Personalakte

Inhalte und Nutzen

Eine Personalakte enthält sämtliche mit den Mitarbeitenden verbundenen Informationen, wie z. B. deren Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse oder Arbeitsverträge.

Auch, wenn es in der Privatwirtschaft keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung von Personalakten gibt, kann sich der Aufwand lohnen. Egal, ob zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses oder für die nächste Gehaltsverhandlung: Gerade in größeren Unternehmen ist es eine Notwendigkeit, alle Informationen zu den Mitarbeitenden mit nur wenigen Klicks abrufen zu können.

Prinzipiell gibt es keine Vorgaben, welche Informationen eine Personalakte enthalten muss. Was Sie in der Akte ablegen, bleibt daher Ihnen überlassen. Im Folgenden finden Sie zur Orientierung eine Liste mit Dokumenten, die eine Personalakte enthalten kann:

Bewerbungsunterlagen und Unterlagen zur Person

  • persönliche Daten: Name, Alter, Adresse, etc.
  • Lebenslauf
  • Bewerbungsschreiben, Passfoto, Ergebnisse aus Eignungstests, Notizen aus dem Vorstellungsgespräch, etc.
  • Zeugnisse
  • ärztliche Bescheinigungen
  • polizeiliches Führungszeugnis

Unterlagen zum Arbeitsverhältnis, Tätigkeit und Vergütung

  • Arbeitsvertrag
  • Stellenbeschreibung
  • Beförderungen
  • Weiterbildungsmaßnahmen
  • Vertragsänderungen
  • Erklärung der Verschwiegenheit
  • Vollmachten
  • Abmahnungen
  • Bankverbindung der angestellten Person
  • Informationen zum Grundentgelt und variablen Vergütungsanteilen
  • Vorschüsse

Sozialversicherung und Steuer

  • Sozialversicherungsausweis
  • Arbeitsunfähigkeitsmeldungen
  • Dokumentation von Arbeitsunfällen
  • Lohnsteuerkarte

Weitere mögliche Inhalte

  • Informationen bezüglich der betrieblichen Altersvorsorge
  • Schriftverkehr zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen
  • Schriftverkehr mit Dritten, der das Unternehmen betrifft
  • Pläne über die zukünftige Entwicklung und Karriere der angestellten Person

Was gehört nicht in eine Personalakte?

Die im vorherigen Abschnitt angeführte Liste mit Dokumenten ist lediglich ein Beispiel, um Ihnen das Anlegen von Personalakten zu erleichtern. Selbstverständlich können Sie auch einige Dokumente weglassen oder noch andere, Ihrer Meinung nach relevante Informationen hinzufügen.

Die folgenden Dokumente sollten jedoch nicht Bestandteil einer Personalakte sein (folgende Liste ist nicht abschließend):

  • vertrauliche Dokumente der betriebsärztlichen Praxis
  • Leistungsvermerke durch das Unternehmen
  • unbewiesene Anschuldigungen
  • Personal- und Lohnlisten, Schichtpläne, etc.
  • Aufzeichnung von Krankheitstagen und -gründen
  • private Informationen über Mitarbeitende, welche z. B. der Presse oder sozialen Netzwerken entnommen wurden

Rechte und Datenschutz

Eine angestellte Person hat laut Betriebsverfassungsgesetz jederzeit das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Die Einsicht erfolgt unter Aufsicht einer vom Unternehmen beauftragten Person. Die angestellte Person kann die Personalakte lesen, sich Notizen machen oder von einzelnen Dokumenten Fotokopien erstellen.

Enthält die Personalakte strittige Dokumente, wie z. B. eine nicht ausreichend begründete Abmahnung, so können Mitarbeitende die Aufnahme einer eigenen Gegendarstellung fordern. Neben dem Recht der Einsichtnahme besteht ein Recht auf einen sorgfältigen Umgang mit den Daten. Die Personalakte muss vor dem Zugriff Dritter geschützt werden und darf nur von einem möglichst kleinen Personenkreis eingesehen werden.

Aufbewahrung der Personalakte

Um eine Personalakte schnell verfügbar zu machen, sollten Sie möglichst alle gesammelt an einem Ort aufbewahren. Dies kann je nach Größe Ihres Unternehmens physisch in Papierform oder digital sein. Wichtig ist hierbei nur, dass der Aufbewahrungsort sicher verschlossen werden kann, da diese persönlichen Akten gemäß Datenschutzrecht vor der Einsicht Dritter geschützt werden müssen.

Mittlerweile gibt es ein breitgefächertes Software-Angebot zur elektronischen Verwaltung von Personalakten. Wesentliche Vorteile hierbei sind:

  • es wird kein Ablageplatz benötigt
  • einzelne Informationen lassen sich innerhalb kürzester Zeit auffinden (Stichwortsuche)
  • Informationen sind (wenn zentral gespeichert) nicht nur auf einem Endgerät verfügbar