Recruiting KPIs


Das Recruiting vielversprechender Talente nimmt viel Zeit und Geld in Anspruch. In Zeiten, in denen Ressourcen immer knapper werden, möchten Unternehmen sichergehen, dass Investitionen in die richtigen Stellen fließen.

Durch die Erfolgsmessung anhand von Key Performance Indicators (KPIs) können Sie überprüfen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder nicht.

Aber was sind Recruiting KPIs und wie können Sie sie für sich nutzen?


Definition

Der Begriff Key Performance Indicator (KPI) bedeutet übersetzt Leistungskennzahl. Es handelt sich dabei um eine Kennzahl, die sich auf die Leistung oder den Erfolg einzelner Abteilungen oder des gesamten Unternehmens beziehen. Dadurch können der Fortschritt sowie der Erfüllungsgrad wichtiger Zielsetzungen ermittelt und gemessen werden.

Auch im Recruiting sind Kennzahlen notwendig, um Prozesse messbar zu machen. Die Daten bieten Ihnen nicht nur Einsicht in Ihre gesamte Recruiting-Performance, sondern sie zeigen Ihnen auch, in welchen Bereichen Sie Ihre unternehmerische Leistung noch verbessern können.


Die wichtigsten Recruiting KPIs im Überblick

Es gibt eine Vielzahl an Recruiting KPIs, aber nicht alle sind für Sie gleich wichtig. Definieren Sie vorab Ihre Ziele, die Sie verfolgen und wählen Sie darauf basierend Ihre bevorzugten KPIs.

Laut einer Studie von XING E-Recruiting1 sind folgende Kennzahlen die wichtigsten Recruiting KPIs:

Time-to-Hire

Die Time-to-Hire misst den Zeitraum, den Recruiter bis zur Einstellung benötigen.
Es gibt jedoch keine einheitliche Definition, von welchem genauen Zeitraum bei dieser Recruiting KPI die Rede ist. Es wird oft von unterschiedlichen Start- und Endpunkten ausgegangen.

So gehen beispielsweise der XING E-Recruiting-Studie zufolge 29% der Befragten von der Stellengenehmigung und Budgetfreigabe als Beginn der Messung aus.

Für 79% der Unternehmen ist die Time-To-Hire (sehr) wichtig und stellt damit die wichtigste Kennzahl für das Recruiting dar.

Time-to-Fill

Die Time-to-Fill misst den Zeitraum, den das Recruiting-Team benötigt, um eine offene Position zu besetzen.

Diese Kennzahl wird des Öfteren mit der Time-to-Hire verwechselt. Die Time-to-Fill ist immer höher als die Time-to-Hire. Sie berechnet den gesamten Recruiting-Prozess – von der Personalbedarfsmeldung bis zur erfolgreichen Besetzung.

  • Die Time-to-Fill gibt Ihnen Auskunft über die Effizienz Ihres Recruiting-Prozesses.
  • Die Time-to-Hire zeigt Ihnen, wie schnell Sie das beste Talent rekrutieren konnten und gibt an, wie effektiv Ihr Recruiting-Team ist.

Cost-per-Hire

Die Cost-per-Hire, kurz CPH, zeigen die Kosten, die pro Stellenbesetzung im Unternehmen anfallen. Dazu zählen sowohl Marketing- als auch Personalkosten. Diese Recruiting KPI gehört zu den wichtigsten im Recruiting und betrachtet das Verhältnis zwischen finanziellen Aufwendungen für die Einstellung und für die zu besetzenden Stellen.

Die Berechnung der Cost-per-Hire setzt sich aus den internen und externen Kosten und der Anzahl der besetzten Stellen in einem bestimmten Zeitraum zusammen.

  • Interne Kosten: Zu den internen Kosten zählen in erster Linie die Personalkosten für alle Personen, die direkt oder indirekt mit dem Recruiting-Prozess in Verbindung stehen.
  • Externe Kosten: Dazu zählen Kosten wie jene, die bei der Kommunikation und Veröffentlichung der Stellenanzeigen auf diversen Plattformen anfallen. Hinzu kommen außerdem Ausgaben für Employer Branding sowie Kosten für mögliche externe Personalberatung und das Budget für Bewerbermanagement-Systeme .

Um die Cost-per-Hire zu berechnen, verwenden Sie folgende Formel:

(interne Kosten + externe Kosten) / Anzahl der besetzten Stellen

Wie sich der Fachkräftemangel auf die Time-to-Hire und die Cost-per-Hire auswirkt, zeigt die Studie von XING E-Recruiting.

Hier zeigt sich deutlich, dass beide Kennzahlen bei der Rekrutierung von Führungskräften außerordentlich hoch sind. So liegt die durchschnittliche Time-to-Hire bei gut zwei Drittel der befragten Unternehmen bei mehr als 3 Monaten. Bei mehr als der Hälfte (58%) liegen die Cost-per-Hire bei mehr als 10.000 EUR.

Candidate-Happiness

Wenn Sie einen positiven und bleibenden Eindruck hinterlassen, möchten potentielle Talente mit größerer Wahrscheinlichkeit ein von Ihnen Angebot annehmen. Es kann sie sogar ermutigen, in einen Talent-Pool aufgenommen zu werden, wenn sie kein Angebot erhalten.

Sie können die Zufriedenheit der Bewerbenden messen, indem Sie ihnen eine Umfrage senden. Fragen Sie, ob sie während des Interview-Prozesses positive oder negative Erfahrungen gemacht haben. Auf diese Art erhalten Sie wichtige Informationen und können Ihre Candidate Experience weiter verbessern.

Offer-Acceptance-Rate

Die Offer-Acceptance-Rate gibt Aufschluss über den Prozentsatz an Talenten, die einen Job angenommen haben. Diese Recruiting KPI zeigt, wie attraktiv und wettbewerbsfähig Ihr Unternehmen und Ihre Stellen sind. Bei einer niedrigen Offer-Acceptance-Rate sollten Sie eventuell gewisse Punkte Ihres Angebots, wie Gehalt oder Leistungen, überdenken.

Zur Berechnung der Application-Completion-Rate verwenden Sie folgende Formel:

(Anzahl der angenommenen Angebote / Anzahl der Angebote)*100

Diese Kennzahl wird meist jährlich oder pro Quartal gemessen. Eine hohe Offer-Acceptance-Rate von beispielsweise 90% kann bedeuten, dass die Anforderungen des Unternehmens mit den Erwartungen der Bewerbenden gut übereinstimmen. Das könnte ein Resultat von guter Kommunikation, angemessenen Jobangeboten und einer guten Candidate Experience sein.

Cost-of-Vacancy

Die Cost-of-Vacancy beschreibt die Kosten, die anfallen, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt. Diese Recruiting KPI geht davon aus, dass alle Mitarbeitenden einen numerischen Beitrag zum Unternehmensumsatz leisten. Eine unbesetzte Stelle stellt einen wirtschaftlichen Verlust für ein Unternehmen dar, da Teile des Umsatzes wegfallen. In Vertriebspositionen ist dieser Verlust besonders bemerkbar.

Für die Berechnung der Cost-of-Vacancy benötigen Sie die Time-to-Hire, die Anzahl der Arbeitstage pro Jahr und das Jahresgehalt.
Des Weiteren benötigen Sie einen Faktor (1, 2, oder 3), je nach wirtschaftlicher Bedeutung einer Stelle.

Beispielrechnung:

Für unsere Berechnung nehmen wir folgendes an:

JahresgehaltEUR 33.000
Anzahl Arbeitstage pro Jahr254 Tage
Faktor3
Time-to-Hire50 Tage

Daraus ergibt sich folgende Cost-of-Vacancy:

Gehalt pro Tag*EUR 130
Deckungsbeitrag pro Tag**EUR 390
Cost of Vacancy***EUR 19.500
* Jahresgehalt / Anzahl Arbeitstage pro Jahr
** Gehalt pro Tag * Faktor
*** Deckungsbeitrag * Time-to-Hire

Wenn Sie eine Stelle nicht innerhalb von 50 Tagen besetzen, kostet Sie das 19.500 Euro. Wenn man bedenkt, dass in der Regel mehr als nur eine Stelle zu besetzen ist, können sich diese Kosten zu einer beträchtlichen Zahl summieren.


KPIs zur Berechnung Ihrer Kanal-Performance

Wenn Ihre Ressourcen knapp sind, möchten Sie sicherstellen, dass Sie diese in den richtigen Kanälen investieren. Sie möchten Ihre Zeit nicht mit einer Quelle verschwenden, die Ihnen keine qualitativ hochwertigen Talente liefert.
Die Messung der Kanal-Performance hilft Ihnen beim Aufbau einer nachhaltigen und zuverlässigen Pipeline und insgesamt einer Verbesserung Ihres Rekrutierungsprozesses.

Um die Qualität Ihrer Recruiting-Kanäle zu ermitteln, werfen Sie einen Blick auf folgende Recruiting KPI:

Application-Completion-Rate

Die Application-Completion-Rate vergleicht die Anzahl der Personen, die mit der Bewerbung beginnen, mit der Anzahl der Personen, die tatsächlich eine Bewerbung abschließen. Dies ist ein starker Indikator für die Komplexität des Bewerbungsprozesses.

Zur Berechnung der Application-Completion Rate verwenden Sie folgende Formel:

(Anzahl der abgeschlossenen Bewerbungen / Anzahl der gestarteten Bewerbungen)*100

Hire-Rate

Die Hire-Rate bezieht sich auf die Anzahl der eingestellten Talente im Vergleich zur Gesamtzahl der Talente.

Zur Berechnung der Hire-Rate verwenden Sie folgende Formel:

(Anzahl der Einstellungen / Anzahl der Talente)*100

Die Hire-Rate liefert Informationen über den Nutzen eines bestimmten Kanals und Bewerbermanagement-Systeme .

Cost-per-Applicant

Mit der Cost-per-Applicant berechnen Sie die Rekrutierungskosten einzelner Talente.

Beziehen Sie zur Berechnung die internen und externen Kosten, die für die Besetzung der Stelle anfallen, mit ein. Eine Definition dieser Kosten finden Sie hier.

Zur Berechnung der Cost-per-Application verwenden Sie folgende Formel:

Rekrutierungskosten / Anzahl der erhaltenen qualifizierten Talente

Bitte beachten Sie, dass die Cost-per-Applicant passiver Talente in der Regel höher sind, da diese nicht aktiv nach Jobs suchen und in der Regel mehr Ressourcen beanspruchen, um sie erfolgreich an Bord zu bringen.


Fazit

Die Erfolgsermittlung mittels Recruiting KPIs kann Ihnen entscheidend dabei helfen, fundierte und daten-getriebene Entscheidungen zur Verbesserung ihrer Maßnahmen zu treffen. Wenn Sie verstehen, wie sich Ihre Entscheidungen und Maßnahmen auf Ihre Ergebnisse auswirken, können Sie entscheidend zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

Betrachten Sie KPI-getriebenes Recruiting als konsistenten Prozess aus Messung, Bewertung und Ergreifen von Maßnahmen. Welche Kennzahlen Sie dazu heranziehen, liegt an Ihnen. Definieren Sie vorab die Ziele, die Sie erreichen wollen und erarbeiten Sie daraus ableitend Ihre Auswertungsstrategie.


1XING E-Recruiting Whitepaper – Was die Time-to-Hire für das Recruiting bedeutet