Rückkehrgespräch führen: Tipps, Ablauf und Ziele

Nach längerer Fehlzeit einer·eines Mitarbeitenden sollten Sie ein Rückkehrgespräch führen. Dieses verspricht nämlich vielfältige Vorteile für beide Seiten. In diesem Beitrag finden Sie Tipps für das Führen eines Rückkehrgespräch und erhalten Einblicke in den gängigen Ablauf eines solchen Gesprächs.

Inhalt:

Das Rückkehrgespräch: Ein sensibles Thema

Von einem Rückkehrgespräch nach längerer Fehlzeit sollten beide Seiten – Mitarbeitende und Unternehmen – profitieren. Für das Unternehmen ist es eine gute Gelegenheit, seinem Mitarbeiter zu signalisieren: „Du bist mir nicht egal und ich freue mich, dass Du wieder da bist.“ Sollten Mitarbeitende durch vermehrte Fehlzeiten auffallen, stellt das Rückkehrgespräch eine gute Möglichkeit dar, eventuelle betriebliche Gründe für den Arbeitsausfall zu erörtern und gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten.

Verschiedene Ziele und Inhalte von Rückkehrgesprächen

Je nach Situation und Hintergrund variieren Inhalte und mit dem Rückkehrgespräch verbundene Ziele. Mit dem Drei-Stufen-Modell lassen sich Rückkehrgespräche in verschiedene Arten aufteilen:

Standardgespräch

  • Ziel: Das Gespräch soll das Vertrauensverhältnis stärken. Deshalb sollte das Gespräch unter vier Augen stattfinden.
  • Aussage: „Wir haben an Sie gedacht und freuen uns, Sie wieder an Board zu haben.“
  • Teilnehmer: direkte Führungskraft

Wiederholtes Fehlen

  • Ziel: Der zurückkehrenden Person muss klar werden, welche Folgen ihr Fehlen auf die Arbeitssituation des Unternehmens, bzw. auf dessen Abteilung hat.
  • Aussage: „Ihr Fehlen hat negative Auswirkung auf die Arbeitssituation.“
  • Teilnehmer: direkte Führungskraft, ggf. Geschäftsführung

Besonderer Härtefall

  • Ziel: Im Rückkehrgespräch soll klargemacht werden, welche Konsequenzen weiteres Fehlen haben wird.
  • Aussage: „Ihr Verhalten wird nicht länger akzeptiert.“
  • Teilnehmer: direkte Führungskraft, Geschäftsführung

Möglicher Ablauf eines Standard-Rückkehrgespräches

  1. Vor Gesprächsbeginn
    Beenden bzw. unterbrechen Sie alle Tätigkeiten, bevor Sie ein Rückkehrgespräch beginnen und schalten Sie Ihr Handy auf lautlos. Sie wollen schließlich das Vertrauensverhältnis zum Mitarbeitenden stärken. Ständige Ablenkung und unpersönliche Atmosphäre sind keine gute Grundlage für ein persönliches und offenes Gespräch.
  2. Gesprächseinstieg
    Fragen Sie nach dem Wohlergehen. Geben Sie die Zeit, ausführlich zu antworten. Wichtig: Angestellte sind nicht dazu verpflichtet, Ihnen über ihr Krankheitsbild und auftretende Symptome Auskunft zu geben. Fragen Sie deshalb gar nicht erst nach.
  3. Ein offenes Ohr haben
    Auch, wenn das Nachfragen nach dem genauen Krankheitsbild nicht erlaubt ist – die Frage, ob die Fehlzeiten etwas mit der Arbeitssituation zu tun haben, ist es! Die Frage danach erleichtert es Angestellten, eventuelle Anliegen, Wünsche, Bedürfnisse und Probleme mitzuteilen. Fragen Sie nach Ideen und Verbesserungsvorschlägen zur Lösung der genannten Probleme.

Protokollierung

Um gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt Rechtsansprüche geltend zu machen, ist es wichtig, Rückkehrgespräche entsprechend zu dokumentieren. Nachfolgend finden Sie ein paar Tipps, die es bei der Erstellung eines solchen Protokolls zu beachten gilt:

  • Achten Sie auf eine professionelle Gesprächsführung.
  • Treffen Sie im Rahmen des Gespräches eine schriftliche Vereinbarung und halten Sie diese fest.
  • Lassen Sie allen Gesprächspersonen das Protokoll zukommen und evtl. auch unterschreiben.
  • Bewahren Sie das Protokoll und etwaige Kopien sicher auf.
  • Informieren Sie nur so viele Personen wie notwendig über die Existenz und den Aufbewahrungsort Ihrer Gesprächsprotokolle.

Disclaimer:

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