Personalkosten senken: Berechnung und 3 Praxis-Tipps zur Kostenreduktion

Für viele Unternehmen stellen die Personalkosten einen wesentlichen Teil der Gesamtausgaben des Betriebes dar. Für dementsprechend groß erachten viele auch das Einsparungspotenzial, das mit den Personalkosten einhergeht. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich die Personalkosten zusammensetzen, wie Sie sie berechnen können und erhalten drei wertvolle Praxis-Tipps um ihre Personalkosten senken zu können.

Inhalt

Aus welchen Komponenten setzen sich Personalkosten zusammen?

Als Personalkosten bezeichnet man allgemein alle Kosten, die für den Produktionsfaktor Arbeit aufgewendet werden. Bei der Kalkulation von Personalkosten gerät man schnell in Versuchung, nur den Bruttolohn der Angestellten zu veranschlagen. Die Personalkosten setzen sich aber aus viel mehr Komponenten zusammen. Diese können in direkte und indirekte Faktoren unterteilt werden.

Direkte Personalkosten

  • Arbeitgeberanteil an Sozialversicherungsbeiträgen
  • Urlaubsgeld
  • Weihnachtsgeld
  • Aus- und Weiterbildungskosten
  • freiwillige Leistungen, wie betriebliche Altersvorsorge, Rabatte für Mitarbeitende, Beihilfen für Familien, etc.
  • Kosten für Geschäftsreisen, Meetings, etc.

Indirekte Kosten

  • Kosten für die Büroeinrichtung (Möbel, technische Ausstattung)
  • Miete für Büroräume
  • Energiekosten
  • Kosten für Verbrauchsmaterial, wie Papier, Ordner, etc.
  • evtl. Kosten für Firmenwagen

Des Weiteren entstehen zusätzliche Kosten durch eine hohe Fluktuationsrate, da die Rekrutierung von neuem Personal sehr kostenintensiv ist (Stellenausschreibungen, Bewerbungsprozess, etc.).

Wie kann man die tatsächlichen Kosten für Mitarbeitende berechnen?

Um die Personalkosten für Mitarbeitende zu berechnen, müssen die gesamten direkten und indirekten Kosten erfasst werden, die die Person verursacht. Diese Kosten verteilt man dann auf die tatsächliche Arbeitszeit (ohne Urlaubstage, Feiertage, Fortbildungszeit, etc.), wodurch sich der „echte“ Stundenlohn der Person ergibt. Hierzu ein konkretes Beispiel:

  1. Erfassung aller Kosten, die in Zusammenhang mit der Person stehen:
    Brutto-Jahresgehalt: 48.000€ + Weihnachtsgeld: 2.000€ Zwischensumme: 50.000€ + 20% Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung: 10.000€ + betriebliche Altersvorsorge: 1.000€ + Geschäftsreise: 1.000€ + Sonstige Kosten: 5.000€ Summe: 67.000€
  2. Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeit:
    261 Arbeitstage pro Jahr – 25 Urlaubstage – 13 Feiertage – 5 Krankheitstage – 15 Tage Weiterbildung Summe: 58 zusätzliche „freie Tage“
    Hieraus ergibt sich eine tatsächliche Arbeitszeit von 203 Tagen pro Jahr, was 1.624 Stunden entspricht.
  3. Verrechnung der angefallenen Kosten auf die tatsächlich gearbeiteten Stunden:
    67.000/1.624 = 41,26€/h
    Im Gegensatz dazu würde der Stundenlohn, wenn man nur den Bruttolohn zugrunde legt und die tatsächliche Arbeitszeit nicht berücksichtigt, lediglich bei ca. 23€ (48.000/(261*8)) liegen. Hierdurch würde sich also ein Kalkulationsfehler von beinahe 20€ pro Stunde ergeben. Dies führt über einen längeren Zeitraum betrachtet zu massiven Problemen, da fast doppelt so viel für die Person ausgegeben wird, wie eigentlich geplant war. Somit sind Liquiditätsengpässe vorprogrammiert.

Entspricht der ermittelte „Preis“ für eine Person auch seinem Nutzen für das Unternehmen? Eine Person sollte im Schnitt ca. das 2-fache von dem, was sie an Kosten verursacht, erwirtschaften. Wenn variable Kosten pro Person anfallen, z.B. Materialkosten im Handwerk, dann muss man diese ebenfalls berücksichtigen. Sollte man durch eine exakte Berechnung der tatsächlichen Personalkosten herausfinden, dass der Nutzen, den eine Person einbringen, über einen längeren Zeitraum sogar unter den für sie anfallenden Kosten liegt, muss man Maßnahmen zur Senkung der Personalkosten treffen. Im Folgenden lesen Sie drei Tipps, wie Sie Ihre Personalkosten nachhaltig senken können.

3 Praxistipps – Personalkosten effektiv senken

1. Verringerung von Sonderzahlungen und Zusatzleistungen

Ein wesentlicher Faktor, wenn es um das Senken von Personalkosten geht, sind Sonderzahlungen und Zusatzleistungen von Seiten des Arbeitgebers. Da diese Leistungen freiwillig sind, ist es am sinnvollsten, hier mit den Sparmaßnahmen zu beginnen. Man könnte zum Beispiel Weihnachts- und Urlaubsgelder oder Essenszuschüsse kürzen. Allerdings ist es wichtig, Sonderleistungen nicht zu einschneidend zu reduzieren, da ansonsten die Mitarbeiterzufriedenheit und somit auch die Mitarbeiterbindung zu sehr leidet, was eine erhöhte Fluktuation verursachen kann.

2. Flexible Arbeitszeiten

Anstatt der Festlegung einer genauen Anzahl an zu leistenden Wochenstunden kann man einen Zeitrahmen mit einer Mindest- und Maximal-Stundenzahl oder passende Arbeitszeitmodelle vereinbaren. Dieser könnte zum Beispiel zwischen 25 und 45 Stunden liegen. Der Arbeitgeber erhält somit die Möglichkeit, Mitarbeitende je nach Auslastung des Unternehmens flexibel einzusetzen. Man spart also Personalkosten, die normalerweise bei einer Mehrbeanspruchung der Angestellten anfallen würden. Diese Vorgehensweise erfordert allerdings eine gute Kommunikation im Unternehmen und enormen Koordinationsaufwand. Es sollte darauf geachtet werden, dass im Jahresdurchschnitt die reguläre Arbeitszeit von ca. 40 Stunden pro Woche eingehalten wird.

3. Vermeidung von Festanstellungen

Werden gewisse Leistungen nur für kurze Zeit oder nur selten für kurze Zeitspannen benötigt, ist es sinnvoll, auf eine Festanstellung zu verzichten. Mögliche Alternativen sind:

  • Zeitarbeit/Leiharbeit: Durch die Zusammenarbeit mit einer Zeitarbeitsfirma ist meist eine schnelle Besetzung mit in der Regel sehr gut passenden Mitarbeitenden möglich. Die Personalkosten für Zeitarbeitende sind meist sehr gering und es besteht keine Verpflichtung für eine längerfristige Anstellung, wenn nicht erforderlich.
  • Aushilfskräfte: Durch Aushilfskräfte können Neueinstellungen vermieden werden. Der Vorteil besteht darin, dass diese meist nur geringe Personalkosten verursachen und die festgelegte Arbeitszeit bei Bedarf um bis zu 25% ausgeweitet oder reduziert werden kann.
  • Outsourcing bestimmter Tätigkeiten an Selbständige/Spezialisten: Leistungen, die nur selten benötigt werden, können an Selbständige ausgelagert werden. Hierdurch sinken die Personalkosten, da nur Kosten entstehen, wenn die Leistung auch wirklich benötigt wird. Des Weiteren fallen keine Personalnebenkosten an. Allerdings muss man berücksichtigen, dass bei der Beauftragung externer Personen die Gefahr des Abflusses von Wissen besteht.

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