Time-to-Fill: Werte, Optimierung & mehr

Die Time-to-Fill, also jene Zeit die von der Stellenanzeige bis zur Besetzung der freien Stelle im Unternehmen vergeht, hat im Zusammenhang mit der Beurteilung des Recruiting eine besonders wichtige Rolle inne. Ein optimaler Wert dieser Kennzahl ist entscheidend, um erfolgreich zu sein. Im folgenden Artikel lernen Sie nicht nur allgemeine Aspekte der Zeit bis zur Besetzung, sondern auch die Formel zur Berechnung dieser KPI kennen. Darüber hinaus erfahren Sie auch, wie kritische Werte hinsichtlich der Time-to-Fill optimiert werden können und wie Best-Practice aussehen kann.

Grundsätzliches zur Time-to-Fill

Die Time-to-Fill bezeichnet eine Kennzahl im Recruiting, die dafür verwendet wird, um die Zeit bis zur Besetzung einer offenen Position zu messen. Diese KPI erstreckt sich also über den Zeitraum von der Ausschreibung der Stelle (Stellenanzeige) bis hin zur erfolgreichen Einstellung einer geeigneten Arbeitskraft. Durch Berücksichtigung dieser Kennzahl und ein effektives Management bezüglich der Zeit bis zur Besetzung kann sichergestellt werden, dass freie Positionen im Unternehmen schnellstmöglich und mit einer qualifizierten Arbeitskraft besetzt werden können. Dadurch kann dann auch die Produktivität und die Rentabilität der Firma positiv beeinflusst werden, während die Kosten für das Recruiting effizient gesenkt werden.

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Relevanz der TTF im Recruiting

Im Recruiting ist die Time-to-Fill von großer Bedeutung, da sie Unternehmen dabei hilft, die Effizienz ihres Einstellungsverfahrens zu bewerten und gegebenenfalls zu optimieren. Je schneller offene Stellen mit einem geeigneten Talent nachbesetzt werden können, desto weniger wird das restliche Team belastet. Auch die Arbeitsabläufe können durch eine schnellere Besetzung offener Stellen sichergestellt werden und auch ein Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt kann durch diese Kennzahl im Recruiting besser erreicht werden. Wichtige Punkte im Zusammenhang mit der Relevanz der TTF im Recruiting:

• Effizienz des Bewerbungsprozess bewerten und optimieren
• Reduzierung der Belastung des bestehenden Teams
• Sicherstellung der Arbeitsabläufe durch schnellere Besetzung
• Erreichen eines Wettbewerbsvorteils auf dem Arbeitsmarkt
• Senkung der Kosten für das Recruiting geeigneter Kandidaten

Kritische Werte der Time-to-Fill

Durch die Analyse und Verbesserung der Time-to-Fill können Unternehmen Engpässe im Einstellungsprozess erkennen und Maßnahmen ergreifen, um sie zu beseitigen. Zu hohe Werte in Bezug auf die Zeit bis zur Besetzung sind problematisch, da sie auf ineffiziente Abläufe beziehungsweise Methoden im Einstellungsprozess hindeuten. Feste Grenzwerte lassen sich nicht festlegen, da die Akzeptanz für die Time-to-Fill je nach Branche und Position unterschiedlich sein kann. Jedoch können die durchschnittlichen Zahlen, die in der entsprechenden Branche üblich sind, als Orientierungshilfe herangezogen werden. Wichtige kritische Aspekte der Time-to-Fill:

• Zeit bis zur Besetzung einer offenen Stelle
• Effektivität des Einstellungsprozesses
• Auswirkungen auf die Produktivität des Teams
• Kosten im Zusammenhang mit längeren Recruiting Phasen

Problem einer zu hohen Time-to-Fill

Durch einen zu langen Bewerbungsprozess kann es zu erhöhten Kosten für das Unternehmen kommen, da Leerstände von Arbeitsstellen zu einer eingeschränkten Beeinträchtigung führen.

Die kritischen Aspekte der Time-to-Fill umfassen die Zeit bis zur Besetzung einer offenen Stelle, die  Effektivität des Einstellungsprozesses, die Auswirkungen auf die Produktivität des Teams und die Kosten im Zusammenhang mit längeren Bewerbungsprozessen. Konkrete Daten zu kritischen Werten können durch die Analyse der durchschnittlichen Time-to-Fill in der Branche, branchenspezifische Benchmarks und den Vergleich mit dem Branchendurchschnitt gewonnen werden.

Berechnung der Zeit bis zur Besetzung

Die KPI Time-to-Fill kann relativ einfach ermittelt werden. Am wichtigsten ist bei der Berechnung der Zeit bis zur Besetzung die klare Bestimmung eines Start- und Endpunkts im Einstellungsprozess. Der Anfang ist üblicherweise der Tag, an dem eine Position offiziell ausgeschrieben (Veröffentlichung der Stellenanzeige) wird, wohingegen sie meist mit dem Datum der Einstellung endet. Die TTF entspricht dann der Differenz zwischen diesen beiden Tagen.

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TTF-Einflussfaktoren

Bei der Ermittlung der nötigen Dauer bis zur Besetzung ist es wichtig, alle relevanten Phasen des Einstellungsprozesses zu berücksichtigen. Dazu zählen mitunter die Zeit, die für die Überprüfung der Bewerbung oder für Job-Interviews benötigt wird, oder aber auch jene für die Unterbreitung eines Angebots. Des Weiteren gehören auch die Verfügbarkeit von qualifizierten Talenten, die Wettbewerbssituation sowie das Budget und die entsprechende Einstellungs-Strategie zu den relevanten Einflussfaktoren, zu welchen mitunter folgende Faktoren zählen:

• Aufwand für Bewerbungsprüfung und Job-Interviews
• Zeit für Angebotsunterbreitung
• Verfügbarkeit von qualifizierten Talenten
• Wettbewerbssituation auf dem Arbeitsmarkt
• Budget für den Bewerbungsprozess
• Einstellungs-Strategie

Durch diese detaillierte Betrachtung wird eine präzise Analyse dieser Kennzahl sowie die Identifizierung von Problemen in diesem Bereich ermöglicht.

Zeit bis zur Besetzung optimieren

Insbesondere wenn die Werte der Time-to-Fill kritisch sind, sollten Unternehmen ihre Recruiting-Strategien anpassen. So ist es zum Beispiel ratsam, die Stellenanzeige klar und präzise zu formulieren. Dadurch werden Kapazitäten bei der Vorauswahl gespart, da sich nur jene Personen bewerben, die sich auch tatsächlich der Aufgabe gewachsen fühlen. Auch die Candidate Satisfaction spielt eine besonders wichtige Rolle bei der Verbesserung der Time-to-Fill, da die Zufriedenheit der Kandidat·innen wichtig ist, damit sich diese nicht gegen eine Beschäftigung in der entsprechenden Firma entscheiden, was wiederum zu einem längeren Bewerbungsprozess führen könnte.

Welcher Wert ist gut für die TTF?

Abhängig von der jeweiligen Stelle und Branche liegt ein passender Wert für die Zeit bis zur Besetzung zwischen 30 und 60 Tagen.

Um die Time-to-Fill zu optimieren und die Effizienz des Einstellungsprozesses zu verbessern, ist es entscheidend, gezielte Maßnahmen zu ergreifen. Insbesondere wenn die Werte kritisch sind, sollten Unternehmen ihre Recruiting-Strategien anpassen, um Engpässe zu überwinden und die benötigte Zeit für die Besetzung offener Stellen zu reduzieren. Nachfolgend sind einige Schlüsselschritte aufgeführt, die Unternehmen dabei unterstützen können, die Dauer bis zur Einstellung eines passenden Kandidaten zu minimieren und qualifizierte Kandidaten effektiv einzustellen. Mögliche Optimierungsschritte zur Reduzierung der Time-to-Fill können sein:

• Klare und präzise Formulierung der Stellenanzeige, um Bewerbungen von Personen zu erhalten, die sich tatsächlich für die Stelle qualifizieren.
• Implementierung einer effizienten Vorauswahl Methode, um Bewerbungsunterlagen schneller zu überprüfen und geeignete Kandidaten auszuwählen.
• Verwendung von Technologie und Softwarelösungen, um den Bewerbungsprozess zu automatisieren und zu beschleunigen.
• Aktive Suche nach qualifizierten Talenten durch gezieltes Networking, Personalvermittlung oder Nutzung von Online-Jobbörsen.
• Optimierung des Bewerbungs- und Auswahlprozesses, um eine reibungslose und schnelle Abwicklung zu gewährleisten.
• Berücksichtigung der Candidate Satisfaction, um sicherzustellen, dass Kandidaten eine positive Erfahrung machen.
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Recruiting-Strategien, um auf Veränderungen einzugehen.

Best Practice für Time-to-Fill

Eine gute Organisation und eine analytische Herangehensweise sind besonders wichtig, um offene Stellen schnell und mit geeigneten Personen zu besetzen. Dementsprechend sollten Unternehmen die Anforderungen für jede Position klar definieren und proaktiv auf verschiedenen Kanälen nach Talenten suchen. Auch eine offene Kommunikation sorgt dafür, dass Entscheidungen schneller getroffen und Verzögerungen minimiert werden können. Mit diesem Vorgehen können Unternehmen die Time-to-Fill auf ein optimales Niveau senken, was wiederum zu einer Steigerung der Produktivität führt. Beispiele für Best Practices zur Verbesserung der Time-to-Fill:

• Implementierung eines Applicant Tracking Systems (ATS), um den Bewerbungsprozess zu strukturieren.
• Nutzung von Online-Jobbörsen und sozialen Medien, um eine größere Reichweite für Stellenanzeigen zu erzielen.
• Aufbau eines Talentpools mit potenziellen Kandidaten, um bei Bedarf schnell auf geeignete Bewerber zurückgreifen zu können.
• Einrichtung eines strukturierten Interview Prozesses, der eine objektive Bewertung der Kandidaten ermöglicht.
• Schulung von Recruiting-Teams und Führungskräften in effektiven Interview- und Auswahlverfahren, um Zeitverluste zu vermeiden.
• Einrichtung eines klaren Kommunikationskanals, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten und Verzögerungen zu minimieren.

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Fazit zur Zeit bis Besetzung

Die Time-to-Fill ist also eine entscheidende Kennzahl im Personalwesen, die die Beurteilung der eigenen Recruiting-Strategie erleichtert. Ein optimierter Wert für die Zeit bis zur Besetzung ermöglicht es Unternehmen, offene Positionen schnell und effizient zu besetzen. Dadurch können dann nicht nur Kosten reduziert, sondern auch die Produktivität erhöht werden, was wiederum zu einem Vorteil auf dem Arbeitsmarkt führt.

FAQ: Time-to-Fill