Im Bewerbermanagement-Prozess müssen Sie je nach geplantem Verwendungszweck der Daten verschiedene Einwilligungen von Bewerbern einholen. Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens selbst ist keine gesonderte Einwilligung erforderlich, da dies durch die Vertragsanbahnung abgedeckt ist. Eine ausdrückliche Einwilligung ist jedoch erforderlich, wenn Sie Bewerberdaten über längere Zeiträume speichern, in Talentpools aufnehmen oder für andere Zwecke nutzen möchten. Die DSGVO regelt diese Anforderungen klar und schützt die Rechte der Bewerber.
Welche Rechtsgrundlagen gelten für Bewerberdaten?
Die Verarbeitung von Bewerberdaten stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsanbahnung sowie auf Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG für beschäftigungsbezogene Daten. Diese Rechtsgrundlagen erlauben es Ihnen, alle für die Einstellungsentscheidung relevanten Informationen zu verarbeiten.
Bewerberdaten sind personenbezogene Daten und bedürfen eines besonderen Schutzes. Sie dürfen diese Daten ausschließlich für den Zweck verwenden, für den sie erhoben wurden. In der Praxis bedeutet dies: Alles, was in direktem Zusammenhang mit der Besetzung der Stelle steht, ist zulässig.
Es ist entscheidend, die richtige Balance zwischen Ihren betrieblichen Anforderungen und den Datenschutzrechten der Bewerber zu finden. Sie dürfen nur Daten erheben, die Sie tatsächlich zur Beurteilung der Bewerbung benötigen. Fragen zum Familienstand, zu einer Schwangerschaft oder zu politischen Ansichten sind nicht zulässig, da sie für die Eignung des Kandidaten nicht relevant sind.
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ergänzt diese Anforderungen. Es schützt Bewerber vor Diskriminierung und verpflichtet Sie, alle Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, damit Sie im Falle eines AGG-Anspruchs nachweisen können, dass Ihre Auswahlentscheidung auf objektiven Kriterien basierte.
Wann benötigen Sie die Einwilligung von Bewerbern?
Eine ausdrückliche Einwilligung ist stets erforderlich, wenn Sie Bewerberdaten über das ursprüngliche Bewerbungsverfahren hinaus nutzen möchten. Dies gilt für die Speicherung für künftige Stellen, die Aufnahme in Talentpools, die Weitergabe an Dritte oder die Nutzung für andere Zwecke als die Besetzung der aktuellen Vakanz.
Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens selbst ist keine Einwilligung erforderlich. Die Rechtsgrundlage der Vertragsanbahnung deckt alle Schritte ab, die in direktem Zusammenhang mit der Stellenbesetzung stehen. Dazu gehören die Prüfung der Unterlagen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Einholung von Referenzen und die Einstellungsentscheidung.
Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ändert sich die Situation. Wenn Sie abgelehnte Bewerber in Ihrem System behalten möchten, um sie später für andere Stellen zu kontaktieren, müssen Sie deren Einwilligung vorab einholen. Diese Einwilligung muss freiwillig erteilt werden und darf nicht zur Bedingung für die Teilnahme am Bewerbungsverfahren gemacht werden.
Die Weitergabe von Bewerberdaten an externe Dienstleister wie Personalberater oder Assessment-Center erfordert ebenfalls eine Einwilligung, sofern diese nicht als Auftragsverarbeiter tätig sind. Wichtig: Bewerber können ihre Einwilligung jederzeit ohne Nachteile widerrufen.
Wie formulieren Sie eine rechtskonforme Einwilligungserklärung?
Eine DSGVO-konforme Einwilligungserklärung muss in verständlicher Sprache verfasst sein und transparent über alle Verarbeitungszwecke informieren. Vermeiden Sie juristische Fachbegriffe und erläutern Sie klar, was Sie mit den Daten tun und warum. Bewerber müssen auf einen Blick verstehen können, womit sie einverstanden sind.
Ihre Einwilligungserklärung sollte folgende Elemente enthalten: den genauen Zweck der Datenverarbeitung, die Speicherdauer, einen klaren Hinweis auf das Widerrufsrecht sowie die Information, dass eine Verweigerung der Einwilligung keine negativen Konsequenzen hat. Sie könnten beispielsweise formulieren: „Wir möchten Ihre Bewerbungsunterlagen 12 Monate lang aufbewahren, um Sie bei geeigneten Stellen kontaktieren zu können.“
Ein häufiger Fehler ist die Verwendung vorausgefüllter Checkboxen. Die Einwilligung muss durch eine eindeutige, aktive Handlung erfolgen. Bewerber müssen bewusst ein leeres Kästchen ankreuzen oder eine Unterschrift leisten. Auch die Bündelung mehrerer Zwecke in einer einzigen Einwilligungserklärung ist problematisch. Trennen Sie verschiedene Zwecke, damit Bewerber jedem einzeln zustimmen können.
Dokumentieren Sie alle eingeholten Einwilligungen sorgfältig. Sie müssen nachweisen können, wer wann und wozu seine Einwilligung erteilt hat. Bewahren Sie den genauen Wortlaut der Einwilligungserklärung, das Datum und die Art und Weise der Einwilligung auf. Diese Dokumentation schützt Sie bei Rückfragen oder Beschwerden.
Was müssen Sie bei der Speicherung von Bewerberdaten beachten?
Die Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen richtet sich nach dem AGG und beträgt mindestens das Ende des Bewerbungsverfahrens zuzüglich der Verjährungsfrist für Ansprüche von zwei Monaten. Diese Aufbewahrungspflicht gilt für alle Bewerber, damit Sie Ihre Auswahlentscheidung im Falle eines möglichen Diskriminierungsanspruchs begründen können.
Ohne die Einwilligung des Bewerbers müssen Sie die Unterlagen nach Ablauf dieser Frist löschen. Die maximale Aufbewahrungsdauer ohne Einwilligung beträgt daher etwa drei bis vier Monate nach Abschluss des Verfahrens. Danach stellt die weitere Aufbewahrung der Daten einen Verstoß gegen die DSGVO dar.
Bei eingestellten Bewerbern werden die Bewerbungsunterlagen Teil der Personalakte. Hier gelten andere Aufbewahrungsfristen, die sich aus arbeits- und steuerrechtlichen Anforderungen ergeben. Diese Unterlagen dürfen deutlich länger aufbewahrt werden, da sie der Dokumentation des Beschäftigungsverhältnisses dienen.
Die sichere Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist unerlässlich. Löschen Sie Daten nicht nur aus Ihrem aktiven System, sondern auch aus Backups und E-Mail-Postfächern. Papierdokumente müssen datenschutzkonform vernichtet werden. Technische und organisatorische Maßnahmen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und regelmäßige Löschpläne schützen die Daten während der Aufbewahrungsfrist. Ein modernes Bewerbermanagementsystem hilft Ihnen, diese Prozesse automatisiert und rechtskonform umzusetzen.
Wie informieren Sie Bewerber über ihre Datenschutzrechte?
Sie sind verpflichtet, Bewerbern vor oder spätestens zum Zeitpunkt der Datenerhebung eine Datenschutzerklärung bereitzustellen. Diese Information muss alle relevanten Angaben zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten enthalten und leicht zugänglich sein.
Ihre Datenschutzerklärung für Bewerber muss folgende Angaben enthalten: den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen samt Kontaktdaten, den Verarbeitungszweck, die Rechtsgrundlage, mögliche Empfänger der Daten, die Speicherdauer sowie alle Betroffenenrechte. Sie sollten außerdem erläutern, ob die Angabe der Daten verpflichtend ist und welche Konsequenzen eine Verweigerung hätte.
Zu den Betroffenenrechten zählen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Bewerber können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten Sie über sie gespeichert haben. Sie müssen sie außerdem über ihr Recht informieren, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.
Integrieren Sie die Datenschutzinformationen direkt in Ihre Bewerbungsformulare oder verlinken Sie prominent auf Ihrer Karriereseite darauf. Bewerber müssen die Informationen einsehen können, bevor sie ihre Bewerbung einreichen. Eine separate Checkbox zur Bestätigung der Kenntnisnahme ist empfehlenswert, gesetzlich jedoch nicht zwingend vorgeschrieben.
Die praktische Umsetzung dieser Anforderungen wird durch digitale Lösungen erheblich erleichtert. Moderne Systeme stellen automatisch die richtigen Informationen bereit, dokumentieren Einwilligungen und setzen Löschfristen durch. So können Sie Ihre Pflichten im Bewerbermanagement-Prozess effizient und vollständig rechtskonform erfüllen.
