Anforderungsprofil: Inhalt, Vorteile und Tipps

Das Anforderungsprofil ist ein zentraler Bestandteil einer Stellenausschreibung. Es bildet im Grunde genau ab, welche Person und welche Qualifikationen Sie für welche Tätigkeiten suchen. In diesem Glossar-Eintrag erhalten Sie Informationen zur Erstellung eines gelungenen Anforderungsprofils – inklusive Muster-Vorlage zum Download!

Was ist ein Anforderungsprofil?

Ein Anforderungsprofil beschreibt auf Basis einer Anforderungsanalyse, welche Fähigkeiten für eine konkrete Position gewünscht sind. In einem Anforderungsprofil werden die notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten für die zu besetzende Position systematisch aufgelistet. Dementsprechend ist das Profil der nötigen Anforderungen ein zentrales Mittel in der Personalbeschaffung bzw. Personalauswahl und findet sich zudem in der Stellenanzeige.

Anforderungsprofil erstellen: Vorteile

Es erfordert eine tiefgehende Analyse und nimmt dementsprechend Zeitressourcen in Anspruch, wenn Sie ein Anforderungsprofil erstellen möchten. Gleichzeitig bietet ein Anforderungsprofil auch vielfältige Vorteile:

• Schnellere Erstellung der Stellenanzeige: Ein Anforderungsprofil können Sie sehr gut für Ihre Stellenanzeigen nutzen und damit gewährleisten, dass Anzeigen schneller und zielgerichteter erstellt werden können.  
• Vereinfachter Check von Bewerbungen: Mit dem Profil ist es weitaus einfacher, Bewerbende auf deren Passung auf Ihre offene Stelle zu vergleichen. Ein Screening der Bewerbung kann damit massiv beschleunigt werden.
• Gesteigerte Bewerbenden-Qualität: Auch die allgemeine Qualität der Bewerbenden steigt durch ein präzises Anforderungsprofil, das in der Stellenanzeige genau darlegt, welche Fähigkeiten die Stelle erfordert. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich auch nur jene Talente bewerben, die diese tatsächlich mitbringen.
• Erleichterte Entscheidungsfindung: Insbesondere wenn Sie sich unschlüssig sind, welchen von zwei Bewerbenden Sie auswählen sollten, kann ein Anforderungsprofil hilfreich sein. Durch die Gewichtung verschiedener Fähigkeiten und Anforderungen können Sie einfacher abschätzen, welches Talent Ihre Bedürfnisse besser erfüllen dürfte. Auch, wenn es sich hierbei natürlich um keine 100 % exakte Messung handelt.

Anforderungsprofil Inhalt

Das Anforderungsprofil beschreibt, welche Fähigkeiten und Kompetenzen notwendig sind, um diese Position erfolgreich ausüben zu können. Diese Auflistung beschreibt grundsätzlich die täglichen Anforderungen an die Mitarbeitenden in dieser Position.

Fähigkeiten

In diesem Bereich beschreiben Sie sämtliche Fähigkeiten, die ein Talent mitbringen muss, um erfolgreich in der konkreten Position in Ihrem Unternehmen arbeiten zu können. Fähigkeiten umfassen sowohl angeborene als auch konkret erlernte Fähigkeiten, die für die Erledigung eines Jobs notwendig sind. Es kann zudem zwischen formalen, fachlichen, personenbezogenen und sozialen Fähigkeiten unterschieden werden.

• Formale Fähigkeiten betreffen die Ausbildung und Vorerfahrung. Etwa, wenn ein gewisser Studienabschluss oder eine gewisse Branchenerfahrung für die Position vorausgesetzt werden.
• Fachliche Fähigkeiten verweisen auf das konkrete Fachwissen, das eine Person durch Ausbildung, Berufserfahrung oder Selbststudium erlangen konnte, und das für die entsprechende Position von Relevanz ist.
• Soziale Fähigkeiten beziehen sich auf kein fachliches Know-how, sondern sogenannte Soft Skills, die insbesondere im zwischenmenschlichen Bereich tragend werden. Beispiele hierfür sind Kommunikationsstärke oder ein ausgeprägtes Zeitmanagement.
• Personenbezogene Eigenschaften beschreiben schließlich Persönlichkeitsmerkmale, die der Erfüllung der Rolle zuträglich sind. Hier sind etwa Motivation oder Reisebereitschaft als Beispiele zu nennen.

Kompetenzen

Kompetenzen hingegen verweisen auf Kenntnisse und Verhaltensweisen, auf die ein Mensch zurückgreifen kann. Kompetenzen meinen demnach abstraktere Potenziale, die für die erfolgreiche Erledigung eines Jobs vorteilhaft sind.

Beispiele hierfür wären etwa die Kompetenzen, strategisch zu planen oder datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Zur besseren Unterscheidung zwischen Fähigkeiten und Kompetenzen hilft folgende Abgrenzung: Neue Fähigkeiten können durch Lernen oder Üben erlernt werden. Kompetenzen hingegen sind das Ergebnis der Anwendung dieser Fähigkeiten.

Besetzungsbild

Das Besetzungsbild ist jener Teil der Stellenbeschreibung, der sich insbesondere auf die (Nach-)Besetzung von bestimmten Positionen bezieht. Dabei beschreibt es, welche optimalen Fähigkeiten, Kompetenzen und Merkmale ein·e Bewerbende·r mitbringen sollte. Diese Informationen können Sie dann in Ihre Stellenanzeigen inkludieren. Ein klar definiertes Besetzungsbild hat Vorteile für beide Seiten: Unternehmen haben so eine klare Vorstellung, wie das ideale Talent für die Position auszusehen hat und können Bewerbenden-Unterlagen dementsprechend effizienter screenen.

Bewerbende hingegen können transparent nachvollziehen, welche Fähigkeiten, Kompetenzen und Merkmale für das Unternehmen wichtig sind. Außerdem können sie so besser entscheiden, ob sie sich auf die Position bewerben. Dementsprechend steigt für Unternehmen wiederum die Qualität der Bewerbungen.

Anforderungsprofil erstellen: Tipps und Ablauf

Wenn Sie ein Anforderungsprofil erstellen, dann handelt es sich dabei oftmals um einen Prozess, der aus mehreren Schritten besteht. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der auch Sie passende Profile erstellen können:

1) Betrachtung der derzeitigen Kernaufgaben (IST-Analyse)

Wenn Sie ein Anforderungsprofil erstellen, werden Sie als Recruiter·in Hilfe benötigen. Alte Profile bilden zwar eine gute Grundlage, sind jedoch unbedingt auf den aktuellen Stand zu bringen. Fragen Sie jene·n Mitarbeiter·in, die·der derzeit noch die Position innehat, welche Aufgaben und Pflichten täglich, wöchentlich, oder zu speziellen Anlässen zu erledigen sind. Ist die·der Mitarbeiter·in nicht mehr verfügbar oder handelt es sich um eine gänzlich neue Stelle, sollten Kolleg·innen und Vorgesetzte im näheren Arbeitsumfeld befragt werden. Legen Sie sich eine übersichtliche Liste mit Arbeitsaufgaben an und gliedern Sie diese z.B. nach zeitlichen oder räumlichen Kriterien.

2) Benötigte Fähigkeiten und Charakteristika aufschlüsseln

Die konkreten Anforderungen können bezüglich der notwendigen Qualifikationen, Wissen, Erfahrungswerte sowie sozialer Kompetenzen abgegrenzt werden. Im besten Fall erhalten Sie eine übersichtliche Tabelle mit den folgenden Unterpunkten, wenn Sie ein Anforderungsprofil erstellen:

• formale Anforderungen (Schule, Studium, Erfahrung in einer Branche, etc.)
• fachliche Anforderungen (branchenspezifische Kenntnisse oder Wissen, das z.B. durch formale Kriterien erworben wurde)
• soziale Kompetenzen (Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, etc.)
• personenbezogene Anforderungen (Flexibilität, Motivation, Reisebereitschaft, etc.)

3) Einen Blick in die Zukunft riskieren

Denken Sie, nachdem Sie alle Kriterien aus den aktuell ersichtlichen Aufgaben abgeleitet haben, einen Schritt weiter. Wie bereits erwähnt, entwickelt sich eine Stelle fortlaufend weiter. Überlegen Sie, welche weiteren Aufgaben möglicherweise in Zukunft von dieser Stelle ausgeführt werden müssen/können. Nehmen Sie das Entwicklungspotential gleich beim Erstellen des Anforderungsprofils als Auswahlkriterium mit auf. Im Rahmen von Personal- oder Führungskräfteentwicklung kann dieses Potential zukünftig von Vorteil sein.

4) Bewertungsmatrix ausarbeiten

Sie haben nun eine gute Übersicht des Status quo und zudem abgeschätzt, welche Anforderungen in Zukunft wichtig werden könnten. Nun sollten Sie diese gewünschten Fähigkeiten auf deren Wichtigkeit bewerten. Dazu lohnt es sich, die Fähigkeiten mit den Aufgaben abzugleichen, um gezielter bewerten zu können. In der Regel lassen sich die Anforderungen auf drei Prioritätsstufen bewerten. Diese sollten Sie in eine Bewertungsmatrix inkludieren:

• MUSS: Diese Anforderungen haben oberste Priorität und sind eigentlich verpflichtend, um die Rolle ausführen zu können. Bewerbende, die diese Anforderungen nicht mitbringen, werden nur in Ausnahmefällen eingestellt.
• SOLL: Diese Punkte sollten durchaus mitgebracht werden, die Priorität ist aber etwas nachgelagert, weshalb es in der Praxis durchaus möglich wäre, passende Kandidat·innen, die eine dieser Punkte nicht erfüllen, dennoch einzustellen.
• KANN: Diese Fähigkeiten sind ein großes Plus für jene Bewerbenden, die diese mitbringen. Aber sie sind tatsächlich weitgehend als optional zu verstehen – es kann also durchaus sein, dass Sie geeignete Kandidat·innen finden, die jedoch keine dieser KANN-Fähigkeiten mitbringen.

Zudem verfügen nicht alle Kandidat·innen über die gleichen Fähigkeiten. Noch bevor die ersten Bewerbungen eingehen, kann beim Erstellen des Anforderungsprofils eine Skala entworfen werden, die zeigt, wie wichtig die einzelnen Erfordernisse für die Ausführung der Aufgaben sind.

Erfüllen zum Beispiel zwei Bewerbende fünf von sechs Anforderungen, kann klar bestimmt werden, welche Fähigkeiten für die Stelle relevanter sind. Hier können Sie entweder nach dem dreistufigen Schema von oben vorgehen, oder aber Sie setzen auf ein komplexeres Modell, das jeder Anforderung etwa einen Wert von 1-3 einräumt.

5) Candidate Personas

Versuchen Sie gleich sogenannte Candidate Personas zu entwerfen, wenn Sie ein Anforderungsprofil erstellen. Die Idee hinter Personas stammt aus dem Marketing und war ursprünglich dazu gedacht, Zielkundensegmente umfassend zu charakterisieren. Da heute immer mehr um qualifizierte Bewerber geworben werden muss, fanden Candidate Personas großen Anklang im Recruiting. Grundsätzlich stellen diese Personas ideale Bewerbende dar. Alle gewünschten Fähigkeiten, Charakteristika und Merkmale einer Person fließen in ein solches Profil mit ein. Candidate Personas für ein Anforderungsprofil erstellen – so funktioniert’s:

• Kurzbeschreibung: Was macht diese Person aus?
• Ausbildung und Erfahrung: Welche Schulbildung und Berufserfahrung hat die Person? In welchem Karriereschritt befindet Sie sich optimaler Weise?
• Demographische Angaben: Vorsicht! Diese Angaben sind sehr heikel. Schränken Sie sich nicht ein, indem Sie beispielsweise gleich Alter, Geschlecht etc. eng eingrenzen.
• Soziales Verhalten: Wie reagiert und verhält sich der neue Mitarbeiter gegenüber Kollegen, in Stresssituationen, etc.?
• Persönlichkeitsmerkmale: Charakteristika, private Interessen, Ziele, etc.

Die Erstellung eines Anforderungsprofils kann mithilfe von Candidate Personas oder umgekehrt erfolgen. Wichtig ist: Schränken Sie Ihre Bewerbenden-Auswahl nicht zu sehr durch unrealistische Vorstellungen ein. Bleiben Sie offen für wandlungsfähige Kandidat·innen, die sich gerne in neue Themenbereiche einarbeiten. Auch Bewerbende, die Ihr Profil nicht zu 100% erfüllen, können unter Umständen gut für die Stelle geeignet sein und Sie überraschen. Candidate Personas sind hervorragend dafür geeignet, das erstellte Anforderungsprofil zu überprüfen.

Anforderungsprofil erstellen: Muster-Vorlage zum Download

In der Regel folgen Anforderungsprofile stets einer ähnlichen Logik. Im Folgenden finden Sie eine Muster-Vorlage mit einem 3-Punkte-Bewertungsschema zur Priorisierung.

Anforderungsprofil erstellen – Muster-Vorlage (PDF & Word)