Unternehmen kommen heute kaum daran vorbei, entschlossen auf digitale Technologien in der Personalgewinnung zu setzen. Aus gutem Grund, schließlich liegen hier massive Potenziale in der Effizienzsteigerung und der Vermeidung von Fehlern. Eine Technologie, die in diesem Zusammenhang bereits heute häufig Anwendung findet, nennt sich CV-Parsing. In diesem Beitrag erfahren Sie, was konkret darunter zu verstehen ist, wie es funktioniert und lernen eine Beispiel-Software kennen, die das Parsing von Lebensläufen unterstützt.
Inhalt
Was ist CV-Parsing?
CV-Parsing (CV – Curriculum vitae, Lebenslauf & Parsing – Syntaxanalyse) oftmals auch als Resume Parsing bezeichnet, beschreibt die automatische Analyse und Auslesung von übermittelten Lebensläufen mithilfe einer digitalen Software. Diese Funktion kommt in digitalen Bewerbungsprozessen zum Einsatz. Über diese Technologie werden wichtige Informationen über Bewerbende direkt aus dem hochgeladenen Lebenslauf extrahiert und strukturiert dargestellt. Zumeist werden diese Informationen in einem Bewerbermanagementsystem aufbereitet. Damit wird es einfacher möglich, Bewerber·innen-Informationen digital zu verwalten, zu analysieren und zu speichern.
Wie funktioniert CV-Parsing?
In der Regel greifen CV-Parsing auf Algorithmen oder künstliche Intelligenz zurück, um die Daten aus Lebensläufen zu extrahieren. Das bedeutet, dass die Software versteht, welche Informationen im Lebenslauf enthalten sind. Diese werden in eine Datenbank-Maske übertragen. Dabei wird etwa in diverse Kategorien unterschieden: Berufserfahrung, Ausbildung und Zusatzqualifikationen beispielsweise. Dabei kann eine entsprechende Software auch erkennen, falls Informationen im Lebenslauf fehlen.
Das Parsing von Lebensläufen geht heute bereits oftmals so weit, dass die Software erkennt, wenn keine adäquate Qualifikation für die offene Position vorliegt. Diese Bewerbungen werden in der Folge automatisch aussortiert bzw. für Recruiter·innen entsprechend markiert.
Auch eine tiefergehende Bewertung der Eignung der Bewerbung auf die Position ist bei gewissen Lösungen möglich. Hier müssen Unternehmen für sich entscheiden, wie viel von der Personalauswahl automatisiert abgewickelt werden sollte. Bislang können Fehlurteile nämlich nicht wirklich ausgeschlossen werden. Recruiter·innen erhalten die extrahierten Informationen aus dem Lebenslauf in der Regel in Form eines Formulars im Bewerbermanagementsystem. Dies ermöglicht eine zusätzlich objektivierte Beurteilung, da keine Beeinflussung durch die Aufbereitung des Lebenslaufs stattfinden kann.
CV-Parsing-Programme sind zumeist in der Lage, die verschiedensten Datei-Formate zu analysieren – von PDF-Files über Word-Dokumente bis hin zu Bild-Dateien wie etwa JPG. Demnach ist es häufig auch möglich, dass Bewerber·innen-Fotos extrahiert werden. Zudem muss der automatisierte Vorgang nicht zwingend immer in Zusammenhang mit Lebensläufen zum Einsatz kommen. Die XING Sofort-Bewerbung beispielsweise nutzt eine ähnliche Technologie, um die Informationen aus dem XING Profil in das Bewerbermanagementsystem zu übertragen.
Vorteile von CV-Parsing
CV-Parsing bietet in der Praxis Vorteile sowohl für Recruiter·innen als auch Bewerbende. Für erstere ergeben sich dadurch verschiedene Vorteile in der Verwaltung von Bewerbungen, Kandidat·innen hingegen profitieren von einem angenehmen Bewerbungsprozess.
Vorteile für Bewerbende
- Schnellere Bewerbung wird möglich: Durch das Hochladen des Lebenslaufs ersparen sich Bewerbende die mühsame Befüllung eines umfangreichen Formulars mit den diversen Informationen. Im Optimalfall werden alle gesuchten Informationen in wenigen Augenblicken extrahiert und die Bewerbung kann schnell abgeschickt werden.
- Bewerbung auf Knopfdruck wird möglich: Besonders die Möglichkeit einer Sofort-Bewerbung, wie sie etwa bei den onlyfy one Stellenanzeigen geboten wird, ist für Bewerbende natürlich attraktiv, zumal diese auch von mobilen Endgeräten schnell und einfach abgeschickt werden kann. Alles, was es dafür braucht, ist ein gepflegtes XING Profil. Die Daten werden einfach via CV-Parsing an das Bewerbermanagementsystem übermittelt.
Vorteile für Unternehmen
- Schnellere Bewerbung reduziert Abbruchrate: Wenn Bewerbende eine angenehme Candidate Experience mit einem schnell auszufüllenden Formular machen, reduziert dies die Abbruchrate enorm. Dauert die Bewerbung zu lange und erfordert zu viele Eingaben, so kann diese nämlich oftmals durchaus hoch sein. Mit dem Parsing von Lebensläufen stellen Sie also sicher, dass Sie keine Bewerbungen leichtfertig verlieren.
- Bessere Candidate Experience zahlt auf Arbeitgebermarke ein: Finden Bewerbende eine positive Candidate Experience im Zuge ihrer Bewerbung bei Ihnen vor, so verbessert dies auch die wahrgenommene Arbeitgebermarke. Häufig wird dieser Punkt später beim Kandidat·innen-Feedback neuerlich positiv hervorgehoben – durch die Veröffentlichung dieses Feedbacks auf kununu, wie es etwa mit dem onlyfy one Bewerbungsmanager möglich ist, stärken Sie so gezielt Ihre Arbeitgebermarke.
- Effizienteres Screening von Bewerbungen: Durch die digitalisierte Form der Bewerber·innen-Daten können Sie eingegangene Bewerbungen weitaus schneller und effizienter screenen. Dies spart Ihnen wertvolle Zeit im Recruiting-Prozess, die Sie besser für den direkten Kontakt mit Ihren Bewerbenden nutzen können.
- Automatisierte Vorauswahl: Eine erste Vorauswahl kann durch CV-Parsing bereits vollständig automatisiert stattfindet – auch, wenn eine Prüfung durch den Menschen häufig noch ratsam ist. Die Software erkennt, wenn gewisse Schlüsselqualifikationen fehlen und sortiert diese Bewerbungen aus. Sie wiederum sparen Zeit im Recruiting. Wie bereits betont, steht diese automatische Bewertung eher noch am Anfang – hier ist eine händische Bearbeitung weiterhin zumeist der beste Weg.
- Bessere Vergleichbarkeit: Als digitales Formular aufbereitet, sind Ihre eingegangenen Bewerbungen viel besser vergleichbar, als dies bei Lebensläufen der Fall gewesen wäre. So fokussieren Sie sich auf das Wesentliche – die Qualifikation – und können Unwichtiges ausblenden. Zudem lassen sich Bewerbungen nach gewissen Schlüsselbegriffen und Variablen filtern, was ein noch effizienteres Screening möglich macht.
Gleichzeitig gibt es aber auch Grenzen für Parsing von Lebensläufen: Tippfehler, seltene Abkürzungen oder ein ungewöhnlicher Aufbau können das Programm häufig vor Probleme stellen und zu Fehl-Auslesungen führen. Hier wird deutlich, dass es häufig wichtig ist, eine kurze Qualitätskontrolle als Recruiter·innen durchzuführen – insbesondere, wenn die Software auch eine Beurteilung der eingegangenen Bewerbungen vornimmt.
CV-Parsing-Software
Selten wird eine CV-Parsing-Software alleinstehend verwendet. Vielmehr nutzen Unternehmen sogenannte Bewerbermanagementsysteme, die eine entsprechende Funktion in den allermeisten Fällen bereits inkludiert haben. Der onlyfy one Bewerbungsmanager etwa kann von Ihnen als CV-Parsing-Software und Bewerbermanagementsystem genutzt werden. Neben der digitalen Auslese von Lebensläufen können Sie hier eingehende Bewerbungen digitalisiert, automatisiert und datenschutzkonform verwalten. Die hochgeladenen Lebensläufe werden im Bewerbungsmanager übersichtlich aufbereitet. Mithilfe einer smarten Suchfunktion und sogenannten Tags können Sie die eingegangenen Bewerbungen so gezielt durchsuchen und übersichtlich verwalten.
Für den gesamten Recruiting-Prozess
Der onlyfy one Bewerbungsmanager vereint den gesamten Recruiting-Prozess in einer Lösung: vom Suchen bis zum Gewinnen neuer Mitarbeiter·innen.
Durch den onlyfy one Bewerbungsmanager erhalten Sie zudem Unterstützung den gesamten Recruiting-Prozess über: von Multiposting-Funktionen in der Generierung von Reichweite für Ihre Stellenanzeigen bis hin zu smarten Kandidat·innen-Empfehlungen für die gezielte Direktansprache. Durch ein Bewerbermanagementsystem sparen Sie außerdem nicht nur im Screening von Lebensläufen massiv Zeit: Sie profitieren zudem von smarten Automatisierungen, treffsicheren Nachrichten-Vorlagen und zentralisierter Kommunikation. Eine echte Effizienz-Steigerung für Ihr Recruiting.
CV-Parsing: Fazit
CV-Parsing ist eine verbreitete Technologie im Recruiting. Es ermöglicht die automatische Analyse und Übertragung von Lebensläufen in digitale Formulare. Dies erleichtert die Filterung, das Screening und den Vergleich von Bewerbungen. Häufig können CV-Parsing-Softwares neben der Daten-Übertragung in digitale Formulare auch eine erste Bewertung der Eignung der Bewerbung vornehmen. Hierfür werden die Angaben im CV mit den Anforderungen verglichen.
Was gilt es beim Kauf eines Bewerbermanagementsystems zu beachten? Die Antwort gibt’s im kostenfreien Whitepaper von onlyfy by XING!
Insgesamt führt CV-Parsing zu einer Effizienz-Steigerung für Recruiter·innen, die nicht länger händisch Lebensläufe vergleichen müssen, sondern diese in einem Bewerbermanagementsystem einfach durchsuchen und filtern können. So sparen Sie wertvolle Zeit in der Personalgewinnung.
