Mit der Time-to-Interview (TTI) können im Recruiting wichtige Informationen, insbesondere zu Schwachstellen bezüglich des Bewerbungsprozesses, gewonnen werden. Im folgenden Artikel erfahren Sie, was man unter dieser Recruiting Kennzahl genau versteht und welche Werte als kritisch anzusehen sind. Sie lernen zudem die Formel zur Berechnung sowie Möglichkeiten zur Optimierung der Zeit bis zum Vorstellungsgespräch kennen.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Zeit bis zum Vorstellungsgespräch für eine offene Position
- Bedeutung im Recruiting: verbessert den gesamten Prozess
- Berechnung: Zeitpunkt des Interviews – Tag der Bewerbung
- Optimierung: interne Kommunikation verbessern, automatisierte Verwaltung von Bewerbungen, regelmäßige Anpassung des Recruiting-Prozesses
- Guter Wert: 1-2 Wochen
Definition der Time-to-Interview
Bei der KPI Time-to-Interview (TTI) handelt es sich um eine Kennzahl im Recruiting, die die Zeitspanne vom Eingang einer Bewerbung bis zum Zeitpunkt des ersten Vorstellungsgesprächs bemisst. Dadurch können Unternehmen die Effizienz ihres Rekrutierungsprozesses bewerten und mögliche Probleme in diesem Zusammenhang rechtzeitig erkennen. Die Time-to-Interview ist also unerlässlich, um eine effektive Personal-Beschaffung zu gewährleisten.
Rolle der TTI im Recruiting
Time-to-interview spielt im Recruiting eine entscheidende Rolle, da diese KPI direkte Auswirkungen auf die Anwerbung von neuen Talenten sowie auf das Wettbewerbsniveau hat. Eine schnelle Bearbeitung von Bewerbungen erhöht mitunter die Wahrscheinlichkeit, dass qualifizierte Personen eingestellt werden, ehe sie von der Konkurrenz abgeworben werden. Eine längere Time-to-Interview birgt hingegen die Gefahr, dass sich geeignete Bewerber·innen anderen Job-Möglichkeiten zuwenden. Eine kontinuierliche Überwachung und Optimierung dieser Recruiting KPI ist also erforderlich, um sicherzustellen, dass der Prozess für die Einstellung von neuen Arbeitskräften effektiv bleibt.
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Time-to-Interview: Kritische Werte
Zu hohe TTI-Werte können negative Folgen für das Unternehmen haben, denn sie lassen auf mangelnde Effizienz und Engagement schließen. Dies kann dazu führen, dass qualifizierte Talente abgeschreckt oder vom Unternehmen nicht gehalten werden können.Darüber hinaus kann eine längere Zeit bis zum Vorstellungsgespräch auch Beeinträchtigungen im Zusammenhang mit der Wettbewerbsfähigkeit mit sich bringen. Bei zu hohen Werten der Kennzahl Time-to-Interview sollte also schnell reagiert werden, um negative Folgen für das Unternehmen zu vermeiden. Kritische Werte für Time-to-Interview sind:
- Über 30 Tage: Zeigt einen ineffizienten Bewerbungsprozess an.
- Über 45 Tage: Deutet auf ein signifikantes Risiko des Verlusts von Kandidaten hin.
- Über 60 Tage: Stellt eine dringende Notwendigkeit zur Überprüfung und Optimierung des Bewerbungsprozesses dar.
Zeit bis zum Vorstellungsgespräch ermitteln
Die Berechnung der Recruiting-KPI Time-to-Interview erfolgt im Normalfall durch die Differenz zwischen dem Zeitpunkt, an dem eine Bewerbung eingereicht wird, und jenen, an dem die Person dann schließlich zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird. Diese Zeitspanne kann entweder in Tagen, Stunden oder aber auch in Minuten gemessen werden. Die Kalkulation dieser Kennzahl ist also relativ einfach und lässt sich zusammenfassend mit folgender Formel ermitteln: Tag des Vorstellungsgespräch – Datum der Bewerbung.
Einflussfaktoren der Time-to-Interview
Die Berechnung der Time-to-Interview wird von mehreren Faktoren, inklusive anderer Recruiting-KPIs, beeinflusst. So sind mitunter interne Aspekte, wie die Verfügbarkeit von Entscheidungsträgern oder aber auch die grundsätzliche Organisation von Interviews im entsprechenden Unternehmen von großer Bedeutung. Auch die sogenannte Time-to-Fill-Kennzahl sowie die Candidate Satisfaction haben einen maßgeblichen Einfluss auf die TTI-Werte. Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren und deren Relevanz für die Time-to-Interview können gezielt Verbesserungen vorgenommen werden. Relevante Faktoren, die Einfluss auf die Time-to-Interview haben:
- Verfügbarkeit von Entscheidungsträgern für Interviewtermine
- Effizienz der Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien
- Komplexität des Auswahlprozesses und Anzahl der Interviewrunden
- Anzahl der eingegangenen Bewerbungen /Arbeitslast für das Recruiting-Team
- Effektivität des Bewerbermanagementsystems
- Einhaltung von festgelegten Zeitrahmen und Prozessschritten
- Flexibilität des Unternehmens, um schnell auf Anfragen zu reagieren
- Koordination zwischen Abteilungen oder Teams während des Interview Prozesses
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Optimierung der TTI
Eine Möglichkeit zur Verbesserung der Time-to-Interview sind sogenannte Bewerber-Tracking-Systeme (ATS), die dabei helfen, die Bewerbungen zu verwalten. Auch eine Optimierung der internen Kommunikation kann ratsam sein, um einen reibungslosen Informationsfluss herzustellen. Auch regelmäßige Anpassungen des gesamten Recruiting-Prozesses sind für eine Sicherstellung einer optimalen Time-to-Interview notwendig, da sich Anforderungen stetig ändern können.
Empfehlenswerter TTI-Wert
Im Normalfall ist ein guter Wert für die Time-to-Interview eine Zeit zwischen ein bis zwei Wochen. Dieser Richtwert kann allerdings je nach offener Stelle und Branche variieren.
Im Folgenden werden verschiedene konkrete Optimierungsmöglichkeiten für die Time-to-Interview (TTI) vorgestellt. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, den Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten und die Zeitspanne zwischen Bewerbungseingang und Vorstellungsgespräch zu verkürzen. Durch die Implementierung dieser Maßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass qualifizierte Kandidaten schnellstmöglich durch den Auswahlprozess geführt werden und somit die Chance auf eine erfolgreiche Rekrutierung erhöht wird.
- Implementierung eines effizienten Bewerber-Tracking-Systems (ATS) zur Automatisierung von Bewerbungsprozessen und zur zentralen Verwaltung von Bewerberdaten.
- Schulung der Recruiting-Teams zur effektiven Nutzung von ATS und anderen relevanten Technologien.
- Etablierung klarer Kommunikationskanäle und Zuständigkeiten aller relevanten Abteilungen.
- Festlegung von Zeitrahmen und Deadlines für einzelne Schritte im Bewerbungsprozess, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Implementierung von standardisierten Interviewleitfäden und Bewertungskriterien.
- Überprüfung und Optimierung bestehender Recruiting-Prozesse durch regelmäßige Audits und Feedbackschleifen.
- Nutzung von Datenanalysen und -berichten, um Engpässe im Bewerbungsprozess zu identifizieren und gezielt zu beheben.
- Einbindung von Feedbackschleifen von Bewerbern, um den Bewerbungsprozess kontinuierlich zu verbessern und die Candidate Experience zu optimieren.
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Best Practice für Time-to-Interview
Im Idealfall werden bestimmte Technologien genutzt, um die Verfolgung und Organisation von Bewerbungen zu automatisieren und relevante Informationen schneller zugänglich zu machen. Auch eine klare interne Kommunikation und festgelegte Verantwortlichkeiten sind hilfreich, um Verzögerungen zu minimieren. Zudem können auch vorab festgelegte Zeitrahmen für jede Phase gesetzt werden, um sicherzustellen, dass Bewerbungen schnell bearbeitet und qualifizierte Personen zügig zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Best Practices im Überblick:
- Einsatz von Bewerber-Tracking-Systemen (ATS) zur Automatisierung und zentralen Verwaltung von Bewerbungsprozessen.
- Klare interne Kommunikationskanäle und Zuständigkeiten festlegen, um den Informationsfluss zu optimieren.
- Festlegung von Zeitrahmen und Deadlines für jede Phase des Bewerbungsprozesses, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
- Verwendung standardisierter Interviewleitfäden und Bewertungskriterien, um den Auswahlprozess effizienter und objektiver zu gestalten.
- Regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Recruiting-Prozesse durch Audits und Feedbackschleifen.
- Nutzung von Datenanalysen, um Engpässe im Bewerbungsprozess zu identifizieren und gezielt zu beheben.
- Einbindung von Bewerberfeedback, um die Candidate Experience kontinuierlich zu verbessern.
Fazit: Zeit bis zum Vorstellungsgespräch
Zusammenfassend ist die Time-to-Interview also eine entscheidende Kennzahl im Kontext des Recruitings, die misst, wie viel Zeit zwischen der Einreichung einer Bewerbung und dem Zeitpunkt des Interviews vergeht. Eine optimierte TTI ist wichtig, um die Position des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt zu stärken. Maßnahmen wie die Automatisierung des Recruiting-Prozesses, die Festlegung klarer interner Abläufe und die regelmäßige Überprüfung und Anpassung können dabei helfen, einen guten Wert für die Time-to-Interview zu erreichen und zu halten.
FAQ: Time-to-Interview
Was versteht man unter der Time-to-Interview?
Unter der Kennzahl Time-to-Interview versteht man im unternehmerischen Kontext die Zeitspanne zwischen dem Eingang einer Bewerbung und dem Datum des Vorstellungsgesprächs.
Wie kann man die Zeit bis zum Vorstellungsgespräch ermitteln?
Die Differenz zwischen dem Tag, an dem das Vorstellungsgespräch stattfindet, und dem Datum, an dem die Bewerbung im Unternehmen ankommt, bestimmt dann diese besondere Personalwesen-Kennzahl in Tagen, Stunden oder Minuten.
Wie kann man die Recruiting-KPI TTI optimieren?
Die TTI kann optimiert werden, indem man Technologien zur Automatisierung des Recruiting-Prozesses nutzt und interne Abläufe und Verantwortlichkeiten klar definiert. Auch die Festlegung bestimmter Zeitspannen pro Phase kann zur Verbesserung dieser KPI beitragen.
