Personalplanung: Definition, Ziele und 5 Tipps zur optimalen Planung

Mitarbeitende sind die wohl wichtigste Ressource jedes Unternehmens, weshalb eine optimale Personalplanung unerlässlich ist. Was genau wird aber darunter verstanden und wie können Sie diese auch in Ihrem Unternehmen bestens umsetzen? Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile sich durch eine realistische Planung Ihres Personals ergeben, welche Aufgaben und Ziele diese verfolgt und welche Teilbereiche unterschieden werden. Zusätzlich bieten wir Ihnen 5 Tipps, die Sie bei der optimalen Personalplanung unterstützen sollen.

Inhalt:

Personalplanung: Definition und Aufgaben

Unter Personalplanung wird die Planung zukünftiger Personalmaßnahmen verstanden. Sie ist eine wichtige Komponente im Personalwesen. Im Mittelpunkt steht der optimale Einsatz der passenden Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Als Teil des Human Resource Managements ist sie zusätzlich ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensplanung. Zu den wesentlichen Aufgaben zählen die Beschaffung, Organisation und Verteilung der Humanressourcen eines Unternehmens. Dadurch sollen Mitarbeitende optimal ausgelastet sein und sich weder an ihrem Arbeitsplatz langweilen, noch überlastet fühlen.

Ziele der Personalplanung

Die konkreten Ziele unterscheiden sich je nach Unternehmen, Abteilung und Aufgabe. Grundsätzlich kann jedoch gesagt werden, dass das höchste Ziel in der Formulierung des personellen Soll-Zustandes besteht. Dabei sollen jederzeit genügend Mitarbeitende zur Verfügung stehen, um die Aufgaben im Unternehmen optimal zu erledigen. Die kollektive und die individuelle Personalplanung leisten einen wesentlichen Beitrag zur Zielerreichung und zur Verwirklichung des optimalen und erwünschten personellen Zustands.

Kollektive Planung der Personalkapazitäten

Die kollektive Planung bezieht sich auf die Betrachtung des Personals als Ganzes – also auf die Gesamtheit aller Mitarbeitenden. Sie umfasst die Erstellung eines Maßnahmen-Kataloges, um die kurz-, mittel- und langfristige Verfügbarkeit von ausreichend qualifizierten Mitarbeitenden sicherzustellen. Sie lässt sich in die folgenden Bereiche unterteilen:

  • Personalbestandsplanung
  • Personalbedarfsplanung
  • Personalbeschaffung
  • Personalentwicklung
  • Personaleinsatzplanung
  • Personalfreisetzung

Individuelle Planung der Personalkapazitäten

Sie bezieht sich auf Maßnahmen bzw. Projekte, die einzelne Mitarbeitende betreffen. Durch eine individuelle Planung kann gezielt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Personen eingegangen werden. Dadurch geben Sie Mitarbeitenden das Gefühl, dass deren Ziele und Wünsche vom Unternehmen gehört werden. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt hierdurch enorm, weshalb die individuelle Personalplanung ein effektives Instrument zur Bindung von Mitarbeitenden ist. Sie wird entweder durch Gespräche zwischen Führungspersonen und Personal-Verantwortlichen oder im Rahmen eines Personalgesprächs durchgeführt. Die folgenden Punkte können bei einer individuellen Planung im Mittelpunkt stehen:

  • Karriereplanung
  • Nachfolgeplanung
  • Planung der Einarbeitung
  • Personalentwicklungsplanung
  • Besetzungsplanung

Vorteile durch optimale Personalplanung

Eine optimale und vorausschauende Personalplanung bringt eine Vielzahl an Vorteilen für Ihr Unternehmen und Ihr Betriebsklima mit sich:

  • Langfristige Effizienz- und Produktivitätssteigerung
  • Steigerung der Zufrieden- und Verbundenheit der Mitarbeitenden
  • Vermeidung von Planungsfehlern
  • Sie erkennen frühzeitig, wann Sie sich auf die Suche nach neuem Personal machen sollten
  • Senkung der Personalkosten
  • Vermeidung unnötiger Personalbeschaffungsmaßnahmen

Pro Tipp

Nichts ist wichtiger als eine langfristige Einbindung des Personals. Nähere Informationen zur strategischen Führung Ihrer Personalplanung finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Personalmanagement.

5 Tipps für die optimale Personalplanung

Vorausschauendes Handeln ist bei der Personalplanung das A und O und zur optimalen Beschaffung, Verwaltung und Verteilung von Mitarbeitenden zwingend notwendig. Die folgenden Tipps sollen Sie auf dem Weg zur optimalen Planung der Personalkapazitäten unterstützen und als Inspiration für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen dienen.

1. Ist-Zustand kennen

In einem ersten Schritt ist es wichtig, eine umfassende und genaue Personalanalyse durchzuführen. Dadurch finden Sie heraus, welche Mitarbeitenden welche Kompetenzen und Qualifikationen aufweisen. Zusätzlich bekommen Sie hier schon erste Einblicke, ob etwaige Fähigkeiten oder Qualifikationen fehlen oder möglicherweise falsch eingesetzt werden. Um einen besseren Eindruck von der personellen Lage in Ihrem Unternehmen zu bekommen, können Sie sich die folgenden Fragen stellen:

  • Was sind derzeit unsere Unternehmensziele?
  • Welche Aufgaben müssen zur Zielerreichung erledigt werden?
  • Welche Qualifikationen und Kompetenzen werden dafür benötigt?
  • Wie viele Mitarbeitende sind notwendig?
  • Weist das aktuelle Personal die notwendigen Kompetenzen auf?

Zusätzlich können Kompetenzprofile Ihrer Mitarbeitenden bei der optimalen Personalplanung helfen.

2. Soll-Zustand eruieren

Auf dem Weg zur optimalen Personalplanung ist es außerdem wichtig, Ihre Ziele und den Beitrag der Mitarbeitenden zu definieren. Auch hier sollten Sie sich erneut die Frage stellen, welche Kompetenzen im Allgemeinen benötigt werden, um Ihre jeweiligen Ziele zu erreichen. Indem Sie dabei den Ist- und den Soll-Zustand miteinander vergleichen, wird schnell ersichtlich, welche Bereiche optimiert oder umstrukturiert werden müssen. Hierbei sollten Sie sich auch überlegen, welche Positionen (neu) besetzt werden müssen und ob eine Versetzung von Mitarbeitenden sinnvoll sein könnte.

3. Kommunikation und regelmäßiger Austausch mit Mitarbeitenden

Um bestmöglich auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen, sollten Sie regelmäßig im Austausch miteinander stehen. Dadurch können die Stärken und Schwächen der einzelnen Personen erkannt und deren Kompetenzen richtig eingeschätzt werden. Dies ist sowohl für die Ist- als auch für die Soll-Situation der Personalplanung relevant. Während die einen unterfordert und gelangweilt sind, können andere Personen in Ihrem Unternehmen maßlos überfordert sein. Durch einen stetigen Dialog zwischen Mitarbeitenden und Personalverantwortlichen können Sie solche Planungsfehler frühzeitig erkennen, beseitigen und zukünftig vermeiden.

4. Flexibilität und Transparenz

Die Planung sollte möglichst langfristig ausgelegt sein. Nichtsdestotrotz müssen Sie auf unvorhergesehene Ereignisse schnell reagieren und sich flexibel an neue Situationen anpassen. Damit einhergehend spielt auch Transparenz eine wichtige Rolle. Wenn es in der Personalplanung Veränderungen oder Umstrukturierungen gibt, sollten Sie dies Ihren Mitarbeitenden schnellstmöglich mitteilen. Eine offene und ehrliche Kommunikation mit Mitarbeitenden kann auch wesentliche Vorteile für die Employer Brand Ihres Unternehmens haben.

5. Mut zu Veränderungen

Veränderungen sind in jedem Lebensbereich mit vielen Unsicherheiten und Risiken verbunden. Doch wer nicht wagt, der nicht gewinnt! Schrecken Sie deshalb auch in der Personalplanung nicht vor Veränderungen zurück. Hören Sie Ihren Mitarbeitenden aufmerksam zu und bieten Sie ihnen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten an.

Fazit

Bei der Personalplanung geht es um den optimalen Einsatz der Mitarbeitenden, um Unternehmensziele bestmöglich zu erreichen. Die richtige Umsetzung kann dabei die Zufriedenheit und Motivation innerhalb des Unternehmens erhöhen. Zusätzlich führt dies zu einer Effizienz- und Produktivitätssteigerung. Eine gezielte und genaue Planung sollte in jedem Unternehmen individuell umgesetzt und an die jeweiligen Ziele und notwendigen Kompetenzen angepasst werden.