Retention Management: Definition, Maßnahmen und Beispiele

Immer häufiger sind es Begriffe aus dem Marketing, die in der Welt des Personalwesens neuartige Konzepte beschreiben. Ein Beispiel hierfür: Retention Management, also die langfristige Bindung der Belegschaft ans Unternehmen. Dieses Bestreben ist in Unternehmen nichts Neues – bereits seit Jahrzehnten versuchen Betriebe, die Mitarbeiterbindung zu steigern und die Belegschaft im Unternehmen zu halten. Retention Management setzt hier an. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Maßnahmen dabei zum Einsatz kommen.

Retention Management Definition: Was ist das?

Der Fachbegriff Retention Management steht für eine Disziplin im Personalmanagement, in der verschiedene Maßnahmen und Instrumente eingesetzt werden, um Mitarbeitende langfristig an ein Unternehmen zu binden. Häufig wird dies in Form von sogenannten Mitarbeiterbindungsprogrammen organisiert, die für die Planung und Umsetzung dieser Maßnahmen ins Leben gerufen werden. Die Maßnahmen können sich dabei auf die gesamte Belegschaft, aber auch auf ausgewählte Job-Gruppen beziehen – je nachdem, worauf der Fokus liegt.

Hierfür ein Beispiel: Ein Unternehmen hat Jobs in der Fertigung und im Büro. Die Büroarbeitskräfte weisen eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und eine sehr geringe Fluktuationsrate auf. Anders in der Fertigung, wo eine hohe Abwanderung und damit Unterbeschäftigung vorherrscht. Im Sinne eines Retention Managements werden deshalb gezielte Maßnahmen zur Bindung der Fertigungsmitarbeitenden gesetzt. Für die Büro-Arbeitsplätze besteht zugleich kein akuter Handlungsbedarf.

Die gewählten Maßnahmen können sich auch ganz gezielt auf ausgewählte Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen beziehen – das ist zumeist für sogenannte Schlüssel-Positionen der Fall, bei denen Abwanderung schnell wirtschaftliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben könnte.

Ein ganzheitliches Verständnis von Retention Management sieht Mitarbeiterbindung in engem Zusammenhang mit der Motivation und der Zufriedenheit der Belegschaft – der Vorteil: Nicht nur Fluktuationskosten lassen sich so senken, auch die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden kann steigen. Und übrigens: Auch, wenn Retention Management als Begriff äußerst neumodisch klingt – dessen Wurzeln sind bereits sehr alt. Retention kommt nämlich vom lateinischen Begriff „retinere“, was so viel wie zurückbehalten, zurückhalten bedeutet. Es geht hier also ganz konkret darum, Menschen davor zurückzuhalten, das Unternehmen zu verlassen.

Ziele im Retention Management

Die Ziele im Retention Management liegen auf der Hand: Mitarbeitenden ein positives Umfeld zu bieten, um Motivation, Zufriedenheit und Bindung zu steigern. Damit einher gehen aber auch weitere Zielsetzungen, die durch die Steigerung dieser drei Komponenten erreicht werden sollen:

• Steigerung der Leistungsmotivation in der Arbeit
• Erhöhung der Produktivität der Belegschaft
• Reduktion der Fluktuationsrate und den damit verbundenen Kosten
• Nachhaltiger Wissensaufbau im Unternehmen
• Reduktion der Recruiting-Kosten durch geringeren Bedarf
• Reduktion der Abwanderung von Schlüssel-Positionen im Unternehmen

Es geht also um die Schaffung eines Arbeitsumfeldes, das die Wahrscheinlichkeit auf ein Minimum reduziert, dass Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen – im schlimmsten Fall bereits nach der Probezeit.

Retention Management Maßnahmen: Welche sind wichtig?

Retention Management umfasst also vielfältige Aufgabenbereiche, die in engem Zusammenspiel mit anderen Funktionen im Human Resource Management stehen. Das beginnt beispielsweise bereits beim Employer Brandig, indem ein authentisches Bild des künftigen Arbeitgebers gezeichnet wird, um so dank hohem Cultural Fit zu einer hohen Zufriedenheit beizutragen. Diese Aufgabengebiete können auf konkrete Maßnahmen in diversen Feldern übertragen werden. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht einiger wichtiger Maßnahmen im Retention Management:

• Employer Branding: Zeichnen Sie über verschiedene Maßnahmen eine authentische und realitätskonforme Arbeitgebermarke, um Interessent·innen bereits vor dem ersten Arbeitstag zu zeigen, was es heißt, für Sie zu arbeiten. Die Folge: keine bösen Überraschungen aufseiten der Bewerbenden und ein stark reduziertes Risiko von Frühfluktuation.
• Personalentwicklung: Unternehmen, die Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, persönlich und fachlich zu wachsen, machen einen positiven Eindruck. Mitarbeitende etwa, die perfekt auf eine Rolle im Unternehmen aus- und weitergebildet wurden, bleiben mit hoher Wahrscheinlichkeit lange im Betrieb.
• Personalführung: Natürlich hat auch die persönliche Führungskraft der Mitarbeitenden massiven Einfluss auf die Mitarbeiterbindung. Nicht umsonst heißt es häufig, dass Menschen keine Unternehmen, sondern Vorgesetzte verlassen. Dementsprechend wichtig ist es auch, eine gute Führungskultur im Unternehmen zu verankern. Und schnell zu reagieren, wenn gewissen Führungskräfte einen Unzufriedenheitsfaktor darstellen.
• Unternehmenskultur: Die Kultur muss stimmen, sonst fühlen sich Mitarbeitende in Unternehmen nicht wohl. Es braucht eine Unternehmenskultur, die sich mit den Wertvorstellungen der Belegschaft deckt. Sollten Sie in verschiedene Maßnahmen zum Kulturaufbau investieren, spielt das auch ganz stark in Ihr Retention Management.
• Mitarbeitervorteile einführen: Natürlich sind auch die Benefits, die Sie bieten, ein massiver Treiber für die Mitarbeiterbindung. Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit auf Home-Office, die 4-Tage-Woche, die monatlichen After-Work-Feierlichkeiten: All das zahlt ungemein auf die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft ein.

Retention Management Beispiele: So könnten gelungene Maßnahmen aussehen

Einige Maßnahmen-Beispiele im Retention Management wurden zwar bereits vorweggenommen – im Folgenden werden diese aber erneut anhand praktischer Beispiele vorgestellt und ganz konkret dargelegt, wie Sie diese für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung nutzen können.

Führungskräfteentwicklung

Eine zentrale Maßnahme des Retention Managements ist die Führungskräfteentwicklung, um die Qualität der Personalführung in Ihrem Unternehmen zu steigern. Dies wiederum zahlt positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit ein. Hier gibt es verschiedene moderne Führungsstile, die vor allem in der Führung der jungen Generation auf Anklang stoßen.

Monetäre und nicht-monetäre Anreize

Natürlich ist auch das Gehalt ein wesentlicher Faktor, wenn es um die Mitarbeiterbindung geht. Diverse Studien zeigen aber, dass dies vorrangig für eine kurzfristige Steigerung von Bindung und Motivation zutrifft. Langfristige Bindung entsteht durch zusätzliche Anreize. Insgesamt stellt ein marktübliches Gehalt aber jedenfalls eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Retention Management dar. Unternehmen, die hier stark unterdurchschnittlich agieren, werden langfristig Probleme haben, ihre Mitarbeitenden zu halten.

Neben dem Gehalt gibt es auch nicht-monetäre Anreize in Form von Benefits, wie etwa der Zuschuss zum Fitnessstudio, das Bahn-Ticket oder regelmäßige Feierlichkeiten im Betrieb, die Auswirkung auf die Bindung von Mitarbeitenden haben. Hier gilt es jedenfalls, ein stimmiges Gesamtangebot zusammenzustellen, um damit eine Grundvoraussetzung für einen langfristigen Verbleib in Ihrem Unternehmen zu schaffen.

Unternehmenskultur und deren proaktive Kommunikation

Ein weiterer Aspekt des Retention Managements beginnt bereits, bevor ein·e Mitarbeitende·r im Unternehmen gestartet ist. Hier spielen nämlich vielfältige Aspekte hinein, die vor dem Start der Arbeitsbeziehung zu verorten sind. Im Grunde geht es hier um die Sicherstellung eines hohen Cultural Fits, einer hohen kulturellen Passung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen. Dies bedarf zunächst zweier Grundvoraussetzungen: Einerseits muss eine gelebte Unternehmenskultur vorliegen, andererseits muss diese auch authentisch nach außen kommuniziert werden – Stichwort: Employer Branding.

Hier geht es stark um transparentes Erwartungsmanagement: Interessent·innen müssen bereits bei der Bewerbung gut einschätzen können, was Sie kulturell im Unternehmen erwartet. Sie wiederum sollten im Recruiting die kulturelle Passung in Ihre Bewertung aufnehmen – Fragen dazu finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Cultural Fit.

Die Konsequenz: Sie stellen vorrangig jene Menschen ein, die ein ähnliches Verständnis von Arbeit haben, wie es in Ihrem Unternehmen gelebt wird, und die dieselben Werte vertreten. Das wiederum erhöht die Zufriedenheit – und damit auch die Wahrscheinlichkeit langfristiger Bindung.

Flexibilität für Ihre Mitarbeitenden

Modernes Retention Management bedeutet für Unternehmen vielfach auch, sich stärker an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu orientieren, auch was die Arbeitsgestaltung betrifft. Hier gibt es diverse Maßnahmen, die hineinspielen – beispielsweise auch die Möglichkeit, sich intern in Richtung anderer Positionen zu entwickeln.

Zentral ist hier aber vor allem die Flexibilität, die die Arbeit betrifft. Home-Office, 4-Tage-Woche, Führung in Teilzeit, Wahlmöglichkeit im Schicht-Dienst – Die Möglichkeiten für Unternehmen in dieser Hinsicht sind vielfältig. Durch diese Maßnahmen stellen Sie sicher, dass Sie Mitarbeitenden Möglichkeiten bieten, die zu Ihrer aktuellen Lebenssituation passen. So sind die veränderten Umstände, die keine Vollzeitbeschäftigung mehr zulassen, eben kein Grund mehr, das Unternehmen verlassen zu müssen.

Förderprogramme, Traineeships und Nachwuchsführungskräfte-Programme

Strategisches Retention Management bedeutet oftmals aber auch, bereits früh zu beginnen. In diesem Fall bedeutet dies, dass Sie für Neuzugänge – insbesondere, was junge High Potentials betrifft – Angebote zur Verfügung stellen, die der Entwicklung und der Bindung dienen. Konkret sind hier spezielle Förderprogramme und Traineeships gemeint, die der Ausbildung von jungen Top-Talenten für gewisse Positionen im Unternehmen dienen. Nicht nur können Sie diese Talente passend auf Ihre Anforderungen ausbilden, Sie binden diese künftigen Führungskräfte gleichzeitig langfristig an Ihr Unternehmen.

Mitarbeiterbindung beginnt beim Onboarding

Eine wesentliche Maßnahme im Retention Management stellt bereits das Onboarding dar. Hier geht es darum, dass Sie Ihren Mitarbeitenden einen optimalen Einstieg ins Unternehmen bieten – und zwar fachlicher und auch kultureller Natur. Hier ist es wesentlich, über einen strukturierten Onboarding-Plan zu verfügen und die nötigen Rahmenbedingungen zu schaffen, dass neue Mitarbeitende optimal in Ihre neue Rolle starten können – Einarbeitungsplan und klare Ansprechpersonen inklusive.

Retention Management: So sollten Sie vorgehen

Retention Management hat viele Facetten und bedarf keinem konkreten Anlassfall – denken wir etwa an die Schaffung positiver Rahmenbedingungen, die einem langen Verbleib von Mitarbeitenden im Betrieb zuträglich sind. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie vorgehen könnten, wenn Sie erstmals strukturierte Mitarbeiterbindungsprogramme betreiben möchten:

1) Erheben Sie Ihre größten Schmerzpunkte

Da Retention Management eng mit der Fluktuation im Unternehmen zusammenhängt, sollten Sie diese zunächst erheben. Versuchen Sie hier, so granular wie möglich vorzugehen. Interessant wäre hier beispielsweise, folgende Fragen zu beantworten:

• Wie lange bleiben Mitarbeitende durchschnittlich im Unternehmen?
• Wie viele Menschen verlassen das Unternehmen in den ersten sechs Monaten?
• Gibt es Bereiche mit überdurchschnittlicher Fluktuation?
• Was sind Gründe für den Austritt (falls erhoben)?
• Nach wie langer Zugehörigkeit verlassen die meisten Menschen das Unternehmen?
• Gibt es hier Auffälligkeiten oder Zusammenhänge?

In weitere Folge ist es essenziell, dass Sie Bereiche identifizieren, von denen ein besonders hohes Risiko für Austritte ausgeht. Dies sind einerseits die produktiven Abteilungen – in denen allen Mitarbeitenden ein gewisser geldwerter Output zugerechnet werden kann. Anderseits sollten Sie die Schlüssel-Positionen im Unternehmen benennen, bei denen ein Abgang sehr schwer zeitnah nachbesetzbar wäre. Beispiele hierfür sind gewisse Management-Positionen oder besonders spezialisierte Fachkräfte mit einem hohen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit.

2) Ermitteln Sie die wichtigsten Hebel für Ihr Retention Management

Nun gilt es, mögliche Unzufriedenheitsfaktoren aufzudecken. Häufig ist es hier sinnvoll, eine anonyme Mitarbeiterbefragung durchzuführen, um herauszufinden, an welchen Stellschrauben Sie drehen können und sollten. Hier geht es auch darum, auszuloten, wo grundsätzlich die Möglichkeit besteht, Änderungen durchzuführen. Ist die 4-Tage-Woche in gewissen Bereichen ein Thema? Wie steht es um die Bereitschaft für eine größere Lohnrunde?

Hier lohnt es sich auch, noch einmal auf Arbeitgeberbewertungsportale wie kununu zu blicken. Hierbei handelt es sich um authentisches Feedback Ihrer Belegschaft – auch, wenn es manchmal nicht angenehm zu lesen ist. Sehen Sie es als Verbesserungspotenzial, das Ihnen in Zukunft zu einer höheren Mitarbeiterbindung verhilft.

3) Planen Sie Maßnahmen und gehen Sie in die Umsetzung

Ausgehend von den Informationen, die Sie sammeln konnten, können Sie nun konkrete Maßnahmen ableiten, die Ihr Retention Management in Zukunft verbessern. Hier können Sie auch klare Fokusbereiche definieren, die von der Definition von Engpässen und Schlüssel-Positionen ausgehen.

Betrachten Sie dies als laufenden Prozess: Erheben Sie, ob die gesetzten Maßnahmen die gewünschten Auswirkungen erzielen konnten – und schärfen Sie nach, wenn nach wie vor hohe Fluktuationsraten in gewissen Bereichen auftreten. Vergessen Sie außerdem nicht darauf, positive Änderungen auch nach außen zu kommunizieren. Hierfür kann sich ein onlyfy Employer Branding Profil auf XING und kununu wunderbar eignen, um hier authentisch aufzuzeigen, was Sie umsetzen, um ein attraktives Umfeld für Ihre Belegschaft zu schaffen.

Somit schließt sich der Kreis: Sie haben Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung gesetzt, kommunizieren diese gleichzeitig aber auch nach außen, um Interessent·innen so frühzeitig aufzuzeigen, was diese bei Ihnen erwartet. Das wiederum zahlt auch langfristig auf eine passendere Personalauswahl und damit stärkere Bindung ein.

Fazit

Retention Management ist ein zielgerichteter Ansatz, um die Bindung Ihrer Belegschaft zu erhöhen und diese langfristig im Unternehmen zu halten. Damit gehen direkte wirtschaftliche Effekte einher, wie etwa die Reduktion der Fluktuations- und Recruiting-Kosten. Dafür gibt es verschiedenste Maßnahmen, die oft in direktem Zusammenhang mit weiteren Bereichen des Personalwesens von Unternehmen stehen – beispielsweise das Employer Branding, der Unternehmenskultur oder der Personalentwicklung, um nur einige zu nennen. Im Grunde gilt im Retention Management vor allen Dingen: Hören Sie gut hin! Was möchte Ihre Belegschaft? Was sind wesentliche Unzufriedenheitsfaktoren? Und warum arbeiten Ihre Mitarbeitenden bereits heute gerne bei Ihnen?