Recruiting: Einblicke in die Welt der Personalbeschaffung


Der Bewerbermarkt ist seit langem stark umkämpft. Um im Kampf um die besten Talente langfristig bestehen zu können, entwickeln Unternehmen ihr Recruiting laufend weiter. Neue Ideen und neue Technologien erscheinen.

Doch was bedeutet Recruiting eigentlich? Wie sieht ein klassischer Recruiting-Prozess aus? Vor welchen Herausforderungen steht man jetzt bzw. in der Zukunft?

In diesem Beitrag erfahren Sie die Antworten auf diese Fragen. Zusätzlich geben wir Ihnen Tipps, wie Sie Ihren Recruiting-Prozess effektiver gestalten können.


Was bedeutet der Begriff Recruiting?

Recruiting ist die englische Bezeichnung für Personalbeschaffung und ist Teil der Personalplanung. Das Suchen und Finden von optimal geeigneten Talenten für offene Stellen im Unternehmen steht dabei im Vordergrund. Grundsätzlich wird zwischen internem und externem Recruiting unterschieden. Eine Personalbeschaffungsstrategie, die interne und externe Recruiting-Maßnahmen perfekt aufeinander abstimmt, ist für die Besetzung einer offenen Stelle meistens entscheidend.

Was versteht man unter internem Recruiting?

Bei internem Recruiting werden Talente aus dem bereits bestehenden Personal bzw. einem aufgebauten Talent-Pool herangezogen.

Die Vorteile von internem Recruiting liegen auf der Hand: Es ist nicht nur kostengünstig und effizient, sondern auch schnell und unkompliziert. Bereits vorhandene Mitarbeitende sind mit dem Unternehmen vertraut und passen zur Unternehmenskultur. Der Aufwand für die Einarbeitung ist meist weniger zeitintensiv. Die Gefahr, dass Sie eine Stelle fehlbesetzen, ist daher sehr gering. Außerdem ist es für langjährige Mitarbeitenden oftmals interessant, im eigenen Unternehmen Karriere zu machen und sich weiterzuentwickeln.

Daher werden Stellen oft zuerst innerbetrieblich ausgeschrieben, z. B. per E-Mail-Aussendung, im Intranet, der Unternehmenszeitschrift oder auf dem schwarzen Brett. Sollte es keine passenden internen Optionen geben, müssen Sie die vakante Stelle entweder auf Jobbörsen ausschreiben oder aktiv über Soziale Medien direkt in Kontakt treten, Stichwort: Active Sourcing – dazu später mehr.

Pro Tipp

Eine detaillierte Begriffserklärung zu internem Recruiting finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Personalbeschaffung


Was versteht man unter externem Recruiting?

Externes Recruiting bezeichnet im Grunde alle Maßnahmen zur Suche von Personal am Arbeitsmarkt. Es gibt eine weitere Unterteilung in aktives und passives Recruiting. Zum aktiven Recruiting gehören das Schalten von Stellenausschreibungen, die Teilnahme an Karrieremessen und eben die aktive Ansprache potenzieller Talente. Stellenbesetzungen aufgrund von Initiativbewerbungen, Blindbewerbungen oder Anzeigen von Jobsuchenden in Jobbörsen bezeichnet man als passives Recruiting.

Ein wichtiger Teil des externen Recruitings ist die Erschaffung und Vermarktung einer attraktiven Arbeitgebermarke, Stichwort: Employer Branding. Soviel steht fest: Neue Mitarbeitende bringen neue Impulse, Know-how und Erfahrung ins Unternehmen. Nachteil: Externes Recruiting ist kostenintensiv und zeitaufwändig. Werfen wir gleich einen Blick auf einen Recruiting-Prozess.

Pro Tipp

Eine detaillierte Begriffserklärung zu externem Recruiting finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Personalbeschaffung.


Wie sieht ein Recruiting-Prozess aus?

Wie die Vorgehensweise der Besetzung einer offenen Stelle aussieht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Inwiefern sich die Prozesse unterscheiden, ist von einer Vielzahl an unternehmensspezifischen Faktoren abhängig: Größe, Struktur, Alter, Ziele, Software-Nutzung, etc.

Bei sehr großen Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen kommt es oft vor, dass es nicht nur einen, sondern mehrere unterschiedliche Prozesse gibt. Diese können beispielsweise nach der zu besetzenden Position im Unternehmen unterschiedlich aufgebaut sein. Eine Suche nach einer Führungskraft kann sich maßgeblich von jener nach einer operativen Fachkraft unterscheiden.

Ein Recruiting-Prozess kann zum Beispiel wie folgt aussehen:

  1. Erstellung von Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, etc.
  2. Zuweisung von Verantwortlichkeiten
  3. Durchsicht des Talent-Pools in einer Bewerbermanagement-Software
  4. Veröffentlichung und Verbreitung der Stellenausschreibung (Multiposting, Karriereseite, Social Media, etc.)
  5. Eingang der Bewerbungen
  6. Durchsicht der Bewerbungen und erste Vorauswahl
  7. Absage oder Mitteilung über weiteres Vorgehen an Bewerbende
  8. Telefon-Interview / Video-Interview mit Vorauswahl
  9. Wiederholung von Absage oder Mitteilung über weiteres Vorgehen an Bewerbende
  10. Einladung und Durchführung online Assessment-Center
  11. Wiederholung von Absage oder Mitteilung über weiteres Vorgehen an Bewerbende
  12. Persönliches Gespräch mit Auswahl
  13. Abstimmung mit Abteilung und Recruiting-Team
  14. Finale Absage oder Zusage
  15. Start Onboarding-Prozess
  16. Vertragsabschluss
  17. Kontrolle der Kennzahlen und Prozess-Evaluierung

Instrumente des Recruiting im Überblick:

Jobbörsen

Ohne Jobbörsen keine Personen, die sich bewirbt – Jobbörsen sind ein besonders wichtiger Recruiting-Kanal. Allein im deutschsprachigen Raum gibt es über 1000 Online-Jobbörsen für unterschiedliche Zielgruppen. Welche Plattform am besten für Ihre Suche geeignet ist, hängt vom Budget und der Zielgruppe ab.

Neben allgemeinen Jobbörsen mit hohen Klickraten gibt es auch branchenspezifische Jobbörsen, die auf spezielle Märkte und Talente spezialisiert sind. Übrigens: Für manche Jobs eignet sich auch die gute alte Stellenausschreibung in einer zielgruppenspezifischen Tageszeitung.

Eine eigene Karriereseite

Karriereseiten sind ebenfalls ein wichtiges Instrument im Recruiting und fördern das Image des Unternehmens. Eine gute Karriereseite bietet mehr als nur Stellenanzeigen. Sie sollte Interessierten einen übersichtlichen und authentischen Einblick in das Unternehmen vermitteln.

Dabei sollten Sie darauf achten:

  • unkomplizierte Nutzung
  • klare Strukturen
  • leicht auffindbare Informationen zu Bewerbung, Unternehmen und
  • Job-Ausschreibungen
  • direkter Kontakt zur Recruiting-Abteilung

Soll heißen: Die Bewerbung sollte Interessenten so einfach wie möglich gemacht werden. Unternehmen verschaffen sich mit einer guten und übersichtlichen Karriereseite einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Mobile Recruiting

Bewerbung über das Smartphone, Tablet oder eine App gehören mittlerweile schon zur Normalität. Machen Sie sich bewusst, dass sich speziell die jüngere Zielgruppe größtenteils über mobile Endgeräte auf Jobsuche macht und auch Bewerbungen mobil abschickt. Daher ist es wichtig, dass Karriereseiten und Stellenausschreibungen für mobile Endgeräte optimiert sind.

Denn nichts ist ärgerlicher als eine Website, die nur auf dem PC funktioniert. Ein weiteres beliebtes Recruiting-Instrument ist Social Media Recruiting über Soziale Netzwerke, wie Facebook, Twitter, XING oder LinkedIn.

Karrieremessen und Hochschulmarketing

Wie wir weiter oben erläutert haben, ist es in vielen Bereichen gar nicht so einfach, passende Nachwuchskräfte zu finden. Junge Absolvent·innen und Young Professionals machen Sie am besten auf Karriere-, Fach- und Unternehmensmessen auf sich aufmerksam. Immer beliebter werden virtuelle Karrieremessen, Online-Karrieretage oder virtuelle Recruiting-Events, gerade in Zeiten von Corona.

Pro Tipp

Welche Kennzahlen gibt es im Recruiting zu berücksichtigen? In unserem Beitrag zu Recruiting-KPIs geben wir Ihnen einen Überblick über Time-to-Hire & Co.

Active Sourcing

Immer häufiger wird auf Active Sourcing gesetzt. Die aktive Ansprache von und persönliche Kontaktaufnahme zu potenziellen Talenten über unterschiedliche Kanäle. Die klassischen Methoden des Active Sourcing sind die direkte Ansprache von Interessenten auf Messen oder Karriere-Events.

Soziale Business-Netzwerke bieten sich auch für die proaktive Ansprache von Talenten an, wie etwa LinkedIn oder XING. Als Sourcer·in muss es Ihnen gelingen, bei den Talenten Interesse für das Unternehmen zu wecken, ohne aufdringlich zu wirken. Dies ist nicht einfach, da speziell in den Karriere-Netzwerken viele Recruiter·innen ihr Glück probieren und begehrte Talente kontaktieren.

Auf jeden Fall sollte Active Sourcing ein fortwährender Prozess sein, der nicht erst bei einer Vakanz startet, sondern laufend durchgeführt wird. Die proaktive Ansprache von Talenten ist zwar zeitintensiv, führt aber bei möglichen Neubesetzungen zu einer Zeit- und Kostenersparnis. Im besten Fall hat man das perfekte Talent schon in petto

Recrutainment

Das Wort Recrutainment ist eine Kombination aus Recruiting und Entertainment. Tatsächlich werden im Recrutainment spielerische Elemente eingesetzt, um herauszufinden, ob das Talent für eine Stelle geeignet ist und zum Unternehmen passt. Immer mehr Unternehmen setzen auf diese spielerische Form des Personalmarketings. Immerhin ist es eine unkonventionelle Möglichkeit, potenzielle Talente in einem freien und lockeren Setting kennenzulernen.

Es geht dabei nicht nur um Spaß und Unterhaltung, sondern vielmehr um die Vermittlung von Lerninhalten und Marketing-Botschaften oder die Simulation relevanter Situationen. Recrutainment wird meistens sehr gut aufgenommen und hat daher positive Auswirkungen auf das Image des Unternehmens – oft können Sie damit auch speziell die junge Zielgruppe ansprechen. Typische Elemente des Recrutainments sind etwa:

  • Online-Assessments, Self-Assessements, Eignungstests, Cultural-Fit-Checks
  • Selbsttests und Berufsorientierungsspiele für Auszubildende, Schüler·innen oder Maturant·innen
  • Career- und Recruiting-Games

Welche Herausforderungen gibt es im Recruiting?

Wie Sie vermutlich aus eigener Erfahrung wissen, kann ein Recruiting-Prozess einerseits zeitaufwändig, teuer und langwierig sein. Andererseits fällt es vielen Firmen immer schwerer, qualifizierte, gut ausgebildete Nachwuchstalente zu gewinnen.

Aufgrund des demographischen Wandels ist es in den letzten zwei Jahrzehnten zu einem vermehrten Arbeits- und Fachkräftemangel gekommen, den speziell kleinere und mittlere Unternehmen spüren. Der „War for Talents“, also der Kampf um die besten Mitarbeitenden, stellt viele Unternehmen ebenfalls vor große Herausforderungen. Was bedeutet das für Sie?

1. Demographischer Wandel

Ganz allgemein gesagt, bezeichnet der demografische Wandel die Veränderung der Bevölkerungszusammensetzung hinsichtlich Altersstruktur, Geburtenzahlen, Sterbefälle und Migrationsbewegungen. Auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz gibt es die Tendenz zur Veralterung der Gesellschaft: Die Lebenserwartung steigt, die Geburtenrate ist niedrig und ohne Migration würde das Bevölkerungswachstum stagnieren.

Für Unternehmen und für Sie bedeutet dies in erster Linie, dass der Anteil der älteren Erwerbstätigen und Bewerbenden steigt. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, Nachwuchskräfte zu engagieren. Daher müssen Sie sich vermutlich einiges einfallen lassen, um die besten Talente anzuwerben, dazu später mehr.

2. War for Talents

Unter „War for Talents“ versteht man den Wettkampf um die besten Talente. Er stellt eine der größten Herausforderungen des Human Resource Managements dar. Ende der 1990er Jahre fand dieser Kampf hauptsächlich an Universitäten statt, um die besten Absolvent·innen für sich zu gewinnen. In den letzten 20 Jahren kam es jedoch vermehrt zu einem allgemeinen Fach- und Nachwuchskräftemangel, vor allem bedingt durch den bereits erwähnten demografischen Wandel.

Besonders betroffen davon sind die sogenannten MINT-Berufe, also mit den Schwerpunkten Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft und Technik. Talente aus diesen begehrten Bereichen werden meist mit offenen Armen empfangen, sind jedoch am Arbeitsmarkt nicht leicht zu finden. Vor allem: Sie sind heiß umworben.

Daher ist es umso wichtiger, als attraktiver Arbeitgeber für genau diese Zielgruppen aufzutreten. Um sich im Kampf um die
besten Mitarbeitenden durchzusetzen, sollten Sie sich daher auch mit folgenden Fragen auseinandersetzen:

  • Wird unser Unternehmen als attraktive Arbeitsstelle betrachtet?
  • Wie viel Wert legen wir auf eine angenehme Unternehmenskultur?
  • Werden Mitarbeitende ausreichend Karrierechancen geboten?
  • Wie sieht es mit Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit aus?
  • Gibt es im Unternehmen Möglichkeiten zur Weiterentwicklung?

Wie können Sie Ihre Recruiting-Prozesse effektiver gestalten?

Recruiting-Prozesse sind also langwierig und zeitaufwendig. Man muss jedoch oft unter hohem Zeitdruck eine Stelle besetzen – das Tagesgeschäft geht schließlich trotz Vakanz weiter. Auch Talente erwarten eine rasche Antwort auf ihre Bewerbung.

Außerdem: Die Konkurrenz schläft nicht und begehrte Talente sind schnell wieder weg vom Markt. Daher ist schnelles und effizientes Recruiting wichtig. Allerdings ist speziell das Sichten und Sortieren der Bewerbungsunterlagen zeitintensiv und erfolgt häufig immer noch manuell.

In größeren Unternehmen landen mitunter tausende Bewerbungen pro Jahr in der E-Mail-Inbox. Eine professionelle Bewerbermanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, diese mühsamen manuellen Prozesse des Recruitings zu automatisieren. Gerade in Zeiten von Corona kann sich ein professionelles Bewerbermanagement-System auszahlen. Durch die gestiegene Arbeitslosigkeit sind wieder viele interessante Talente auf dem Arbeitsmarkt verfügbar. Die Digitalisierung macht auch nicht vor dem Recruiting halt.

Im Folgendem wollen wir Ihnen einige Anregungen geben, damit Sie in Zukunft erfolgreich Ihre offenen Stellen besetzen können:

Setzen Sie auf E-Recruiting

Da die Suche nach Talenten heutzutage hauptsächlich in elektronischer Form erfolgt, spricht man auch oft von E-Recruiting. Ziel des E-Recruitings ist es, mit Hilfe verschiedener Online-Tools freie Stellen bestmöglich zu besetzen und das Bewerbermanagement effizienter zu gestalten. Im E-Recruiting wird meist eine spezifische Online-Software in den Recruiting-Prozess integriert.

Sowohl eine eigene Karriereseite auf der Website des Unternehmens als auch Online-Jobinserate auf unterschiedlichen Jobbörsen gehören zu den gängigen Tools. Talente werden unkompliziert über das Recruiting System registriert. Bei jeder neuen Bewerbung bekommt man eine Benachrichtigung, dass eine Bewerbung eingegangen ist. Speziell für größere Firmen gehört E-Recruiting bereits zum Alltag.

Passen Sie Ihre Recruiting-Maßnahmen auf die Auswirkungen von Corona an

Die Corona-Krise hat zahlreiche Sphären unseres Lebens verändert, so auch den gesamten Arbeitsbereich. Viele Unternehmen wurden von der Corona-Krise hart getroffen und mussten Personal abbauen. Mitarbeitende mussten während des Lockdowns ins Home-Office. Besprechungen, Meetings und auch Vorstellungsgespräche wurden hauptsächlich virtuell abgehalten. Es gab weitreichende Umsatz- und Gewinneinbußen.

Als Folge der Krise sind nun viele Talente wieder auf dem Markt. Ganz klar: Unternehmen werden auch in Zukunft qualifiziertes Personal benötigen. Daher ist es in einem ersten Schritt wichtig, den aktuellen Stellenedarf zu prüfen und den Recruiting-Plan entsprechend anzupassen. Um in diesen krisenhaften Zeiten auch weiterhin die besten Talente an Land zu ziehen, ist außerdem ein Umdenken notwendig. Man muss sich – oftmals selbst im Home-Office – an neue virtuelle Recruiting-Möglichkeiten heranwagen. Wie sehen diese aus?

  • Nutzen Sie Social Recruiting über Ihre Social-Media-Präsenz
  • Setzen Sie auf Video-Bewerbungen – so erhalten Sie einen ersten Eindruck, ohne persönliches Treffen
  • Virtuelle Vorstellungsgespräche per Videocall sind die neue Recruiting Realität
  • Persönliche Vorstellungsgespräche finden natürlich auch weiterhin statt. Achten Sie jedoch unbedingt auf Hygieneregeln, verzichten Sie aufs Händeschütteln und halten Sie Abstand.

Pro Tipp

Wir haben 7 Tipps für erfolgreiches Recruiting zusammengestellt. Diese finden Sie in unserem Beitrag zu Personalbeschaffung.


Fazit

Recruiting ist die Kunst, Talente zu finden, die optimal zur DNA eines Unternehmens passen. In vielen Unternehmen bewährt sich oftmals internes Recruiting, also die Besetzung vakanter Stellen mit bereits bestehenden Mitarbeitenden. Unerlässlich ist es aber auch, die Belegschaft mit neuen Köpfen zu durchmischen.

Externes Recruiting ist daher mindestens genauso wichtig, jedoch wesentlich kosten- und zeitintensiver. Der Trend im Recruiting geht eindeutig Richtung Digitalisierung, gerade in Zeiten von Corona. Bewerbungen werden hauptsächlich digital abgeschickt. Talente benutzen immer häufiger mobile Endgeräte, um sich über Job-Ausschreibungen und Unternehmen zu erkundigen.

Sogar Bewerbungen selbst werden immer öfter von einem mobilen Gerät abgeschickt. Auch Vorstellungsgespräche werden zunehmend aus dem Home-Office geführt – nicht zuletzt aufgrund der Corona-Krise. Außerdem ist man nach wie vor mit einem Nachwuchs- und Fachkräftemangel konfrontiert. Die Nachbesetzung von manchen Nachwuchs- und Fachkräften ist oftmals schwierig.

Abschließend lässt sich zusammenfassen: Das Recruiting ist die Casting-Abteilung des Unternehmens. Wie wir alle wissen: Ein schlecht gecasteter Film ist nicht erfolgreich. Daher ist es im Recruiting umso wichtiger, die passenden Talente zu finden. Die Belegschaft trägt schließlich wesentlich zum Erfolg eines Unternehmens bei.