
Das Thema kann auch für Ihr Unternehmen reputationssensibel sein. Wird bekannt, dass Sie gefälschte Qualifikationen nicht erkannt haben, leidet Ihr Ansehen. Das kann besonders in Branchen mit hohen Sicherheits- oder Qualitätsstandards schwerwiegende Folgen haben.
Welche Bewerbungsunterlagen am häufigsten gefälscht werden
Nicht alle Dokumente werden gleich häufig manipuliert. An erster Stelle stehen Arbeitszeugnisse. Sie sind vergleichsweise leicht zu fälschen und schwer zu überprüfen – vor allem dann, wenn das ausstellende Unternehmen nicht mehr existiert oder die zuständige Ansprechperson gewechselt hat.
Hochschulabschlüsse und Abschlusszeugnisse belegen den zweiten Platz. Das Spektrum reicht von vollständig erfundenen Dokumenten bis hin zu echten Zertifikaten mit nachträglich verbesserten Noten. Auch Weiterbildungszertifikate werden häufig manipuliert, da viele Anbieter keine zentrale Überprüfungsmöglichkeit bieten.
Empfehlungsschreiben sind ein weiteres beliebtes Ziel für Fälschungen. Manche Bewerberinnen und Bewerber erstellen diese selbst und geben falsche Kontaktdaten an. Andere bitten Freunde, sich als ehemalige Vorgesetzte auszugeben.
Die verwendeten Methoden variieren erheblich. Einige Kandidatinnen und Kandidaten nehmen nur geringfügige Verschönerungen vor: Sie runden Noten auf, verlängern Beschäftigungszeiträume um einige Monate oder fügen einzelne Aufgaben hinzu. Andere gehen weiter und erfinden ganze Positionen oder Qualifikationen.
Technisch gesehen werden heute am häufigsten digitale Vorlagen verwendet. Bewerberinnen und Bewerber kopieren das Layout und die Schriftarten echter Dokumente und passen lediglich den Inhalt an. Manche nutzen auch Bildbearbeitungssoftware, um eingescannte Originale zu manipulieren.
Wie Sie gefälschte Arbeitszeugnisse und Zertifikate erkennen
Ein kritischer Blick auf das Layout hilft oft schon auf den ersten Blick. Achten Sie auf die Formatierung: Sind die Abstände einheitlich? Passt die Schriftart zum Stil des Unternehmens? Wirkt das Dokument authentisch? Gefälschte Dokumente weisen häufig kleine Unstimmigkeiten bei Zeilenabständen oder Seitenrändern auf.
Die Formulierungen in Arbeitszeugnissen folgen bestimmten Konventionen. Weicht ein Zeugnis deutlich davon ab oder enthält ungewöhnliche Formulierungen, sollten Sie genauer hinsehen. Überschwängliches Lob ohne konkrete Beispiele ist ebenfalls ein Warnsignal.
Unterschriften und Firmenstempel sollten sorgfältig geprüft werden. Digitale Manipulationen sind oft an unscharfen Kanten oder Farbabweichungen erkennbar. Wenn Sie das Dokument vergrößern, können Sie mitunter Pixelfehler oder Kompressionsartefakte entdecken.
Technische Merkmale liefern weitere Hinweise:
- Schriftarten sollten durchgehend einheitlich sein und keine plötzlichen Wechsel aufweisen
- Die Bildauflösung muss bei eingescannten Dokumenten gleichmäßig sein
- PDF-Metadaten verraten oft das Erstellungsdatum und die verwendete Software
- Wasserzeichen oder Sicherheitsmerkmale sollten konsistent sein
Sprachliche Unstimmigkeiten fallen beim genauen Lesen auf. Rechtschreibfehler in offiziellen Dokumenten sind selten. Stilbrüche oder wechselnde Formulierungsmuster können ebenfalls auf eine Fälschung hinweisen.
Nutzen Sie diese Checkliste für eine schnelle Erstprüfung:
- Stimmen Datum und Beschäftigungszeitraum überein?
- Passt die Berufsbezeichnung zur angegebenen Position?
- Sind die Kontaktdaten und der Unternehmensname aktuell und korrekt?
- Wirken Unterschrift und Stempel authentisch?
- Gibt es Unstimmigkeiten in Formatierung oder Schriftbild?
Praktische Methoden zur Überprüfung von Bewerbungsunterlagen
Ein systematisches Vorgehen bei der Dokumentenprüfung spart Zeit und erhöht die Genauigkeit. Legen Sie fest, welche Dokumente Sie für welche Positionen besonders gründlich prüfen. Bei Führungspositionen oder sensiblen Bereichen sollten Sie strengere Maßstäbe anlegen.
Die direkte Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern ist eine der zuverlässigsten Methoden. Rufen Sie nicht die im Zeugnis angegebene Nummer an – suchen Sie stattdessen selbst nach der offiziellen Unternehmensnummer. Bitten Sie darum, mit der Personalabteilung verbunden zu werden, und lassen Sie sich den Beschäftigungszeitraum sowie die ausgeübte Position bestätigen.
Bei Bildungseinrichtungen funktioniert die Überprüfung ähnlich. Viele Hochschulen bieten inzwischen Online-Dienste zur Qualifikationsprüfung an. Falls nicht, hilft ein Anruf im Prüfungsamt weiter. Beachten Sie dabei die Datenschutzbestimmungen und holen Sie vorab die Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers ein.
Online-Überprüfungstools und Datenbanken gewinnen zunehmend an Bedeutung. Manche Zertifizierungsstellen stellen Referenznummern bereit, die Sie online überprüfen können. Für internationale Qualifikationen gibt es spezialisierte Dienstleister, die Echtheit und Anerkennung prüfen.
Für sensible Positionen lohnen sich professionelle Hintergrundprüfungen. Externe Dienstleister übernehmen die Dokumentenprüfung, überprüfen Referenzen und können zusätzliche Informationen wie Bonitätsauskünfte oder Führungszeugnisse einholen.
Den rechtlichen Rahmen müssen Sie stets im Blick behalten. Sie dürfen nur Daten erheben, die für die Stelle relevant sind. Bewerberinnen und Bewerber müssen der Überprüfung ausdrücklich zustimmen. Dokumentieren Sie jeden Schritt sorgfältig, damit Sie im Zweifelsfall nachweisen können, dass Sie rechtmäßig gehandelt haben.
Die DSGVO setzt hier klare Grenzen. Informieren Sie Kandidatinnen und Kandidaten transparent darüber, welche Daten Sie speichern, wie lange und zu welchem Zweck. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens müssen Sie die Unterlagen innerhalb der vorgeschriebenen Frist löschen, sofern keine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung vorliegt.
Was zu tun ist, wenn Sie eine Fälschung vermuten oder entdecken
Wenn Ihnen Unstimmigkeiten auffallen, bleiben Sie ruhig und professionell. Konfrontieren Sie Bewerberinnen und Bewerber nicht sofort mit Ihrem Verdacht. Sammeln Sie zunächst weitere Informationen und überprüfen Sie Ihre Einschätzung.
Der Umgang mit Gesprächen über konkrete Unstimmigkeiten erfordert Fingerspitzengefühl. Sprechen Sie die Auffälligkeiten sachlich an und geben Sie der betreffenden Person die Möglichkeit, Stellung zu nehmen. Manchmal gibt es einfache Erklärungen für scheinbare Widersprüche.
Stellen Sie Ihre Fragen offen: „Mir ist aufgefallen, dass das Zeugnis ein anderes Datum ausweist als Ihr Lebenslauf. Können Sie das erläutern?“ Beobachten Sie die Reaktion. Ehrliche Menschen können in der Regel spontan und schlüssig antworten.
Erhärtet sich der Fälschungsverdacht, dokumentieren Sie alles sorgfältig. Halten Sie fest, welche Unstimmigkeiten Sie festgestellt haben, wann Sie welche Überprüfungsschritte durchgeführt haben und was die Ergebnisse waren. Diese Dokumentation benötigen Sie, falls es zu rechtlichen Schritten kommt.
Wenn eine Fälschung nachgewiesen ist, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Bei einem laufenden Bewerbungsverfahren können Sie die Kandidatin oder den Kandidaten einfach ablehnen. Besteht das Arbeitsverhältnis bereits, kann eine fristlose Kündigung angemessen sein. Holen Sie in solchen Fällen arbeitsrechtliche Beratung ein.
Eine Strafanzeige wegen Urkundenfälschung ist möglich, aber nicht verpflichtend. Wägen Sie ab, ob der Aufwand verhältnismäßig ist. In schwerwiegenden Fällen oder bei wiederholtem Betrug kann eine Anzeige jedoch durchaus ratsam sein.
Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um Ihre internen Prozesse zu verbessern. Überlegen Sie, an welcher Stelle die Fälschung hätte erkannt werden müssen und wie Sie Ihre Prüfverfahren optimieren können. Schulen Sie Ihr Team regelmäßig zu diesem Thema.
Digitale Bewerbermanagementsysteme helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu optimieren und zu standardisieren. Mit einem Bewerbermanagementsystem können Sie Prüfschritte definieren, Dokumentationen zentral ablegen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Das erhöht die Qualität Ihrer Einstellungsentscheidungen und schützt Sie vor kostspieligen Fehlbesetzungen.
