Fluktuation: Definition, Arten & Berechnungsmodelle

Fluktuation ist alles andere als mathematisch vorherbestimmt oder zufällig. Als wichtige Kennzahl des Personalcontrollings und der Personalplanung lassen sich mit ihr die Personalbewegungen im Laufe eines Geschäftsjahres messen. Richtig angewandt gibt die Fluktuationsquote auch Aufschluss über Ursachen einer zu hohen Personalbewegung und zeigt geeignete Lösungswege auf. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Personalabgänge in Ihrem Unternehmen berechnen, welche Arten von Fluktuation wichtig sind, mit welchen Strategien Sie Personalbewegungen nachhaltig steuern und wie Sie die Mitarbeiterbindung stärken.

Definition: Was ist Fluktuation?

Fluktuation ist ein Begriff aus der Sozial- und Wirtschaftswissenschaft und steht allgemein für die Personalbewegung innerhalb eines Unternehmens. Die Mitarbeiterfluktuation bezieht sich somit auf das freiwillige Ausscheiden von Mitarbeitenden, auf sämtliche Neuzugänge von Talenten sowie auf unternehmensinterne Personalbewegungen. Im Fokus der Fluktuationsquote stehen vor allem die Austritte aus dem Unternehmen. Hier zeigen Kenndaten zu Personalabgängen und ihren Ursachen, welche Kosten eine hohe Fluktuation für Unternehmen bedeutet und wie sich Personalplanung optimieren lässt.

Die Fluktuationsrate ist auch als eine Art Seismograph zu verstehen, der „normale“ Personalbewegung misst und bei auffälligen Veränderungen ausschlägt. Eine natürliche Fluktuation ist nicht unerwünscht und Teil der Personalplanung. Zudem gilt die inoffizielle Faustregel: Mitarbeitende neigen dazu, freiwillig den Arbeitsplatz zu wechseln, wenn es dem Arbeitsmarkt gut geht und bessere Jobalternativen zur Auswahl stehen. Verschlechtert sich die Situation, halten sich Angestellte verstärkt an ihren sicheren und vertrauten Jobs fest.

Laut einem Bericht der Bundesagentur für Arbeit¹ zeigte sich die Fluktuationsrate im Jahr 2017 in sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungen folgendes Bild: Alle Wirtschaftszweige zusammengenommen betrug die durchschnittlich Fluktuation 32,8 %. Insbesondere durch Corona ist mit einer Verschärfung der Situation zu rechnen.

Unabhängig vom Arbeitsmarkt gilt jedoch: Fällt eine hohe Quote an Personalabgängen auf, ist nach Einflüssen und negativen Entwicklungen auf allen Ebenen des Unternehmens zu suchen. Ein weiterer Faktor, der bei hoher Fluktuation eine Rolle spielt: die Abläufe in der Personalabteilung. So können optimierte Strategien beim Recruiting und Einstellungsprozess dabei helfen, einer hohen Fluktuationsrate entgegenzuwirken. Bedenken Sie auch, dass die Personalbewegung auch von Abteilung zu Abteilung und von Team zu Team zu untersuchen ist. Ansatzpunkte für Ursachenforschung und wichtige Einflussfaktoren:

• Zufriedenheit der Mitarbeitenden
• Mitarbeiterbindung
• Persönliche Gründe für Austritte
• Abwerbung durch andere Unternehmen
• Lohngerechtigkeit
• Arbeitsklima
• Qualitätsmanagement
• Interne Kommunikation

Welche Arten der Mitarbeiterfluktuation gibt es?

Wie bereits angedeutet, ist die Mitarbeiterfluktuation an sich kein Grund zur Sorge. Sie ist auch nicht automatisch ein Symptom für strukturelle Schwächen eines Unternehmens. Eine bestimmte Quote an Personalabgängen ist ein normaler Bestandteil der Personalplanung. Gleichzeitig ist jeder Personalaustritt, aus welchen Gründen auch immer, mit hohen Kosten verbunden. Umso wichtiger ist es, dass Firmen über ein nachhaltiges Fluktuation Controlling und vorausschauende Personalauswahl-Prozesse verfügen. Nur so lassen sich die konkreten und erheblichen Kosten im Blick behalten, die mit Personalwechsel einhergehen. Wer verstehen will, wann sich eine Personalbewegung negativ entwickelt, muss die drei Arten der Mitarbeiterfluktuation kennen:

• Natürliche Fluktuation: Die natürliche Fluktuation ist normal und bereits in die Personalplanung miteinzubeziehen. Hier fallen vor allem altersbedingte und vertragliche Gründe ins Gewicht: Vorruhestand, Rente oder Altersteilzeit. Auch der Ablauf eines vertraglich befristeten Arbeitsverhältnisses wie im Fall von Zeitverträgen ist zu beachten. Weitere natürliche Gründe können von Angestellten direkt oder indirekt ausgehen und Faktoren wie Studium, Erziehungsurlaub, Krankheits- oder Todesfälle umfassen.
• Unternehmensinterne Fluktuation: Beschreibt den Personalwechsel innerhalb eines Unternehmens. Interne Fluktuation wird in der Regel als positiv und Zeichen für flexibles Personalmanagement mit Aufstiegschancen angesehen. Kommt es jedoch zu häufig zu internen und unfreiwilligen Stellenwechseln, kann dies zu mangelndem Teamgefühl oder zu Unsicherheit bzw. Unzufriedenheit der Mitarbeitenden führen. Ebenfalls zu prüfen ist, ob interne Fluktuation von bestimmten Abteilungen oder Bereichen ausgeht.
• Unternehmensexterne Fluktuation: Bezieht sich auf von Angestellten ausgehende Personalaustritte. Gemeint sind also aktive Kündigungen und Vertragsaufhebungen von Seiten der Angestellten. Gründe hierfür können Unzufriedenheit oder ein Wechsel zu Unternehmen mit einem attraktiveren Angebot sein. Zur externen Personalbewegung zählt auch die Frühfluktuation, die für Personalaustritte innerhalb der ersten zwölf Beschäftigungsmonate steht.

Die drei Arten der Personalfluktuation bilden die Gesamte Personalbewegung eines Unternehmens. Für das Personalcontrolling und das Recruiting ist besonders die unternehmensexterne Fluktuation von Bedeutung. Während die natürliche und interne Fluktuation im Grunde fester Bestandteil einer vorausschauenden Personalplanung sind, birgt unternehmensexterne Fluktuation für Unternehmen große Risiken. Unvorhergesehene Austritte können zu unbesetzten Stellen und sinkender Produktivität führen. Um auf externe Fluktuation vorbereitet zu sein, gilt es, die Fluktuation zu berechnen.

Welche Berechnungsmodelle gibt es und wie berechnet man sie?

Die Fluktuationsrate, auch als Fluktuationsquote bekannt, ist eine wichtige Konstante für effizientes Personalcontrolling. Nur mit einer konkret nachgewiesenen Fluktuationsquote lässt sich ein negativer Trend beeinflussen. Um sie zu berechnen, bieten sich vier Modelle an: die Basisformel, die BDA-Formel, die Schlüter Formel und die ZVEI-Formel.

Modell 1: Die Basisformel

Die Basisformel ist von allen Modellen die einfachste und stellt aufgrund ihrer Simplizität eher eine Berechnungsgrundlage dar. Da es sich um ein sehr unpräzises Modell handelt und Daten zu Neuzugängen in die Berechnung nicht einfließen, bildet sie nur eine grobe Fluktuation ab. Einbezogen werden innerhalb eines Kalender- oder Geschäftsjahres zwei Variablen: sämtliche Personalaustritte und der Anfangspersonalbestand.

Die Basisformel lautet:

Frühfluktuation, also Neuangestellte, die innerhalb des betrachteten Zeitraums wieder austreten, spielt in der Berechnung keine Rolle. Trotz ihrer leicht verständlichen Anwendung ignoriert die Basisformel somit einen wesentlichen Faktor der Personalbewegung.

Modell 2: Die BDA-Formel

BDA steht für Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände. Diese zeichnet sich für den Entwurf dieser Formel verantwortlich. Hier werden ebenfalls Austritte durch den durchschnittlichen Personalbestand geteilt. Dazu kommt, dass durchschnittlich die Hälfte aller Neuzugänge und Abgänge nicht in die Berechnung einfließen. Die Fluktuationsrate bildet somit die Personalwechsel-Prozesse etwas genauer ab als die Basisformal.

Fluktuationsrate = (arbeitnehmerseitige Personalabgänge ÷ (durchschnittlicher Gesamtpersonalbestand – ½ Neuzugänge/Abgänge)) x 100

Obwohl sie die Fluktuationsrate präziser wiedergibt, wird auch die BDA-Formel nicht häufig genutzt. Entworfen in Zeiten einer relativ stabilen Arbeitsmarktsituation, führt sie angesichts heutiger flexibler Unternehmensstrukturen zu ungenauen Ergebnissen.

Modell 3: Die Schlüter-Formel

Nach ihrem Erfinder, dem Gewerkschaftler und SPD-Politiker Helmut Schlüter, benannt, stellt die Schlüter-Formel die wohl komplexeste und genauste Berechnungsmethode dar. Sie dividiert Personalaustritte durch den Gesamtpersonalbestand zu Beginn des Betrachtungszeitraums. Zusätzlich bezieht sie die exakten Neuzugänge in die Berechnung aller Abgänge mit ein.

Die Schlüter-Formel lautet:

Fluktuationsrate = (Abgänge ÷ (Anfangspersonalbestand + Zugänge)) x 100

Modell 4: Die ZVEI-Formel

Die ZVEI-Formel lautet:

Fluktuationsrate = (Ersetzte Abgänge ÷ Personalbestand im Durchschnitt) x 100

Welche Gründe gibt es für eine hohe Personalfluktuation?

Sobald die nackten Zahlen vorliegen, ist zu klären: Warum gibt es eine hohe Personalfluktuation? Schließlich können die Gründe für eine schwankende Fluktuation vielseitig sein. Zu fragen ist in jedem Fall, welche finanziellen Auswirkungen sie auf das Unternehmen hat. Viele Personalaustritte haben nicht nur auf die Finanzen Einwirkung, sondern belasten auch die Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität. In jedem Fall sollte die Höhe der Personalbewegung immer in Relation zu anderen Unternehmen betrachtet werden. Je nach Wirtschaftszweig kann eine saisonal schwankende Fluktuationsrate branchenüblich sein. Die Fluktuationsquote ist stets eng mit dem Sektor verknüpft, in dem ein Unternehmen tätig ist.

Besonders bei Arbeitnehmerüberlassung (Leih-/Zeitarbeit) und im Gastgewerbe ist eine hohe Fluktuation durch externe Gründe wie Saisonarbeit fest einzuplanen. Gerade die Corona-Pandemie hat die Lage der Gastronomie jedoch verschärft. Auf kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse und Aushilfen angewiesen, fielen die Corona-Beschränkungen hier besonders ins Gewicht und werden für längere Zeit eine hohe, negative Personalbewegung nach sich ziehen. Als wesentliche Ursache für hohe Personalfluktuation sind insbesondere Kündigungsgründe zu beleuchten. Denn wenn Talente aus freien Stücken gehen, ist schnelles Handeln gefragt. Es gilt zu untersuchen, ob die Gründe für eine Kündigung innerhalb oder außerhalb des Unternehmens liegen.

Interne Kündigungsgründe:

• Ungenügende Aufstiegschancen
• Ungenaue Job-Beschreibungen
• Unangemessene Kritik und mangelnde Anerkennung
• Mangelhafte Kommunikation
• Zu strenge Mitarbeiterkontrolle
• Schlechtes Arbeits-/Teamklima
• Ungerechte Löhne
• Mangelnde Weiterbildungsmöglichkeiten
• Job-Anforderungen zu hoch oder zu niedrig

Externe Kündigungsgründe:

• Berufliche Neuorientierung von Mitarbeitenden
• Finanzielle Unabhängigkeit
• Abwerbung durch Active Sourcing, Recruiting
• Aktive Jobsuche der Angestellten
• Persönliche/familiäre Gründe
• Wechsel in die Selbstständigkeit
• Wohnortwechsel

Unterscheiden lassen sich Gründe für den Personalabgang zusätzlich in:

• emotional
• rational
• konjunkturell
• saisonal

Der Großteil der Mitarbeitenden wird mehrere Gründe haben, den Job zu wechseln. Daher muss in der Ursachen-Forschung eine Vielzahl an Faktoren berücksichtigt werden. Nur so lässt sich der Anlass einer Kündigung umfassend ergründen. Auch der Zeitraum zwischen der Entscheidung zur Kündigung und der Kündigung bzw. der Bitte um Vertragsaufhebung ist bedeutend. Ob und wie unzufriedene High-Performer gehalten werden können, ist gerade für zukünftige Lösungsstrategien wichtig. Negativen Fluktuation Trends kann auf diese Weise frühzeitig entgegengewirkt und Verbesserungspotential in der Mitarbeiterbindung aktiviert werden.

Welche Konsequenzen hat die Mitarbeiterfluktuation?

Eine interne oder natürliche Fluktuation ist fester Bestandteil der Personalplanung. Ein planbarer Personalwechsel ist daher durch effektive Mitarbeiterbindung und vorausschauendes Recruiting zu verkraften. Das gilt besonders für Branchen, die auf fluktuierendes Personal wie studentische Arbeitskräfte und Aushilfen angewiesen sind. Saisonal abhängige Branchen können erwartungsgemäß mit Fluktuation rechnen, daher ist diese in der Regel nicht alarmierend.

Lediglich Ausnahmesituationen wie Corona zeigen die Grenzen vorhersehbarer Personalbewegung auf. Wenn bisherige Regeln außer Kraft gesetzt werden und beispielsweise Saisonkräfte aus Nachbarländern nicht einreisen dürfen, sind Notfallpläne und Strategien notwendig. Anders als natürliche Personalabgänge sollte eine ungewollte, unternehmensfremde Fluktuation vermieden werden. Denn Fluktuation ist teuer. Rechtzeitige Investitionen in Lösungsstrategien können unnötige Kosten sparen. Die Kosten für einen erhöhten Personalabgang liegen vor allem in folgenden Aspekten begründet:

• Finanzieller Aufwand des Personal-Auswahlverfahrens
• Einarbeitung
• Onboarding
• Produktivitätsminderung (Qualität und Tempo)
• Mehrlast anderer Mitarbeitenden
• Frühfluktuation

Fazit: Wie lässt sich hohe Fluktuation senken?

Zur Senkung ungewollt hoher Personalbewegung bieten sich verschiedene Strategien an. Da Fluktuation jedoch von vielen Faktoren abhängt, gibt es keine pauschale Lösungsformel. Umso wichtiger ist es, die Fluktuationsrate als wichtige Kennzahl in das Personal-Controlling miteinzubeziehen. Zur Erhebung der Fluktuationsursachen haben sich folgende Maßnahmen bewährt:

• Regelmäßige Mitarbeitenden-Gespräche/-Befragungen: Eine regelmäßige Bestandsaufnahme hilft dabei, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erörtern und im Blick zu behalten. Wie wohl fühlen sich Talente in ihrer aktuellen Arbeitssituation? Welche Verbesserungsvorschläge haben sie? Womit konkret sind sie unzufrieden?
• Abschlussgespräche: Zur Erforschung von Austrittsgründen, haben sich ehrliche und aufgeschlossene Abschlussgespräche mit Mitarbeitenden bewährt. Welche konkreten Faktoren führten zur Kündigung? Was hätte die Kündigung verhindern können? Stehen emotionale oder rationale Überlegungen im Mittelpunkt?

Weitere Maßnahmen und Strategien, um erhöhte Fluktuation zu senken und die Mitarbeiterbindung zu stärken, sind:

• Verbesserung der Aufstiegschancen
• Weiterbildungsangebote
• Beförderungsmöglichkeiten
• Gerechte Vergütung und Benefits
• Flachere Hierarchien
• Home-Office als Alternative
• Flexible Arbeitszeiten und -modelle ermöglichen
• Transparenter, empathischer Führungsstil
• Verantwortung und Kompetenzen entsprechend verteilen
• Aktive Wertschätzung und positives Feedback
• Kommunikation mit Mitarbeitenden nicht auf Kritik beschränken

Nicht nur Wohlbefinden, Zufriedenheit und Engagement bereits eingestellter Mitarbeitenden sind wichtig. Vor allem durch effiziente Personalauswahlprozesse im Recruiting und Active Sourcing lassen sich Fehler in der Personalsuche vermeiden. Klare Job-Beschreibungen und ein attraktives, präzises Firmenprofil können vermeidbare Frühfluktuation reduzieren und geeignete Talente anziehen.

---

¹Der Arbeitsmarkt in Deutschland 2017 – Amtliche Nachrichten der Bundesagentur für Arbeit, 65. JAHRGANG, Sondernummer 2